Conocer bien el propósito de las reuniones de negocios y cómo utilizarlas adecuadamente puede aportar ventajas sustanciales a su empresa. Utilizando esta estrategia organizativa, puede aumentar la productividad de la empresa y mejorar el compromiso de los empleados.
En este artículo, explicaremos los diferentes tipos de reuniones empresariales y cómo llevarlas a cabo.
¿Qué es una reunión de negocios?
Los profesionales de una misma empresa o profesión se reúnen para discutir un problema, abordar cambios o celebrar el éxito de una organización en una reunión de negocios. Los ejecutivos y los empleados de una empresa, los representantes de la empresa y los consumidores, o los jefes de departamento y sus equipos pueden celebrar una reunión de negocios.
Relacionado: Cómo escribir una agenda de reuniones: Consejos, plantilla y ejemplo
Tipos de reuniones comerciales
Hay seis tipos comunes de reuniones empresariales.
- Reuniones de trabajo en equipo: Las reuniones de creación de equipos pueden utilizarse para aumentar la lealtad a la empresa y las relaciones profesionales entre los empleados. Este tipo de reunión empresarial es poco tradicional, ya que puede tener lugar en un entorno de oficina o en forma de actividad exterior.
- Reuniones de innovación: Las reuniones de innovación permiten a los empleados expresar sus sugerencias sobre cómo mejorar los procedimientos de la empresa y, de este modo, contribuir a su eficiencia. Este tipo de reunión empresarial puede ayudar a los empleados a sentirse valorados y, al mismo tiempo, a contribuir con ideas únicas.
- Reuniones de intercambio de información: Este tipo de reunión de negocios ofrece una alternativa a los largos memorandos o correos electrónicos de la empresa. Las reuniones para compartir información permiten a los empleadores notificar a sus empleados sobre nuevas políticas o eventos de la empresa y permite a los empleados hacer preguntas en persona. Esta reunión de trabajo también es importante para las actividades de brainstorming.
- Reuniones de actualización del estado: Este tipo de reunión empresarial es útil para hacer un seguimiento de los progresos de los proyectos del equipo. Los jefes de departamento pueden comprobar el progreso de las tareas individuales y abordar cualquier problema que pueda estar frenando la eficiencia del equipo.
- Reuniones para la toma de decisiones: Este tipo de reunión empresarial suele tener lugar entre los ejecutivos de la empresa. Participan en reuniones de toma de decisiones para debatir cuestiones de la empresa como la posible reducción de personal o la consolidación de departamentos.
- Reuniones para resolver problemas: Las reuniones de resolución de problemas suelen convocarse en respuesta a un conflicto en curso o urgente dentro de la empresa. Este tipo de reunión sirve para que los dirigentes de la empresa aborden el problema y discutan posibles soluciones para que la empresa siga funcionando correctamente.
Buena etiqueta para las reuniones de negocios
Una reunión de negocios puede requerir buenas prácticas de etiqueta entre los participantes, dependiendo del entorno y la naturaleza de la propia reunión. La siguiente lista repasa siete formas de demostrar una etiqueta adecuada en las reuniones de negocios:
- Vístete adecuadamente.
- Llegar pronto.
- Preséntate.
- 4. Participar en la escucha activa.
- Apague su teléfono móvil.
- Espera a todos los participantes.
- Permita que los demás expresen su opinión.
1. Vestirse adecuadamente
Este aspecto de la etiqueta de las reuniones de negocios dependerá de la política de vestimenta de su empresa. Vestir un atuendo de negocios apropiado para una reunión puede servir como señal de respeto y profesionalidad hacia los participantes en la misma.
2. Llegar temprano
Es importante llegar temprano, tanto si diriges una reunión de negocios como si participas en ella. Esto le permitirá instalarse, intercambiar saludos y concentrarse en las tareas que tiene por delante.
3. Preséntese
Es posible que participe en una reunión con miembros de otros departamentos, o en determinadas situaciones, con la clientela. Intenta presentarte y estrechar la mano de cada persona que no conozcas.
4. Participe en la escucha activa
La escucha activa puede ser una gran señal de respeto al orador durante una reunión. Esto significa que estableces contacto visual, asientes en reconocimiento de lo que está diciendo y tomas nota de los puntos clave. De este modo, le demuestras al orador que consideras que su tiempo es valioso.
5. Apagar el móvil
Dependiendo de la situación, puede ser mejor tener el volumen del teléfono apagado o incluso fuera de la vista. Esto puede ayudarle a no distraerse y a no distraer a los demás durante la reunión.
6. Esperar a que todos los participantes
Este aspecto de la etiqueta de las reuniones de negocios puede ser específico para el líder de una reunión. Intente esperar a que todos los participantes lleguen y se acomoden antes de presentar sus materiales y los objetivos de la reunión.
7. Permitir que los demás expresen su opinión
Al permitir que todos contribuyan durante una discusión y no interrumpir, está demostrando que sus opiniones y experiencia son valoradas.
Relacionado: Guía de vestimenta de negocios (con ejemplos)
Cómo organizar una reunión de trabajo
Quienes se encargan de organizar una reunión de negocios son responsables de preparar el material necesario y de notificar a los participantes la fecha, la hora y el lugar de la reunión. La siguiente lista repasará la mejor manera de prepararse antes de una reunión de negocios para garantizar una experiencia productiva:
- Identificar la causa de una reunión.
- Fije una fecha y una hora adecuadas.
- Notifica a los participantes.
- Prepare materiales.
- Redactar el orden del día de una reunión.
1. Identificar la causa de una reunión
Antes de poder completar otros pasos organizativos, primero debe tener un motivo para convocar una reunión. Identifique el tipo de reunión que desea celebrar y los puntos principales que desea tratar.
2. Establecer la fecha y la hora adecuadas
Fija una fecha, una hora y un lugar para celebrar la reunión. Asegúrate de mirar el calendario de otras reuniones de la empresa para no programar accidentalmente una reunión a la misma hora.
3. Notificar a los participantes
Puede utilizar las funciones del correo electrónico para invitar a los participantes a su reunión y hacer que aprueben o rechacen su oferta. Si no recibe respuesta de un destinatario, puede hacer un seguimiento por teléfono o una invitación en persona.
4. Prepare los materiales
Crear una presentación con diapositivas, imprimir un esquema de la presentación para repartirlo entre los participantes en la reunión de negocios y ensayar la presentación. La preparación puede ser una parte importante del éxito de una reunión.
5. Redactar el orden del día de la reunión
Toma nota de los puntos principales que quieres tratar durante la reunión y envía tu agenda a los participantes unos días antes de la misma. Esto les recordará el compromiso que adquirieron y les permitirá prepararse mentalmente para los materiales que se discutirán.
Relacionado: Cómo programar una reunión por correo electrónico
Cómo dirigir una reunión de negocios
Conocer la forma correcta de dirigir una reunión de negocios puede ahorrar a los participantes un tiempo valioso y beneficiar a todos los implicados. La siguiente lista repasa el orden estructurado para una reunión de negocios productiva:
- Saludos y presentaciones
- Asignar un anotador
- Revise el orden del día
- Completar la(s) presentación(es)
- Preguntas e ideas de los participantes en el campo
1. Saludos y presentaciones
Comience presentándose formalmente, si los participantes en la reunión no son sus compañeros de trabajo inmediatos. Haz que todos se presenten si no se conocen ya.
2. Asigne un anotador
Si aún no has asignado a una persona para tomar notas, puedes hacerlo en esta fase de la reunión. Esta persona puede escribir o mecanografiar el acta de la reunión para que usted la revise más tarde. Tomar notas detalladas de una reunión le permite ver qué puntos se trataron y puede enviarlas a los participantes para recordarles los puntos clave que se expusieron durante la reunión.
3. Revisar la agenda
Antes de comenzar su presentación, repase la estructura prevista de la reunión comercial y los puntos que se tratarán.
4. Presentación completa
Completa tu presentación con diapositivas y ten en cuenta las limitaciones de tiempo. Asegúrate de que atraes a tu audiencia mediante el contacto visual y las ideas bien presentadas.
5. Preguntas e ideas de los participantes en el campo
Una vez que haya terminado su presentación, puede permitir que los participantes hagan preguntas y aporten sus comentarios sobre el tema de la reunión.
Relacionado: Cómo fomentar la participación en las reuniones de equipo
Cómo concluir una reunión de negocios
La forma de concluir una reunión de negocios es tan importante como la forma de prepararla y dirigirla. Existen pasos necesarios para finalizar la reunión de forma positiva y motivadora. La siguiente lista repasa los procedimientos adecuados para finalizar las reuniones de negocios:
- Agradece a los participantes.
- Termine con una llamada a la acción.
- Pide a los encargados de tomar notas que escriban y envíen las actas de las reuniones.
- Seguimiento.
1. Agradece a los participantes
Asegúrese de dar las gracias a los participantes por haber sacado tiempo de su jornada laboral para participar en la reunión. Esto puede ayudarles a sentirse respetados y permitirles saber que usted aprecia su tiempo y atención.
2. Termine con una llamada a la acción
Concluya la reunión resumiendo los próximos pasos necesarios. Por ejemplo, es posible que quieras que los participantes recojan datos o utilicen las ideas discutidas en la reunión para mejorar sus tácticas de venta. Deberías terminar con un recordatorio de sus próximos pasos.
3. Pedir a la persona que toma las notas que escriba y envíe las actas de las reuniones
Da las gracias a la persona que toma las notas y pídele que te envíe el acta de la reunión completada para enviarla al resto de los participantes.
Relacionado: Cómo redactar y entregar un acta de reunión
4. Seguimiento
Si su reunión requiere un seguimiento, puede hacerlo por correo electrónico para comprobar el progreso y evaluar la utilidad de una reunión de negocios.