Cómo llevar a cabo una reunión de clientes con éxito

La creación de ventas iniciales y el establecimiento de relaciones duraderas con los clientes suelen implicar reuniones con ellos. Su comportamiento en las reuniones con clientes puede tener un efecto significativo en su éxito y reputación generales. A la hora de planificar las reuniones con los clientes, prepararse de forma estratégica y adecuada puede permitirle aprovechar al máximo su tiempo y energía.

En este artículo, ofrecemos una guía para llevar a cabo reuniones productivas con los clientes, con consejos para el éxito.

¿Por qué son importantes las reuniones con los clientes?

Reunirse con los clientes es una de las mejores formas de establecer una relación profesional y comunicarse de forma eficaz. Reunirse con los clientes permite abordar eficazmente los problemas o discutir otros asuntos sin tener que esperar la respuesta a un correo electrónico o una llamada telefónica. Tanto usted como su cliente pueden centrarse en un objetivo común al programar una reunión.

Cómo llevar a cabo una reunión eficaz con el cliente

Siga estos pasos para planificar y ejecutar una reunión de clientes eficaz que le ayude a alcanzar sus objetivos empresariales:

1. Investigue a su cliente

Antes de la reunión, investigue sobre el cliente para conocer sus objetivos, valores y experiencias. Cuanto más conozca a su cliente, más fácil le resultará apelar a sus intereses y persuadirle para que realice una compra, complete un acuerdo comercial o simplemente escuche su punto de vista. Busque a su cliente en Internet o mantenga conversaciones preliminares en las que pueda recabar información sobre él.

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2. Prepare a todos los asistentes a la reunión

Puede ser la única persona que se reúna con un cliente o tener varios colegas colaborando con usted. Es importante asegurarse de que todos estén preparados con la misma información y tengan los mismos objetivos en mente. Elabore un esquema u otros materiales y entregue una copia a cada persona de su equipo para alinear sus estrategias y puntos de conversación.

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3. Comunique su agenda con antelación

Antes de la reunión, hay que establecer claramente el objetivo general de la misma. Acordar de antemano con el cliente el objetivo de la reunión puede ayudar a establecer unas expectativas razonables. De este modo, la reunión se mantendrá centrada en el tema, de modo que tanto usted como su cliente puedan llegar debidamente preparados y trabajar para alcanzar un objetivo común.

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4. Elimine cualquier distracción

Cuando prepare su espacio de reunión, elimine todas las distracciones para poder centrarse en el cliente. Si tienes un calendario de trabajo compartido, marca claramente tu reunión para que la gente sepa que no debe interrumpirte durante ese tiempo. Ajusta el termostato a una temperatura agradable y apaga los televisores o monitores activos para que tanto tú como el cliente podáis dedicar toda vuestra atención al tema de la reunión. Durante la reunión, reoriente a todo aquel que se salga por la tangente hacia el tema principal.

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5. Pasar rápidamente de las presentaciones a las conversaciones comerciales

Al principio de la reunión, preséntese a su cliente para establecer una conexión amistosa y luego pase rápidamente a los temas de negocio. Una presentación cortés con una pequeña charla es normal, pero no hay que dejar que la socialización ocupe demasiado tiempo. Conecte cualquier conversación social con el objetivo principal de la reunión para aprovechar al máximo cada momento.

6. Apele a la sensibilidad del cliente

Al negociar con su cliente o presentar una propuesta, intente conectar con sus creencias, ética e ideales. Aprenda qué es lo más importante para ellos y encuentre formas de apelar a esos valores. Puedes hacerlo destacando ciertos aspectos de la misión de tu empresa o conectando con ellos a nivel personal. Utiliza tus habilidades de pensamiento crítico para conectar estratégicamente las conversaciones en función de lo que el cliente apreciará.

7. Concéntrese en lo que significan sus datos

Es una buena idea tener algunos datos y cifras para mostrar a sus clientes, pero evite abrumarlos con números. Si va a utilizar estudios o métricas cuando se reúna con un cliente, explíquele inmediatamente lo que significan las cifras, por qué son importantes y cómo pueden afectar al cliente. Tus clientes confían en ti para que les interpretes las cifras, y ser capaz de explicar con seguridad tus datos puede ayudarte a crear confianza y demostrar tu experiencia.

8. Utilice la repetición sutil

Repetir un argumento es una técnica habitual para convencer a la gente de que esté de acuerdo con usted. Al plantear la misma idea varias veces, puede hacer que esa idea parezca importante para sus clientes e incluso influir inconscientemente en su opinión. Encuentre diferentes formas de formular su argumento principal o su objetivo, reforzando sutilmente sus ideas a lo largo de la reunión.

9. Establezca los siguientes pasos durante la reunión

Casi al final de la reunión, establezca expectativas claras sobre los siguientes pasos que deban dar tanto usted como el cliente. Esto puede ser cualquier cosa, desde cerrar una venta hasta concertar otra reunión. Conseguir que tu cliente acepte los siguientes pasos durante la reunión facilita el seguimiento y la continuación de la relación profesional.

Consejos para las reuniones con clientes

Haga que sus reuniones con los clientes sean aún mejores utilizando estos consejos:

5. Encuentre un lugar de reunión donde pueda conectarse

Acuerde reunirse en una zona en la que tanto usted como el cliente puedan centrarse en el tema de su reunión. Su cliente puede sentirse más cómodo si se reúne en su oficina, o usted puede ser el anfitrión de la reunión para tener más control sobre el entorno. Evita reunirte en lugares concurridos, como cafeterías ruidosas, para poder trabajar en un entorno productivo.

6. Compartimentar los clientes

Si tiene varias reuniones al día, revise el archivo de cada cliente antes de la reunión para asegurarse de que tiene los detalles correctos para la reunión. Compartimentar la información de cada cliente te ayuda a mantenerte organizado y a hacer que todas las personas con las que te reúnes se sientan como tu máxima prioridad.

10. Establece una cita y cúmplela

Una vez que usted y su cliente hayan acordado la hora de la reunión, comprométase con esa hora. Reprogramar una reunión con un cliente podría sentar un precedente para más reprogramaciones o incluso una cancelación. Demuestre que está comprometido con su cliente cumpliendo siempre con las reuniones cuando las fije. Si tienes que cambiar la fecha, acuerda rápidamente otra fecha lo más cercana posible a la original.

Mostrar hospitalidad

Cree un entorno acogedor poniendo a disposición de su cliente botellas de agua, café y aperitivos ligeros. Ser hospitalario muestra un nivel básico de respeto y proporciona un toque personal a sus interacciones con los clientes, estableciendo un tono positivo para el negocio.

Tomar notas inmediatamente después

Una vez finalizada la reunión, tome inmediatamente notas que resuman la reunión. Tomar notas durante la reunión podría distraerle de establecer una fuerte conexión con su cliente, así que escriba todo lo que pueda después y organice sus notas.