El informe del proyecto desempeña un papel importante a la hora de garantizar que los proyectos se lleven a cabo con éxito, tanto si se trata de ofrecer un servicio como de desarrollar un producto. Es fácil aprender a redactar un informe de proyecto, tanto si se trabaja para ofrecer un servicio como para elaborar un producto.
En este artículo, hablaremos de lo que es un informe de proyecto y de cómo redactar uno.
¿Qué es un informe de proyecto?
Un excelente resumen de proyecto es comparable a un mapa que guía un proyecto hasta su finalización con éxito. Resume el enfoque del proyecto y el proceso que utilizará el equipo para alcanzar sus objetivos. Hay que enumerar todos los objetivos del proyecto, los hitos, las principales tareas, los resultados y los recursos necesarios. Debe describir las exigencias y el calendario para cumplirlas. El resumen del proyecto debe incluir quién, qué, cuándo y por qué.
Un resumen del proyecto también ahorra tiempo y dinero al garantizar que se entiende lo que se necesita para que el proyecto tenga éxito desde el principio. Redactar un resumen del proyecto garantiza que éste se desarrolle sin problemas y que usted se quede con un cliente satisfecho.
Cómo redactar el resumen de un proyecto
Para aprovechar las ventajas de un informe de proyecto, es necesario saber cómo redactar uno. A continuación se indican los elementos básicos que debe incluir el resumen del proyecto:
1. Perfil de la empresa
El primer paso en la creación de un informe de proyecto es comprender quién es el cliente y transmitir esa comprensión en un perfil de la empresa. Comience con una descripción general de la empresa del cliente. Incluya el nombre, las líneas de productos, las características del sector y otros elementos que ayuden a su equipo a entender al cliente y la marca. Será de gran ayuda examinar la misión y la visión de la empresa. También tendrá que entender quiénes son los competidores del cliente.
2. Resumen del proyecto
La siguiente sección debe incluir la descripción del proyecto y detalles sobre su alcance y escala. ¿Cuál es el objetivo del proyecto? ¿Se trata de construir un sitio web? ¿Hacer un aparato? Explícalo aquí.
Aquí es donde también se describe quién será responsable de los diferentes procesos a lo largo del proyecto. También querrá averiguar por qué su cliente quiere asumir este proyecto e identificar cualquier posible obstáculo.
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3. Objetivos, alcance y métricas
Establezca objetivos claros, bien definidos, cuantificables y realistas que el proyecto pretende alcanzar. Hacer esto al principio del proyecto le ayudará a mantener a su equipo en el buen camino. Aquí es también donde querrá definir lo que está, y lo que no está, en el alcance de su proyecto.
Especificar cuáles son las métricas para determinar el éxito del proyecto. Deben ser objetivos medibles. Por ejemplo, su objetivo puede ser ayudar a su cliente a aumentar las ventas en línea en un 50%. Este es el momento de asegurarse de que dispone de los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos.
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4. Público objetivo
Personaliza tu proyecto conociendo al público objetivo. Éstos serán los usuarios del producto que crea el proyecto. Querrá determinar la información demográfica, el comportamiento, las preferencias, los intereses y los objetivos del público objetivo. Su cliente puede proporcionarle esta información o puede ser necesario que usted investigue un poco. Esta información le proporcionará una visión aguda sobre cómo satisfacer las necesidades de su público objetivo.
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5. Programación y presupuesto
En esta sección, querrá determinar un calendario para lograr sus objetivos y para finalizar el proyecto. Establezca hitos con fechas de vencimiento que le ayuden a mantenerse en el camino y a alcanzar sus objetivos. Aquí también querrás establecer un presupuesto general para el proyecto. Establece claramente cómo se asignará el presupuesto.
Ejemplo
El siguiente es un ejemplo de resumen de proyecto para un proyecto de rediseño del sitio web de un cliente:
1. Perfil de la empresa
Zippy Cycles es un fabricante de bicicletas con sede en Raleigh, Carolina del Norte, que se especializa en bicicletas, triciclos y accesorios de seguridad de alta calidad y asequibles para niños y niñas de 3 a 12 años. La misión de la empresa es diseñar, fabricar y distribuir bicicletas y triciclos para niños y niñas, ofrecer valor a nuestros clientes y crear una cultura empresarial que favorezca la creatividad y la felicidad de nuestros empleados;
Resumen del proyecto
El sitio web de Zippy' ha estado funcionando con la arquitectura de diseño visual existente desde que se puso en línea en 2003. Desde entonces, el sitio ha añadido importantes contenidos, como 8.000 páginas y una amplia biblioteca de documentos enlazados. Por ello, el sitio web se ha vuelto cada vez más difícil de navegar para el usuario. El sitio recibe 2.000 visitantes únicos más al día que cuando se puso en marcha, pero el tiempo medio de permanencia en el sitio y el número de páginas visitadas han ido disminuyendo a pesar de que las visitas a páginas únicas aumentan.
Objetivos, alcance y métricas
Los objetivos de este proyecto incluyen
- Migración a un sistema de gestión de contenidos (CMS)
- Mejorar la navegación para que sea más fácil para los visitantes localizar el contenido que buscan
- Diseño visual actualizado y moderno
Las métricas de este proyecto incluyen:
- Aumentar el tiempo de trabajo en un 25%
- Aumentar el número de páginas visitadas en un 15%.
Lo siguiente queda fuera del alcance de este proyecto:
- Creación de nuevo material para el sitio web
Público objetivo
El público objetivo de este proyecto son los niños menores de 12 años y sus padres. Los principales factores de motivación para los niños son el color, el diseño y los elementos de diversión, como campanas y serpentinas. Las principales preocupaciones de los padres son el coste y la seguridad.
Calendario y presupuesto
El proyecto seguirá el siguiente calendario:
- La fecha límite para el rediseño final del sitio web es el 31 de agosto de 2021.
- Se celebrará una reunión de revisión del 25% del diseño con el cliente el 15 de febrero de 2021 o antes.
- Se celebrará una reunión de revisión del 50% del diseño con el cliente el 30 de abril de 2021 o antes.
- Se celebrará una reunión de revisión del 75% del diseño con el cliente el 30 de junio de 2021 o antes.
El presupuesto previsto es de 25.000 dólares.