Reuniones de todos los empleados: Qué son y cómo llevarlas a cabo

Las reuniones son una excelente manera de que las empresas compartan información valiosa en persona. A menudo, las reuniones comprenden grupos pequeños, como empleados de liderazgo o departamentos específicos. Las reuniones de carácter práctico, o "all-hands meetings" implican a toda la empresa y proporcionan una oportunidad para la claridad y la unidad de toda la organización. En este artículo, explicamos lo que es una reunión «all-hands», proporcionamos los beneficios y describimos cómo y cuándo celebrar una reunión «all-hands».

Cómo fomentar la participación en las reuniones de equipo

¿Qué es una reunión de todos?

Una reunión general, a veces llamada «ayuntamiento» o «foro», reúne a toda la organización en persona o virtualmente para poner al día a la empresa. Estas reuniones son valiosas porque garantizan que todos los miembros de la empresa reciban la misma información al mismo tiempo y de la misma manera. En lugar de que las noticias se propaguen de persona a persona o de departamento a departamento, las reuniones «all-hands» proporcionan transparencia y claridad a todos los miembros de la empresa.

Estos son algunos de los elementos clave de las reuniones de todos los empleados:

Logística

Las empresas de todos los tamaños pueden utilizar las reuniones «all-hands», tanto si emplean a unas pocas personas en un lugar como a miles en todo el mundo. Con la disponibilidad de software de teleconferencia, las empresas pueden incluir en una reunión «all-hands» a empleados que trabajan a distancia o en oficinas de cualquier lugar.

Objetivo

Las empresas suelen recurrir a las reuniones para compartir información importante que afecta a todos los empleados. Algunas empresas deciden celebrar estas reuniones con regularidad, normalmente una vez al trimestre o varias veces al año. Otras las celebran sólo cuando son necesarias para poner a todos al día sobre un cambio organizativo o para proporcionar nueva información sobre un producto o proceso.

Información

Estas reuniones suelen incluir tipos de información similares, aunque el propósito sea diferente. Estos son los puntos comunes del orden del día:

  • Visión general de la empresa: El director general o el propietario de la empresa suele ofrecer una visión general de las operaciones de la empresa. Esto puede incluir las finanzas, las perspectivas de la empresa y el desarrollo de productos.

  • Actualizaciones departamentales: Cada departamento comparte actualizaciones e información sobre sus proyectos y logros específicos.

  • Hitos: Las empresas a veces reconocen hitos importantes, como el número de productos vendidos, la apertura de nuevos locales o la antigüedad del personal.

  • Actualizaciones importantes: Los líderes suelen compartir actualizaciones importantes para toda la empresa durante las reuniones de todos los empleados. Algunos ejemplos pueden ser la introducción de un producto totalmente nuevo o un cambio de liderazgo.

  • Preguntas y respuestas: Las reuniones plenarias suelen concluir con una sesión de preguntas y respuestas. En el caso de las pequeñas empresas, los organizadores pueden pasar un micrófono a quienes tengan preguntas. En el caso de las grandes empresas, los empleados pueden presentar sus preguntas antes de la reunión.

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Beneficios de las reuniones de todos los empleados

Las reuniones de todos los empleados ofrecen una variedad de beneficios a la dirección de la empresa y a los empleados:

  • Compromiso: La comunicación en directo, ya sea en persona o virtual, es casi siempre más atractiva que un correo electrónico o un memorándum. La mayoría de los empleados prefieren escuchar las actualizaciones del director general más que leerlas en un correo electrónico para toda la empresa.

  • Conexión: Las reuniones de todos los empleados proporcionan una conexión entre los empleados y la dirección. Los miembros del equipo tienen la oportunidad de escuchar a los líderes de la empresa y compartir información.

  • Compra: A menudo, los empleados se sienten más apasionados por la empresa después de una reunión positiva de todos los empleados debido a los esfuerzos de creación de comunidad demostrados por la dirección de la empresa.

  • Inspiración: Después de conocer los éxitos de la empresa, los empleados pueden estar más dispuestos a establecer y alcanzar sus propios objetivos.

  • Confianza: Escuchar información importante directamente de los dirigentes de la empresa aumenta la confianza entre los empleados y los ejecutivos.

  • Comunidad: Cuando todos los miembros de la empresa comparten la misma experiencia, esto ayuda a crear una comunidad y una conexión.

  • Conversación: Las reuniones «all-hands» ofrecen la oportunidad de hacer preguntas u ofrecer comentarios a cualquier persona de la empresa. La transparencia y la comunicación abierta son herramientas valiosas para la moral de los empleados y el éxito de la empresa.

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Cómo dirigir una reunión de todas las partes

He aquí cómo estructurar una reunión de todos los equipos:

  1. Determine el objetivo.
  2. Fije la fecha.
  3. Preparar los informes.
  4. Solicite preguntas.
  5. Evaluar las necesidades de teleconferencia.
  6. Añadir interés.
  7. Haz una prueba.
  8. Enviar un recordatorio.
  9. Seguir la agenda.

1. Determinar el objetivo

Su reunión debe tener un objetivo específico. Empiece por establecer un propósito claro y asegúrese de que todos los elementos se relacionan con ese propósito. Por ejemplo, si se trata de una reunión programada con regularidad, el objetivo probablemente sea la transparencia y la creación de comunidad. Tener un objetivo y un orden del día claros ayuda a que la reunión se mantenga centrada.

2. Fijar la fecha

Determine una fecha y una hora para la reunión y comuníquela a todo el personal. Envía un correo electrónico a toda la empresa y haz que tus líderes hagan un seguimiento de los miembros del equipo para asegurarse de que conocen la fecha. Si la reunión va a tener lugar fuera del lugar de trabajo, asegure un lugar. Si es virtual, asegúrese de que todos los participantes tengan el equipo de teleconferencia adecuado. Intenta avisar con la mayor antelación posible para que todos puedan asistir.

3. Preparar sesiones informativas

Si varios departamentos o empleados tienen que hablar, averigua cuánto tiempo debes asignarles y si tienen previsto presentar alguna diapositiva o dato visual. Reunir esta información te permitirá preparar un programa claro y preparar el equipo.

4. Solicitar preguntas

Si usted tiene muchos empleados en teleconferencia en la reunión, pida preguntas o comentarios por adelantado. Esto ahorrará tiempo durante la reunión y garantizará que la dirección de la empresa tenga la información necesaria para responder a las preguntas de forma rápida y exhaustiva.

5. Evaluar las necesidades de teleconferencia

Asegúrese de que la ubicación tiene el equipo de teleconferencia y audiovisual pertinente en el lugar. Determine si tiene micrófonos, cámaras y equipos de grabación.

6. Añadir interés

En algunas reuniones de personal se incluyen actividades de entretenimiento, como música o actuaciones de los empleados. Decida si tiene intención de incluir algún elemento de interés en su reunión y, a continuación, prepárelo como sea necesario.

7. Hacer una prueba de funcionamiento

Si su reunión implica una logística, como subir y bajar del escenario a diferentes grupos de personas, o incluye equipos de teleconferencia, música o vídeo, practique el uso de todo por adelantado para garantizar una experiencia fluida durante la reunión real.

8. Enviar un recordatorio

Recuerda la reunión a los empleados el día anterior o el mismo día. Asegúrese de que los presentadores están preparados y de que todos tienen un número de teléfono o un enlace si van a realizar una teleconferencia. Proporcione un orden del día a todos los empleados para que sepan lo que pueden esperar.

9. Seguir la agenda

Durante la reunión, hay que asegurarse de respetar el orden del día y el plazo preestablecido. Haz que la reunión se desarrolle con eficacia, pasando sin problemas de una presentación a otra y manteniendo el mensaje.

Cuándo poner en práctica las reuniones de todo el personal

Aquí'tamos cuando se puede celebrar una reunión de todos los

  • Grandes anuncios: Las reuniones de todos los empleados son una buena forma de recibir rápidamente las noticias importantes de la empresa. Un ejemplo puede ser la adquisición de otra empresa o un cambio importante en la política de la compañía.
  • Actualizaciones periódicas: Los empleados aprecian las actualizaciones periódicas sobre las finanzas, las previsiones de la empresa y el desarrollo de productos.
  • Cambios en la empresa: Los empleados pueden enterarse de los cambios en la jerarquía o en las prácticas de dotación de personal directamente de la dirección de la empresa.
  • Noticias positivas: Los grandes éxitos, como un gran trimestre financiero, pueden justificar una reunión de todo el equipo.
  • Crecimiento de la organización: Los líderes a veces utilizan estas reuniones para compartir información sobre el crecimiento de la empresa, como nuevas ubicaciones de oficinas o más tiendas minoristas.

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