Reuniones virtuales: Una guía definitiva

Las reuniones virtuales son una herramienta de comunicación que puede ahorrarte tiempo y aumentar la productividad. Independientemente de su área de actividad, llevar a cabo una reunión virtual puede tener un impacto directo en la eficiencia de la comunicación interna de su equipo. Aprender a organizar y moderar una reunión virtual es una habilidad valiosa. En este artículo, hablaremos de qué son las reuniones virtuales, cómo funcionan y por qué son beneficiosas, y también mostraremos los tipos de reuniones virtuales y cómo se puede organizar una con éxito.

¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual es una reunión entre personas que se encuentran en lugares diferentes y que se comunican entre sí con la ayuda de tecnología de vídeo, audio y mensajes de texto. La información se transmite instantáneamente a través de Internet, lo que permite a los participantes mantener un debate en tiempo real. Se conectan a través de varias aplicaciones dedicadas que instalan en sus ordenadores personales, teléfonos inteligentes, tabletas u otros dispositivos similares.

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¿Cómo funcionan las reuniones virtuales?

La mayoría de las reuniones virtuales se llevan a cabo en línea, mediante el uso de aplicaciones que funcionan en múltiples dispositivos y plataformas, lo que permite a todos los participantes acceder a la reunión independientemente del dispositivo que decidan utilizar. Las reuniones se suelen programar con antelación y todos reciben un enlace de invitación que les permite entrar en la sala de reuniones virtual.

La sala de reuniones virtual suele mostrar los nombres de todos los participantes, junto con su imagen de vídeo en directo o su fotografía, una zona de chat en la que los participantes pueden intercambiar información basada en texto y una ventana de contenido en la que se pueden mostrar a todos los asistentes a la reunión diversas piezas de información, como diapositivas de presentaciones, archivos multimedia, archivos de texto y otros tipos de materiales.

Las reuniones virtuales suelen tener un presentador que dirige la reunión, da instrucciones a los demás y comparte archivos en la ventana de contenidos, o no tienen un presentador principal, y los participantes se turnan para expresar sus ideas y compartir diversas informaciones.

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¿Por qué son beneficiosas las reuniones virtuales?

Algunas de las ventajas más importantes de las reuniones virtuales son

  • Permite que personas de todo el mundo se conecten. Por definición, las reuniones virtuales no tienen una ubicación física, lo que permite que cualquier persona con un dispositivo de trabajo y una conexión a Internet que funcione pueda participar. Esto elimina la necesidad de que todos los participantes estén en una misma ubicación geográfica.
  • Son más rentables. A diferencia de las reuniones físicas, que requieren un lugar, arreglos de viaje, alojamiento en hotel, transporte y otros gastos, las reuniones virtuales suelen requerir gastos relativamente bajos. Los participantes suelen utilizar ya ordenadores conectados a Internet y dispositivos móviles, lo que significa que en la mayoría de las situaciones no es necesario adquirir equipos específicos.
  • Pueden distribuir la información de manera más eficiente. Los participantes en una reunión virtual pueden compartir libremente información de vídeo, audio y texto en tiempo real, lo que facilita el intercambio de información. Además, la reunión puede ser grabada para que pueda ser revisada por los que asistieron a ella o compartida con los que no pudieron asistir.
  • Aumentan la productividad. Al eliminar la necesidad de la presencia física y permitir a los participantes compartir fácilmente la información, las reuniones virtuales suelen ser más productivas que las presenciales. Su comodidad y facilidad de uso permiten a los participantes colaborar de forma más eficiente y, potencialmente, tomar mejores decisiones como resultado.
  • Así se eliminan la mayoría de las conversaciones innecesarias. Las personas que participan en reuniones físicas suelen tener también conversaciones personales antes, durante o después de la reunión. Las reuniones virtuales suelen tener un orden del día más fijo y todas las conversaciones pueden ser escuchadas por todos los asistentes, lo que reduce enormemente el tiempo y el espacio para las conversaciones personales.
  • Son más respetuosos con el medio ambiente. Al eliminar la necesidad de viajar y de otros elementos físicos como trozos de papel, las reuniones virtuales tienen una huella de carbono mucho menor que las presenciales.

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Tipos de reuniones virtuales

Los tipos más comunes de reuniones virtuales son:

  • Teleconferencia: Se trata de una reunión virtual entre dos o más personas que se encuentran en lugares diferentes y se realiza con la ayuda de equipos de telecomunicaciones, como servicios telefónicos y aplicaciones de mensajería. La mayoría de las teleconferencias son sólo de audio y se realizan a través de un servicio telefónico, pero algunas utilizan videollamadas para que los participantes se vean entre sí o tecnología audiográfica que les ayuda a compartir tablas y gráficos junto con el audio. Las teleconferencias son muy populares para quienes quieren celebrar reuniones sobre la marcha, con poca o ninguna preparación y desde prácticamente cualquier lugar.
  • videoconferencia: Una videoconferencia es un tipo de reunión virtual en la que los participantes se conectan a través de plataformas de videoconferencia específicas utilizando sus ordenadores o dispositivos móviles. Las plataformas permiten a los participantes compartir diversos tipos de información, como diagramas, gráficos, imágenes, vídeos y otros materiales de presentación en tiempo real, al tiempo que pueden verse y oírse mutuamente. Las videoconferencias son muy utilizadas por empresas de todos los tamaños para compartir información, realizar entrevistas, formar a los empleados y otros fines similares.
  • Conferencia web: Una conferencia web es similar a una videoconferencia, con la principal excepción de que en la primera no siempre se ven los participantes. Se llevan a cabo a través de aplicaciones web especiales y también pueden ser sólo de audio o de texto. Las conferencias web se utilizan para seminarios web, programas de formación y presentaciones virtuales, webcasts, reuniones de equipo y otros.
  • Evento virtual: Los eventos virtuales son versiones en línea de los eventos de venta en persona. Suelen formar parte de la estrategia de marketing cuando se lanza un nuevo producto o servicio y pueden adoptar la forma de presentaciones virtuales, demostraciones de productos en directo, sesiones de preguntas y respuestas con los desarrolladores del producto y otros eventos similares. Las empresas también pueden organizar ferias virtuales si tienen varios productos que necesitan mostrar al público que no está físicamente disponible en ese momento.

Cómo tener una reunión virtual exitosa

Los pasos que se pueden dar para que una reunión virtual tenga éxito son:

  1. Intente utilizar el vídeo siempre que sea posible. Aunque la mayoría de las reuniones pueden realizarse técnicamente sólo con audio, el vídeo permite a los participantes establecer mejores conexiones y compromiso en las conversaciones.
  2. Asegúrese de que todo el mundo es visible. Es posible que algunos asistentes no se den cuenta de su falta de visibilidad, debido a una colocación incorrecta de la cámara web, a una iluminación débil o a otras razones similares. Recordar a todos que se aseguren de que sus rostros son visibles puede mejorar toda la reunión, ya que poder ver la cara y el lenguaje corporal de una persona tiende a mejorar una conversación.
  3. Prueba la aplicación y la conexión a Internet de antemano. Se recomienda a todos los participantes que revisen el hardware y el software de su reunión virtual, así como su conexión a Internet, al menos unos minutos antes de que comience la reunión. Esto puede ayudar a evitar retrasos evitables y a mantener a todos centrados en el contenido de la reunión.
  4. Disponga de una opción de sólo audio. Aunque es preferible el vídeo, algunos participantes pueden no tener acceso inmediato a una cámara web o a una conexión rápida a Internet. Deberían poder unirse a la reunión mediante audio.
  5. Exponga claramente los objetivos y el orden del día de la reunión. Después de que todo el mundo esté conectado y antes de que comiencen las conversaciones, es importante que el anfitrión de la reunión informe a todos de cuáles son los temas de debate y el programa de la reunión. Incluso si la información se ha compartido de antemano, reiterarla puede hacer que la reunión sea más eficaz en cuanto al tiempo.
  6. Haz que las presentaciones sean breves. Si la reunión incluye presentaciones de los participantes, suelen ser lo más breves posible. Los participantes en las reuniones virtuales tienden a perder la concentración más rápidamente que en una reunión física, por lo que mantener el tiempo de las presentaciones al mínimo y fomentar las conversaciones activas entre los participantes suelen ser buenas formas de mantener a todos comprometidos.
  7. Modere y facilite el debate. Las reuniones virtuales tienden a estar organizadas de forma menos natural que las físicas, ya que los participantes no saben cuándo es su turno de presentación y hablan por encima de los demás sin darse cuenta. Actuando como moderador, puedes mantener las cosas en marcha haciendo que todos sepan cuándo es su momento de hablar y asegurándote de que se escucha la voz de todos.
  8. Recoger las opiniones después de la reunión. La única forma fiable de saber si una reunión ha ido bien suele ser pedir a los participantes su opinión una vez que ha terminado. Esto puede permitirte descubrir problemas que no has visto por ti mismo y corregirlos hasta la siguiente reunión.

Etiqueta de las reuniones virtuales

Tenga en cuenta estos consejos de etiqueta para reuniones virtuales:

  • Avisa a todos si no vas a asistir. Aunque sea tentador pensar que su ausencia en una reunión virtual se nota menos que en una física, debe anunciarse de todos modos.
  • Ten siempre un orden del día claro cuando organices una reunión. Las reuniones virtuales suelen ser agitadas e improductivas si no hay un orden del día claro, por lo que si eres el anfitrión debes asegurarte de tener un programa completo y un conjunto de objetivos listos para compartir con todos.
  • Silencia el micrófono cuando no hables. Incluso cuando no estés hablando, ruidos como los producidos por la respiración o la tos pueden interrumpir la reunión. Todos los programas y dispositivos para reuniones virtuales tienen una opción de silencio, así que lo mejor es utilizarla cuando no estés diciendo nada.
  • 3. Sea siempre puntual. Llegar tarde a una reunión virtual no suele ser tan visible como hacerlo en una reunión en persona, pero los participantes pueden notarlo. Ser puntual puede ayudarte a mantener la imagen de una persona fiable y dedicada.
  • Usar ropa adecuada. Elegir un atuendo profesional para las reuniones virtuales puede ayudarte a tener un aspecto profesional ante la cámara.
  • Tener el encuadre y la luz adecuados. Comprueba tu cámara web unos minutos antes de la reunión para asegurarte de que te encuadra correctamente y de que tienes una fuente de iluminación adecuada. La luz debe ser natural o artificial y debe provenir del lado de la webcam en lugar de detrás de ti.
  • Preste toda su atención a la reunión. Aunque las personas que asisten a reuniones virtuales pueden tener la tentación de realizar varias tareas a la vez, esto puede reducir en gran medida su capacidad de aprender algo de la reunión.

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