9 Consejos para llevar a cabo una reunión de marketing con éxito

Los entornos de colaboración pueden beneficiar a los empleados creativos, como los de marketing. Los equipos de marketing pueden utilizar el tiempo de reunión para compartir ideas y revisar el estado de los proyectos. Para mejorar la productividad y la innovación en su empresa y para sus clientes, puede aprender a celebrar una reunión de marketing eficaz.

En este artículo, analizamos qué es una reunión de marketing, por qué son importantes y consejos para ayudarle a gestionar una reunión de marketing con éxito.

¿Qué es una reunión de marketing?

Los profesionales discuten las estrategias de marketing en una reunión de marketing. En una reunión del departamento de marketing se puede hablar de las tareas actuales y futuras, o de una reunión con un cliente para exponer ideas, hacer recomendaciones o presentar los resultados de una campaña. Tanto si los asistentes están en persona como virtualmente, el momento y el lugar determinarán la celebración de una reunión de marketing.

¿Por qué son importantes las reuniones de marketing?

Las reuniones de marketing son importantes porque proporcionan un tiempo designado para que los profesionales se centren en temas y tareas específicas. Las reuniones pueden ser más valiosas que el envío de correos electrónicos o el trabajo en solitario porque los asistentes esperan ser productivos y colaborar en un entorno de grupo. Las reuniones de marketing ofrecen a los departamentos o empresas la oportunidad de:

  • Ofrecer noticias
  • Abordar las preocupaciones
  • Compartir ideas
  • Asegurar la comprensión
  • Tomar decisiones
  • Establecer objetivos
  • Desarrollar planes

Relacionado: 11 reglas de etiqueta para reuniones

Consejos para llevar a cabo una reunión de marketing con éxito

Estos son los consejos que puede utilizar para organizar y dirigir una reunión de marketing eficaz:

1. Defina el propósito de la reunión

Antes de celebrar una reunión, defina por qué necesita una reunión y verifique que una reunión es la mejor manera de lograr sus objetivos. El propósito de la reunión debe ser lo suficientemente amplio como para justificar el tiempo necesario y lo suficientemente específico como para que la reunión aborde el tema de forma significativa.

Por ejemplo, piense en un director de marketing que quiere dirigirse al departamento de marketing para hablar de los objetivos. El propósito de la reunión puede ser definir los objetivos de marketing para el tercer trimestre. Se trata de un enfoque limitado que ayuda a dirigir el contenido de la reunión para los organizadores y los asistentes.

Relacionado: Consejos para organizar reuniones productivas

Determinar quién debe asistir

Una vez que sepa por qué va a celebrar una reunión, podrá seleccionar a quién debe invitar. Las reuniones son más eficaces cuando están presentes las personas adecuadas para ofrecer su opinión y aprobar decisiones, como las compras importantes, la asignación de recursos y el desarrollo de iniciativas. Esto le ahorra el paso adicional de enviar estos elementos para su aprobación, lo que hace que los proyectos sean más eficientes.

Por ejemplo, si está presentando su idea para una nueva campaña de marketing digital a un cliente, es importante que los principales actores de esa cuenta estén presentes en la reunión, incluidos el gestor de cuentas, el director de marketing digital y el director de marketing. Además, la empresa a la que se dirige debe asegurarse de que los responsables de la toma de decisiones estén presentes en la reunión para aprobar la campaña o dar su opinión.

Coordine los horarios

Garantizar que todas las personas necesarias puedan asistir a una reunión de marketing significa que hay que coordinar varios horarios para encontrar un día y una hora que funcionen para todos. Puede utilizar correos electrónicos, software de programación o profesionales administrativos para ayudarle a encontrar una hora y un lugar de reunión disponibles. Estos programas también pueden hacer un seguimiento de las confirmaciones de asistencia de los invitados.

Cuando se acerque la reunión, también es una buena práctica enviar un correo electrónico para recordar a los participantes la celebración de la misma. Por lo general, puede establecer este recordatorio en su programa de programación y seleccionar cuándo enviar el recordatorio.

Crear una agenda

Es importante preparar una agenda antes de una reunión de marketing para poder organizar adecuadamente los temas y el horario. La agenda suele incluir:

  • Puntos de encuentro
  • Flujo de temas
  • Quién lidera cada conversación
  • Tiempo asignado a cada tema
  • Preguntas específicas para responder

Elaborar el orden del día de la reunión puede ayudarle a garantizar que el contenido se ajusta al propósito de la reunión, a los objetivos de su departamento o cliente y al plazo establecido. Al preparar el orden del día, asegúrese de que hay tiempo suficiente para discutir cada tema a fondo.

Relacionado: Relacionado: 9 consejos para establecer el orden del día de una reunión

Comparta la agenda

Cuando tenga un orden del día sólido, envíelo a las plataformas de reuniones para que puedan revisarlo y dar su opinión. Los presentadores también pueden ver el tema que van a tratar de antemano, lo que les permite tener tiempo para reunir datos y preparar documentos o diapositivas.

4. Designe un facilitador de la reunión

Puede ser útil señalar a un facilitador de la reunión para ayudar a que ésta se desarrolle sin problemas y se mantenga en el tiempo. Considere la posibilidad de designar a un facilitador de la reunión que esté familiarizado con el tema pero que no sea un presentador. El facilitador de la reunión también debe ser capaz de dirigir con calma pero con firmeza el curso de la reunión, recordando a los presentadores cuándo se acaba su tiempo y señalando cuándo debe terminar la reunión.

Relacionado: Cómo preparar una reunión de negocios

Incluya tiempo para la discusión abierta

Dependiendo del propósito de su reunión, puede ser beneficioso programar un debate abierto al final de la reunión. Cuando se hace una presentación a los clientes o se resuelven problemas con el departamento de marketing, tener tiempo para una lluvia de ideas es un elemento importante para los profesionales creativos, como los redactores y los diseñadores. El tiempo para generar y explorar ideas libremente puede conducir a estrategias más innovadoras y eficaces.

Pruebe los dispositivos antes de la reunión

Las reuniones de marketing pueden incluir una variedad de ayudas visuales, especialmente si el equipo de marketing está presentando ideas a los clientes. Estas presentaciones pueden consistir en mostrar a los clientes un nuevo sitio web, maquetas de folletos o anuncios y ejemplos de publicaciones en las redes sociales. Pregunte a todos los participantes en la reunión sobre la tecnología y el equipo que necesitan para la misma y solicite estos elementos a los administradores o al departamento de TI con suficiente antelación. Si alguno de los participantes asiste virtualmente, asegúrese de que dispone de la información correcta y de las especificaciones de los dispositivos necesarios para utilizar el software de la reunión.

El día anterior o varias horas antes de la reunión, pruebe todos los dispositivos electrónicos para asegurarse de que funcionan correctamente. Pida a los presentadores que le envíen los archivos con antelación para que pueda probarlos en su equipo. También deberías preparar las impresiones con antelación para tener tiempo de gestionar cualquier problema técnico.

Limite las distracciones

Para que la reunión se desarrolle sin problemas, intente limitar las distracciones en el espacio de reunión. Esto puede significar encontrar un lugar con funciones de reducción de ruido, desactivar las notificaciones de los servicios de correo electrónico y mensajería de la oficina y sugerir a los participantes que guarden sus teléfonos. Un menor número de distracciones puede ayudar a aumentar la concentración y el compromiso de los participantes, haciendo que la reunión sea más eficiente y productiva.