Principales productos a entregar: Definición y ejemplos

Uno de los pasos más importantes para completar un proyecto es entregar el producto terminado, o entregable, a los interesados o clientes para su aprobación. Sin embargo, puede completar los entregables clave durante las numerosas etapas de un proyecto. Los entregables clave pueden ayudarle a mantener a su equipo centrado en cada una de las tareas de un proyecto para poder completarlo a tiempo. En este artículo, definimos los entregables clave, ofrecemos ejemplos de ellos, explicamos los entregables de proyecto frente a los de proceso y analizamos cómo hacer un seguimiento de los entregables en seis pasos.

Comprender los procesos y las fases de la gestión de proyectos

¿Qué es un producto clave?

Un producto clave es algo que se produce como resultado de un determinado proceso. Estos entregables pueden ser los productos finales de un proyecto, o puede completarlos como entregables más pequeños a lo largo de la duración del proyecto. Los entregables clave suelen entregarse en una fecha determinada a la parte interesada o al cliente, y el proyecto no está terminado hasta que la parte interesada ha visto y aceptado el entregable final.

Los productos clave pueden ser tangibles o intangibles, dependiendo del tipo de proyecto. Por ejemplo, la fábrica que crea un equipo de proyecto es un entregable tangible, mientras que la formación necesaria para los nuevos miembros del personal de la fábrica es un entregable intangible.

Ejemplos de entregables clave

He aquí algunos ejemplos de entregables clave clasificados por los pasos del proceso de gestión de proyectos:

  • Fase de iniciación: Los miembros del equipo desarrollan plenamente sus ideas antes de presentarlas a las partes interesadas. Un producto a entregar durante esta etapa puede ser una carta de proyecto.

  • Fase de planificación: Las partes interesadas reclutan a los miembros del equipo, aseguran los recursos y crean los objetivos de un proyecto. Algunos productos de esta fase pueden ser un plan de trabajo del proyecto y un plan de comunicación.

  • Fase de ejecución: El equipo del proyecto completa el trabajo discutido durante las dos primeras fases hasta completar el proyecto. Los principales resultados de esta fase pueden incluir informes de situación y la aceptación final del proyecto.

  • Fase de cierre: El jefe de proyecto cierra formalmente el proyecto. Una variable clave en esta etapa es la lista de comprobación del cierre del proyecto, que evalúa factores como los éxitos y los objetivos originales frente al rendimiento real.

Entregables del proyecto frente a entregables del proceso

Los entregables del proyecto y del proceso son ambos entregables creados durante la realización de un proyecto. A continuación se presentan algunas comparaciones entre los entregables de proyecto y los entregables de proceso:

Definición

Los entregables del proyecto son los resultados esperados de un proyecto, como un plan, un producto u otro resultado. He aquí algunos ejemplos de resultados de proyectos:

  • Prototipos
  • Estudios de marketing
  • Páginas web
  • Software
  • Edificios

Los entregables del proceso son el medio por el que un equipo planifica y completa un proyecto. La creación de entregables de proceso proporciona al equipo del proyecto unos objetivos más definidos en los que trabajar a lo largo de la duración del proyecto. Los entregables del proceso suelen incluir tareas más pequeñas, como:

  • Alcance del proyecto: El alcance del proyecto define todo el trabajo que debe completarse para que el proyecto tenga éxito.

  • Declaración de trabajo: La declaración de trabajo describe los requisitos de trabajo de un proyecto y sus expectativas de diseño.

  • Calendario del proyecto: Los calendarios de los proyectos definen el calendario de un proyecto y delegan el trabajo en el equipo del proyecto.

  • Presupuesto del proyecto: Los presupuestos de los proyectos asignan la cantidad total de dinero necesaria para su financiación.

Relacionado: Declaración de trabajo: Ejemplo y definición

Preparación

Antes de que comience un proyecto, los equipos de proyecto suelen reunirse y discutir cuestiones importantes sobre cómo completar un proyecto de forma precisa y a tiempo. Con el fin de tener un producto final del proyecto para entregar a las partes interesadas y a los clientes, los equipos suelen discutir primero los productos finales del proceso.

Antes de comenzar su proyecto, algunas de las preguntas sobre el proceso de entrega que puede plantearse son:

  • ¿Qué tipos de resultados del proceso necesitamos para completar el proyecto?
  • ¿Cuándo hay que entregar cada producto?
  • ¿Cuánto tiempo se tardará en producir cada entregable del proceso?
  • ¿Quién acepta y aprueba cada entrega?

Después de hablar de los entregables de los procesos, he aquí algunas cuestiones sobre los entregables de los proyectos que deben discutirse:

  • ¿Cuál es la función del entregable?
  • ¿Cómo vamos a producirlo?
  • ¿Tenemos la capacidad de producirlo o tenemos que contratar a proveedores externos?
  • ¿Cuánto tiempo necesitamos para completarlo?

Cómo hacer un seguimiento de los entregables

Es importante hacer un seguimiento de los entregables a medida que se completa un proyecto para determinar si se van a completar a tiempo. A continuación se indican seis pasos que puede seguir para hacer un seguimiento de los entregables:

1. Planificar con antelación

Puedes planificar con antelación creando una carta de proyecto que resuma los objetivos y las funciones de tu equipo durante el proyecto. El uso de una carta puede ayudarle a simplificar sus objetivos más amplios en tareas más sencillas. Esta carta también puede definir los resultados que se producirán a lo largo del proyecto, y que terminarán en el producto final del proyecto.

Relacionado: Cómo crear una carta de proyecto (con consejos y ejemplos)

2. Definir los entregables

Una vez que las partes interesadas estén de acuerdo con sus planes, puede empezar a discutir los resultados del proceso que debe alcanzar para completar el proyecto a tiempo. Además, puede determinar qué tareas debe realizar su equipo. También puede determinar cuánto tiempo va a llevar la ejecución de cada entregable del proceso.

3. Establecer expectativas

Una vez que usted y su equipo hayan completado la planificación, puede ser útil mantener una conversación con cada miembro del equipo para establecer su función específica en el proyecto. Asegúrese de que todo el mundo sabe cómo hacer un seguimiento de su progreso para saber si están completando las tareas a tiempo. Considera la posibilidad de explicar que todos son responsables de su parte del trabajo y que deben comunicarte si creen que no van a completar su trabajo en los plazos previstos.

4. Seguimiento del progreso

Una vez iniciado el proyecto, puede hacer un seguimiento del progreso de cada entregable, hito y tarea que complete su equipo. Puedes considerar la posibilidad de utilizar una ayuda visual que te ayude a seguir el progreso. Aquí' hay una lista de herramientas visuales comunes de gestión de proyectos:

  • Diagrama de Gantt: Los diagramas de Gantt muestran cuándo debe realizarse una tarea y cuánto tiempo llevará completarla. Los diagramas de Gantt también pueden hacer un seguimiento de su ubicación en la línea de tiempo de un proyecto, para que sepa si está avanzando según lo previsto.
  • Calendario del proyecto: Un calendario de proyectos le permite ver todo lo que está trabajando para el mes en un solo lugar. Estos calendarios pueden ayudarle a realizar un seguimiento de la producción y a completar sus tareas diarias a tiempo.
  • Tablero Kanban: Un tablero Kanban puede ayudarle a visualizar sus tareas a medida que su equipo avanza por las diferentes etapas de realización. Las tareas individuales se mueven a través de diferentes etapas de producción para que sepas cuánto trabajo ha completado cada miembro del equipo.

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5. Proporcionar informes de situación

Los informes de estado proporcionan información sobre cómo avanza el proyecto en lo que respecta a la finalización de cada entregable. Dependiendo de la duración del proyecto, es posible que desee enviar informes de estado una vez a la semana o con más frecuencia para poner a todos al día sobre el progreso general del proyecto. Es posible que las partes interesadas también quieran estar informadas sobre el desarrollo del proyecto, por lo que también puede enviarles informes.

6. Medir la eficacia tras la finalización

Después de completar un proyecto, es importante tomarse un tiempo para reflexionar y medir la eficacia de las estrategias que se han utilizado para producir los resultados. Algunas de las cuestiones que puede discutir con su equipo son las siguientes:

  • ¿Hemos completado el proyecto con tiempo extra antes de la fecha límite?
  • ¿Estamos dentro del presupuesto?
  • ¿Cuáles fueron las primeras reacciones de las partes interesadas ante el resultado del proyecto?
  • ¿Qué ha ido bien y qué podemos cambiar la próxima vez?

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