Las empresas pueden obtener una serie de ventajas al permitir que los empleados trabajen a distancia, como la reducción de los costes de personal, el aumento de la productividad, la mejora de las oportunidades de contratación y la conciliación de la vida laboral y familiar. Sin embargo, pueden surgir algunas dificultades, como la falta de colaboración o el aislamiento del entorno de la oficina. Dado que cada vez hay más puestos de trabajo a distancia, los directivos deben comprender el funcionamiento interno de este entorno de trabajo flexible para crear un equipo productivo y cooperativo.
En este artículo, analizamos los retos de los equipos virtuales y enumeramos 12 áreas de mejora para la gestión de su personal a distancia.
Preguntas y respuestas: ¿Qué es el trabajo a distancia?
¿Cuáles son los retos de los equipos virtuales?
Las dificultades de los equipos virtuales son los problemas que se producen, como la falta de comunicación sobre los trabajos, porque ya no se trabaja en persona. Puede ser difícil saber cuándo o cómo ayudar a tu equipo inmediatamente con su trabajo diario, ya que gestionar un equipo virtual es un reto. También puede ser difícil levantar la moral y motivar a los miembros de tu equipo, ya que la mayor parte de tu comunicación e interacciones son virtuales.
Dado que la configuración de las oficinas de los miembros del equipo virtual puede ser diferente, problemas comunes como las distracciones en casa, sistemas informáticos obsoletos y un servicio de Internet lento también pueden causar problemas. Algunos empleados pueden tener hijos durante las horas de trabajo o tener horarios de trabajo no tradicionales, como las noches y los fines de semana, lo que también podría crear desafíos. Como gestor, puede ser beneficioso organizar reuniones periódicas por vídeo para conocer a su equipo y verificar que cada empleado tiene todo lo que necesita para completar su trabajo.
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12 áreas de mejora para los equipos virtuales
A continuación se presentan las áreas de mejora para los equipos virtuales:
1. La comunicación
Algunos supervisores pueden considerar que el trabajo a distancia es menos productivo debido a la ineficacia de la comunicación. Un director proactivo puede aumentar la comunicación implementando una herramienta de comunicación basada en la web para que los miembros del equipo se comuniquen en tiempo real. Considere la posibilidad de ofrecer oportunidades de comunicación organizando reuniones periódicas, como chats de voz o videoconferencias.
2. Colaboración
La colaboración es fundamental para el éxito del trabajo a distancia para generar nuevas ideas y facilitar el debate entre los miembros del equipo. Para gestionar un equipo remoto con éxito, es importante que todos se sientan valorados y formen parte del proceso de toma de decisiones. Considere la posibilidad de incluir a los miembros del equipo en las reuniones para escuchar sus opiniones y envíe regularmente correos electrónicos que fomenten las respuestas para que sepan que realmente quiere escuchar sus opiniones y trabajar juntos.
3. Disponibilidad
Los equipos virtuales pueden tener problemas para programar las reuniones debido a la ubicación, por ejemplo en diferentes zonas horarias, de su personal. Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden tener que empezar a trabajar temprano por la mañana, mientras que otros pueden tener que empezar a trabajar más tarde para asistir a una reunión por la tarde. Anticipe la disponibilidad de los empleados y las diferencias de zona horaria utilizando un software de calendario para hacer un seguimiento de cada empleado y evitar cualquier malentendido sobre la programación.
4. Límites
Los límites son importantes para mantener un equilibrio óptimo entre la vida laboral y personal y evitar el agotamiento. A los equipos que trabajan a distancia les puede resultar difícil crear límites cuando intentan completar las tareas, ya que su oficina o espacio de trabajo está dentro de su casa. Considere la posibilidad de organizar reuniones mensuales individuales para informar a su equipo de que valora su duro trabajo y para reforzar el establecimiento de límites positivos en relación con el equilibrio entre la vida laboral y personal.
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5. Rompe
Visite a sus empleados virtualmente para confirmar que se toman el tiempo necesario para sus descansos y asegúrese de que establecen límites para evitar comprometerse en exceso. Anime a los empleados a establecer notificaciones en línea con un software de calendario que les indique que deben tomarse un descanso, si es posible. Otra forma de ayudar a los empleados a tomarse descansos es organizar retos de equipo divertidos, como un reto de caminata cronometrada, y crear incentivos de equipo para que sea un éxito.
6. Estructura
Puede crear una estructura dentro de su equipo definiendo las funciones para que los miembros sepan lo que se espera que hagan. Cree tareas para los miembros remotos para asegurarse de que todos saben cómo empezar cada proyecto. Otra estrategia es introducir el concepto de bloqueo de tiempo en su equipo, que incluye la programación de horas específicas de la jornada laboral para tareas concretas. Por ejemplo, la primera mitad del día es para la comunicación por correo electrónico, mientras que la segunda mitad del día es para la creación de productos de marketing.
7. Software
Los programas informáticos pueden mejorar la productividad del trabajo a distancia al permitir a los empleados trabajar con rapidez. Asóciese con su departamento de TI para asegurarse de que existe un software de comunicación eficaz que permita mantener conversaciones en tiempo real con el personal. También puede investigar herramientas de gestión de proyectos para tener un destino para las tareas de trabajo y proporcionar un lugar para la retroalimentación entre los miembros del equipo.
8. Confíe en
Una de las mejores formas que tienen los directivos de generar confianza con un equipo remoto es establecer la responsabilidad. Cree objetivos con sus empleados y comuníqueles su compromiso de ayudarles a cumplirlos. Considere la posibilidad de presentarse a través de una videollamada con todos los nuevos empleados, ya que puede fomentar un sentido de profesionalidad y amistad entre los equipos virtuales.
9. Tiempos de respuesta
Establezca expectativas de trabajo a distancia claras y concisas para que los miembros del equipo sepan de qué son responsables y puedan cumplir con las tareas en consecuencia. Si quieres mejorar los tiempos de respuesta, averigua si hay algo que causa el retraso en los tiempos de respuesta, como la conectividad a Internet, e intenta ayudarles a encontrar soluciones. También puede probar la automatización de tareas, como el envío masivo de correos electrónicos o la gestión de las redes sociales. La automatización puede ayudar a tus empleados a ahorrar tiempo para que puedan centrarse en completar sus otras tareas.
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10. Cultura de oficina
El trabajo a distancia puede carecer de cultura de oficina o de unión entre los empleados debido a los diferentes lugares de trabajo. Una forma de ayudar a mejorar la cultura de la oficina podría ser utilizar la tecnología para conectar a los compañeros de trabajo de una forma más personal, como por ejemplo utilizar la videoconferencia para organizar un evento de trivial virtual. Como gerente, crear una cultura de oficina positiva puede ayudar a los empleados a colaborar mejor.
11. Distracciones
Para reducir al mínimo las distracciones y mantener la eficacia en el rendimiento de su equipo, establezca directrices durante las reuniones individuales y de equipo. Cree expectativas claras en relación con sus tareas diarias y proporcione formas de evitar las distracciones. Esto puede incluir el silenciamiento de los teléfonos móviles durante el tiempo que el empleado está trabajando o la creación de un espacio que no incluya televisores u otros dispositivos que puedan distraer.
12. Material de oficina
Algunas oficinas remotas proporcionan material de oficina, mientras que otras animan a los empleados a utilizar lo que ya tienen. Para fomentar el crecimiento en una oficina remota, hay que asegurarse de que hay suficiente presupuesto para proporcionar las mejores herramientas para el trabajo. Por ejemplo, una empresa puede optar por proporcionar un estipendio para un proveedor de Internet más rápido para garantizar la rápida finalización de los proyectos.