9 pasos para llevar a cabo una reunión de descubrimiento productiva

Una relación productiva y a largo plazo con su nuevo cliente puede establecerse cerrando tratos con nuevos prospectos. Al establecer un terreno común entre ambas partes, se fijan las expectativas iniciales y se aclaran las necesidades de cada uno, lo que constituye un primer paso importante. Una de las muchas herramientas disponibles para establecer contacto y confianza con un nuevo cliente son las reuniones de descubrimiento.

En este artículo, analizamos qué es una reunión de descubrimiento y compartimos nueve pasos para llevar a cabo una reunión de descubrimiento más productiva.

¿Qué es una reunión de descubrimiento?

Una reunión de descubrimiento es un encuentro entre una empresa o un equipo de ventas y un posible cliente, en el que el vendedor aprende qué servicios o productos quiere el posible cliente y cómo puede ayudarle la empresa. Ambas partes establecen una conexión durante una reunión de descubrimiento, incluyendo cómo funcionan sus negocios, cuáles son sus objetivos y los beneficios a largo plazo que proporcionan.

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Cómo llevar a cabo una reunión de descubrimiento

La celebración de una reunión de descubrimiento productiva garantiza que ambas partes reciban la información correcta y que los nuevos candidatos se sientan respetados y valorados por la empresa que les está proponiendo, lo que puede ayudar a establecer la confianza y fomentar una decisión favorable. He aquí nueve pasos para llevar a cabo una reunión de descubrimiento más productiva:

1. Crear una agenda

Un orden del día es un esquema escrito o digitalizado de la reunión. Un orden del día ayuda al vendedor a preparar el material necesario para la reunión describiendo el flujo de temas. Las agendas típicas incluyen información como:

  • Fecha y hora de la reunión
  • Conceptos a tratar
  • Cronología de los principales temas de la reunión
  • Preguntas pertinentes sobre las necesidades del nuevo cliente
  • Espacio de tiempo para las preguntas posteriores a la reunión

Más que un simple esquema para su reunión, una agenda es también una señal de respeto hacia el nuevo cliente potencial. El uso de una agenda muestra a tus nuevos clientes potenciales que valoras su tiempo lo suficiente como para maximizar la eficiencia. Este gesto inicial de consideración puede aumentar la profesionalidad de su marca y crear una atmósfera de respeto mutuo entre usted y sus clientes potenciales.

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2. Centrarse en los puntos débiles

Presentar tus productos o servicios a un nuevo cliente significa que estás abordando sus «puntos de dolor» Los puntos de dolor pueden ser desafíos específicos que tu producto aborda para el cliente, como la necesidad de Internet de alta velocidad o de un software especial.

Tu actividad debe tratar de satisfacer las necesidades de la empresa, por lo que es importante que conozcas lo máximo posible sus principales preocupaciones. Pídales que describan cuáles son sus retos y cómo les gustaría que su empresa los abordara. Esto le ayudará a entender mejor la motivación del cliente y a determinar si su empresa puede satisfacer esas necesidades a corto y largo plazo.

3. Haz preguntas

Es importante hacer preguntas a lo largo de la reunión para explorar nuevos temas, aclarar los puntos de discusión y comprender mejor las necesidades de su nuevo cliente. Considere la posibilidad de hacer preguntas sobre los detalles de los retos de su cliente y su presupuesto. También puede preguntar sobre los valores o la misión de su empresa para asegurarse de que coinciden con los suyos y de que pueden trabajar juntos de forma cohesionada.

4. Aproveche su experiencia

Es importante aprovechar su experiencia centrándose en lo que sabe sobre los productos, el sector y las preocupaciones de los clientes. Describa cómo sus productos o servicios marcan la diferencia en el sector y por qué es usted la mejor opción. Tenga en cuenta qué ofrece usted que no ofrece la competencia.

Escuchar a un experto del sector puede ayudar a aliviar las preocupaciones de un cliente. A veces, los clientes no son capaces de identificar sus principales retos o cómo puede ayudarles un producto o servicio específico, pero entienden que se enfrentan a un reto único. Su conocimiento profundo puede ser el factor decisivo para ellos.

5. Presente su oferta

Tu oferta describe tu posible solución a los problemas del cliente. Una vez que hayas establecido un respeto y un entendimiento mutuos, podrás ofrecer una solución que se ajuste a sus necesidades y que aproveche las mejores cualidades de tu marca. Describa las soluciones que ofrece y detalle sus costes y cómo pueden ayudar al cliente. Por ejemplo, si su cliente necesita un software de gestión del tiempo, describa el tiempo que podría tardar su equipo de desarrollo en crearlo, centrándose en sus habilidades y en las herramientas disponibles de su empresa.

6. Discutir los costes y los retos

Explore las necesidades de su nuevo cliente en términos de coste financiero. Considere si su oferta de costes refleja la calidad del trabajo de su empresa y se ajusta al presupuesto del cliente. A medida que conozca mejor las necesidades de su cliente, el coste de un proyecto puede cambiar en consecuencia. Establecer un acuerdo de costes mutuo al principio del proyecto puede ayudar a que éste avance y a que los precios se ajusten cuando sea necesario.

Considere la posibilidad de pedir a su cliente que le permita elaborar un presupuesto inicial que puede cambiar a medida que se desarrolla el alcance del proyecto. Puedes centrarte en los puntos de precio para el proyecto en su conjunto y en intervalos específicos. Por ejemplo, el precio puede cambiar durante la fase de producción si un material resulta difícil de adquirir.

7. Garantizar el compromiso de los prospectos

Algunos prospectos están listos para comprometerse a trabajar con usted después de su reunión de descubrimiento y otros necesitan más tiempo. Garantizar el compromiso del cliente potencial ayuda a su empresa a planificar los próximos proyectos y a crear los cimientos de una relación. Una vez que un cliente potencial exprese su interés, puede hablar del proyecto con más detalle redactando un acuerdo, solicitando un pago inicial por los servicios o elaborando planes para el calendario del proyecto.

8. Establezca unas expectativas claras para los próximos pasos

Cuando un cliente potencial está seguro de su decisión de trabajar con usted, es importante establecer expectativas claras para los siguientes pasos. Una reunión de descubrimiento puede mostrarle a usted y al cliente potencial cómo pueden beneficiarse mutuamente, pero después de la reunión es cuando se pasa a la acción. Considere la posibilidad de enumerar los siguientes pasos del proceso y programar una reunión de seguimiento.

También puedes saber qué le gustaría a tu cliente potencial en las próximas semanas. Intercambie información de contacto, establezca un esquema para los proyectos entrantes y determine la forma de pago de sus productos o servicios.

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9. Saber cuándo hay que desviarse

Cuando los valores, los presupuestos o las preocupaciones no se alinean con la misión de su empresa, es beneficioso desviarse de ese cliente potencial y pasar al siguiente. Esto ayuda a mantener el proceso de conversión de clientes potenciales en movimiento y ahorra tiempo. Informe amablemente a su cliente potencial de que cree que no hay una coincidencia productiva entre ustedes. Puede recomendar otra marca que satisfaga mejor sus necesidades. Esto ayuda a mantener la profesionalidad y el respeto.

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Consejos sobre qué preguntar durante una reunión de descubrimiento

Hacer las preguntas adecuadas durante una reunión de descubrimiento ayuda a garantizar el progreso y la eficacia de la reunión y le permite maximizar el proceso de aprendizaje sobre su cliente potencial. A continuación le ofrecemos algunos consejos sobre lo que debe preguntar durante una reunión de descubrimiento:

Tenga en cuenta los puntos débiles del cliente potencial

Haga preguntas que exploren a fondo las preocupaciones del cliente potencial para que pueda entender mejor cómo su marca puede ayudar a resolverlas. Cuanto más entienda ahora las necesidades de un cliente potencial, menos preguntas o preocupaciones tendrá después. Esto también le ayuda a establecer la confianza al demostrar interés y compromiso.

Haz que las preguntas sean breves

Las preguntas breves y concisas pueden tener un efecto más potente y producir una respuesta de mayor calidad. Por ejemplo, considere la pregunta: «Veo que se enfrenta a retos. ¿Puede decirme cuándo empezaron esos retos, cómo quiere que le ayudemos y cuál es su resultado ideal? ¿Puede describir este reto?»; Si las preguntas son concisas y específicas, se pueden mantener conversaciones más centradas para obtener más información.

Pregunte sobre los presupuestos

Entender el presupuesto de su cliente potencial puede ayudarle a determinar si usted es la persona adecuada para el trabajo. Pregunte por el presupuesto de la empresa para nuevos proyectos y compárelo con sus tarifas actuales. Descubra cómo el presupuesto puede afectar a los recursos que puede asignar a proyectos específicos.