Consejos e ideas para las reuniones iniciales

Los grandes proyectos en equipo requieren una gestión competente de los mismos, y uno de los problemas de estos proyectos es asegurarse de que todo el mundo es consciente de los plazos y las expectativas. Para comenzar un proyecto, es posible que se informe a todo el equipo de información crucial. Puede asegurarse de que sus empleados terminen su trabajo de la manera más eficiente si sabe cómo organizar una reunión inicial eficaz.

En este artículo, analizamos qué es una reunión inicial y cómo llevarla a cabo.

¿Qué es una reunión inicial?

La primera reunión oficial del equipo al inicio de un proyecto se denomina reunión de lanzamiento. Hay dos tipos: interna y externa. En una reunión de lanzamiento interna, usted y los miembros de su equipo determinan cómo llevar a cabo el proyecto. Durante una reunión inicial externa, usted y los miembros de su equipo, así como su cliente, discuten cómo implementar el proyecto. En función de las necesidades de su equipo y del deseo de sus clientes de participar, deberá decidir si solicita la opinión de sus clientes o si les pide que participen activamente.

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¿Por qué hay que celebrar una reunión inicial?

Una reunión inicial bien ejecutada puede ser crucial para el éxito del proyecto. Aquí tiene la oportunidad de hacerlo:

  • Reitere el objetivo del proyecto: Con todos los miembros principales del equipo en el mismo lugar, aclara los detalles importantes del cliente y la importancia del trabajo.
  • Responda a las preguntas: Al dar a todos la misma información al mismo tiempo y de la misma manera, puede minimizar las posibilidades de mala comunicación o confusión cuando los individuos comienzan sus tareas designadas.
  • Establezca las expectativas: Aborde la calidad y la cantidad de trabajo que requiere el proyecto e inspire a su equipo para que lo complete con entusiasmo.

Gracias a estas ventajas, una reunión inicial puede ayudarle a entregar un proyecto de alta calidad a tiempo o incluso antes.

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Lo que hay que tratar en una reunión inicial

La reunión inicial es el momento de:

  • Presenta el esquema completo del proyecto de principio a fin
  • Abordar cualquier información de fondo relevante y las aportaciones de los clientes que darán forma al proyecto.
  • Utilice un orden del día establecido para asegurarse de que no se deja nada fuera de la reunión por error

Consejos para celebrar una reunión inicial

Cuando prepare su reunión inicial, tenga en cuenta a los asistentes, qué información tienen ya y qué información necesita comunicar. Los siguientes consejos pueden ayudarle a crear un orden del día cohesionado para la reunión inicial:

Prepare a su equipo con antelación

Tanto si se trata de una reunión interna como de una externa, resulta útil proporcionar información introductoria a su equipo al menos con un día de antelación. Dependiendo del flujo de trabajo de tu equipo, puedes utilizar herramientas digitales como Google Docs o Dropbox para compartir una breve declaración sobre el propósito, los objetivos y las tareas del proyecto. De este modo, los miembros del equipo llegan a la reunión con ideas similares sobre lo que pueden esperar.

Compartir la información con el equipo con antelación es especialmente importante si se celebra una reunión inicial externa. Cuando el cliente esté en la sala, todos los miembros del equipo deben tener el mismo conocimiento del proyecto para garantizar que su equipo parezca preparado. Invite a su equipo a que le haga preguntas antes de una reunión inicial externa para corregir cualquier confusión antes de que el cliente se incorpore a la conversación.

Dedique tiempo a las presentaciones

Las presentaciones son una forma eficaz de que todos se conozcan, de hacer que la gente se sienta cómoda y de iniciar la conversación. Si los miembros del equipo del proyecto no se conocen bien, es un buen momento para que aprendan los nombres y las funciones de las personas con las que pronto colaborarán. Si el cliente está presente, inicie una ronda de presentaciones en beneficio del cliente.

Los miembros del equipo que ya se conocen pueden responder bien a un breve juego para romper el hielo al principio de la reunión inicial. Esto puede elevar la moral del equipo, sobre todo cuando se trata de una reunión larga y de un proyecto de gran envergadura, así que hay que conseguir que todo el mundo esté de buen humor antes de que empiece el trabajo real.

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Esquema del proyecto

Ahora que todos los presentes se conocen y están atentos, es el momento de hablar del proyecto. Comience hablando en términos generales sobre el objetivo, la oportunidad y la relevancia del proyecto.

A continuación, identifique los diferentes segmentos o áreas del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto consta de tres fases secuenciales, hable de cada una de ellas por separado y de cómo el trabajo de una fase conducirá a la siguiente. O, tal vez, su proyecto incluya componentes simultáneos basados en las especialidades de los miembros de su equipo, como la creatividad, el marketing y la difusión pública.

En cualquier caso, los miembros de su equipo deben comprender las principales piezas que componen el proyecto antes de pasar al siguiente punto del orden del día.

Aborde los detalles

Una vez que todo el mundo vea cómo se relacionan las partes más importantes del proyecto, podrá identificar los pasos pequeños y detallados que conforman cada fase o componente principal del proyecto. Asigna tareas con fechas de entrega a miembros concretos del equipo y aclara a quiénes irán destinados los productos. Es un buen momento para asegurarse de que todo el mundo sabe con quién va a trabajar más estrechamente en su parte del proyecto y a quién acudir en caso de que surjan preguntas.

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Resolver problemas de forma preventiva

Las interrupciones inesperadas pueden ocurrir incluso durante los proyectos mejor planificados, pero planificar y anticiparse a estos retos puede minimizar el estrés y el tiempo perdido. Hable de los posibles problemas que puede encontrar su equipo, como un retraso en la finalización de una de las fases, un problema tecnológico o que un miembro del equipo necesite una baja por enfermedad. Aunque no se puede predecir con exactitud lo que puede ocurrir, si su equipo tiene un plan designado, se reduce el tiempo necesario para resolver los problemas que puedan surgir.

Deje tiempo para las preguntas

Al final de la reunión inicial, invite a los presentes a hacer preguntas. Recuerde al equipo que ésta puede ser la única vez que estén todos en la misma sala de aquí a la fecha límite del proyecto, por lo que hacer preguntas ahora beneficia a todos.

Envíe un correo electrónico de seguimiento

Después de la reunión inicial, envíe un correo electrónico a su equipo para agradecerles su atención y entusiasmo. Si su equipo está trabajando en pequeños grupos para abordar diferentes partes del proyecto, envíe un correo electrónico a cada grupo en lugar de escribir a todo el equipo. Aprovecha este momento para darles ánimos y recordarles a todos los plazos y fechas importantes.

Si su cliente asistió a la reunión, puede escribirle por separado para agradecerle que haya confiado en su organización para este importante proyecto y ponerse a su disposición para responder a las preguntas que pueda tener.