Guía completa para la revisión de proyectos

Disponer de un proceso de revisión de proyectos puede ayudar a una empresa a optimizar sus mejores prácticas y a hacer un seguimiento de los distintos aspectos de un proyecto que podrían mejorarse. Conocer los componentes de una revisión de proyecto y cómo organizar una podría ser útil para usted o su empresa con este proceso.

En este artículo, exploramos qué es una revisión de proyecto, por qué es importante para el seguimiento del éxito de una empresa, cuáles son sus características y cómo realizarla.

¿Qué es una revisión del proyecto?

La revisión de un proyecto se utiliza para determinar si un proyecto tiene éxito y debe seguir recibiendo recursos. Una revisión del proyecto puede ser una revisión al final de un proyecto o una reunión con el equipo del proyecto para evaluar su estado. La revisión del proyecto se utiliza para hacer un seguimiento de los parámetros y garantizar que el proyecto produce los resultados deseados.

Un equipo de revisión de proyectos tiene como objetivo realizar un cálculo realista del progreso y analizar las posibles áreas de crecimiento o mejora. Una revisión del proyecto puede ser útil incluso si el proyecto fue un éxito, ya que puede ayudar a identificar las herramientas y técnicas que condujeron a su eficacia. El equipo puede documentar estas técnicas para utilizarlas en próximos proyectos.

Relacionado: ¿Qué es una plantilla de evaluación del rendimiento?

¿Quién realiza las revisiones del proyecto?

El equipo de revisión del proyecto lleva a cabo revisiones del proyecto y se reúne con los equipos del proyecto para analizar, discutir y evaluar el éxito de un proyecto. El equipo de revisión puede evaluar un proyecto en función de varios criterios, como los objetivos empresariales cumplidos, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los procesos y estrategias establecidos por la empresa. El equipo de revisión lee la documentación del equipo del proyecto para asegurarse de que cumple los planes y objetivos del proyecto.

El equipo de revisión del proyecto podría estar formado por las siguientes funciones:

  • Líder de la revisión del proyecto: El responsable de la revisión del proyecto dirige y facilita la revisión, realiza evaluaciones de riesgo sobre las áreas en las que el proyecto puede mejorar y analiza los documentos del proyecto.
  • Analista de control de calidad: El analista de control de calidad ayuda al jefe de revisión del proyecto con el análisis y las comparaciones relacionadas con la estrategia y las normas del proyecto.
  • Registrador: El registrador toma notas durante todo el proceso de revisión. El analista de control de calidad puede ocupar este puesto, o el registrador puede trabajar en estrecha colaboración con el analista de control de calidad.

Durante el proceso de revisión, el equipo de revisión se reúne con el equipo del proyecto, que puede incluir:

  • Director del proyecto: El gestor del proyecto se asegura de que los resultados requeridos estén disponibles para el equipo de revisión y de que estén organizados y sean fácilmente accesibles. También es el portavoz del equipo del proyecto y se comunica directamente con el equipo de revisión.
  • Coordinador de pruebas: El coordinador de pruebas es el portavoz de las cuestiones de pruebas del proyecto durante el proceso de revisión.
  • Otros miembros clave: Otros miembros clave del equipo del proyecto abordan procesos adicionales con el equipo de revisión, incluyendo la evaluación de si han asignado a las personas adecuadas al proyecto y si el proyecto ha funcionado como se esperaba.

Relacionado: PREGUNTAS FRECUENTES: Fundamentos de la gestión de proyectos

¿Por qué es importante la revisión del proyecto?

La revisión del proyecto es un aspecto importante del proyecto en general y ayuda a determinar si merece la pena seguir trabajando en él. También puede ser útil para evaluar si el proyecto está dando los resultados deseados para el negocio, y ofrece a la empresa una valiosa oportunidad de recibir comentarios sobre la trayectoria y el éxito del proyecto. A medida que se producen desarrollos continuos, el proceso de revisión del proyecto puede ayudar a mantener las prácticas de proyecto más eficaces y productivas.

Las empresas pueden utilizar los conocimientos adquiridos en estas revisiones para la planificación y gestión de futuros proyectos, ahorrando tiempo, energía y dinero al equipo del proyecto. Las aportaciones positivas del equipo de revisión también pueden animar y motivar a los empleados del equipo del proyecto. El equipo de revisión puede querer hacer saber al equipo del proyecto que su duro trabajo tiene un impacto positivo en su proyecto y en la empresa.

Relacionado: ¿Qué es la planificación de proyectos? (Con ejemplos)

Características de la revisión de un proyecto

Las características de una revisión del proyecto incluyen el propósito de la revisión, el equipo de revisores, el lugar y la duración. Son varias las razones por las que una empresa lleva a cabo una revisión del proyecto, y los revisores pueden estar interesados en evaluar uno o varios aspectos específicos del proyecto.

Las posibles áreas de evaluación son:

  • El cumplimiento de los objetivos empresariales
  • Respetar las directrices de gestión de proyectos y el método estratégico general
  • Seguimiento de las finanzas, incluido el presupuesto, los ingresos previstos y los beneficios

El responsable de la revisión del proyecto puede organizar estas características en una agenda para compartirla con las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto. Las revisiones del proyecto se basan en los objetivos, incluyendo la evaluación de los objetivos directos y secundarios. Los objetivos directos permiten comprobar si el proyecto está cumpliendo su objetivo explícito. Los objetivos secundarios implican el análisis de aspectos más matizados del éxito del proyecto, incluidos los procesos de gestión de proyectos, los puntos fuertes del proyecto y las áreas que podrían mejorar. Los objetivos secundarios también abordan la forma en que un proyecto puede contribuir al éxito profesional y a la promoción de quienes participan en él.

Cómo llevar a cabo una revisión del proyecto&

Contar con un plan de procesos puede garantizar una revisión exhaustiva y eficaz del proyecto. Seguir estos pasos puede ayudarle a realizar una revisión de proyectos para su empresa o negocio:

1. Establezca las funciones de los revisores

Establecer funciones y responsabilidades claras para las revisiones antes de que comience el proceso de revisión puede ayudar a garantizar que todos los miembros comprendan sus funciones y que el equipo dé cuenta de todos los resultados antes de comenzar su investigación. La asignación de funciones y responsabilidades a los miembros del equipo permite que todos se mantengan centrados y en el objetivo mientras dan cuenta de todos los aspectos del proceso de revisión.

Relacionado: Guía para el control de calidad

2. Establecer directrices para la retroalimentación

Una línea clara para los comentarios ayuda a facilitar la comunicación entre el equipo de revisión y el equipo del proyecto, lo que permite una colaboración satisfactoria a lo largo del proceso de revisión. Es probable que las partes interesadas en el proyecto quieran participar en el proceso de revisión, por lo que puede disponer de pautas de retroalimentación para sus opiniones también. Con varias personas involucradas en el proceso de revisión, es importante priorizar el tener directrices específicas sobre el número de veces que el proyecto será revisado y ajustado.

3. Decida qué evaluará el equipo de revisión

Antes de iniciar la revisión, el equipo de revisión puede considerar la posibilidad de esbozar sus objetivos y destacar las áreas específicas que desea evaluar. Esto puede ayudar a garantizar que los revisores racionalicen su trabajo y se centren en abordar las necesidades específicas del proyecto. Una vez que el equipo de revisión haya decidido sus objetivos, es importante comunicarlo al director del proyecto para que todos los implicados entiendan el propósito de la revisión del proyecto.

4. Iniciar la revisión

Durante la fase de inicio, el equipo de revisión crea una colección de materiales, a veces denominada paquete de entrada, que informa al equipo del proyecto del proceso de revisión y de la documentación que el equipo de revisión puede exigir al director del proyecto. El jefe de revisión del proyecto puede crear un conjunto de preguntas de revisión y una agenda. El director del proyecto puede reunirse con otros miembros del equipo del proyecto para preparar la revisión y discutir el proceso que se avecina.

5. Investigue

Esta es la fase en la que el equipo de revisión evalúa completamente el proyecto. El equipo de revisión puede comparar los resultados del proyecto con las normas de la empresa. Los miembros del equipo de revisión también pueden realizar entrevistas individuales informales con los miembros del equipo del proyecto, incluidos los jefes de equipo, los coordinadores de pruebas, el planificador del equipo y otros miembros. A partir de estas entrevistas, el analista de garantía de calidad consolida las notas para crear una lista concisa de las conclusiones preliminares del equipo. Dependiendo del tamaño del equipo y de la complejidad del proyecto, el proceso de revisión puede durar entre uno y dos días.

6. Informar al equipo del proyecto

El equipo de revisión recopila los resultados del análisis de los documentos, las entrevistas individuales y el material de investigación adicional e informa de sus conclusiones al equipo del proyecto y a las partes interesadas. Al informar sobre el estado del proyecto, el equipo de revisión puede optar por codificar sus resultados según los colores verde, amarillo y rojo:

  • Verde: Si etiquetan un proyecto como verde, no es necesario realizar ninguna acción, y es probable que informen de un resumen de sus conclusiones.
  • Amarillo : Si un proyecto tiene un código amarillo, el equipo de revisión puede solicitar una reunión de seguimiento o una revisión en el plazo de un mes para continuar con el seguimiento del progreso del proyecto.
  • Rojo: Un proyecto «en riesgo» es aquel que el equipo de revisión califica de código rojo, lo que indica que el equipo del proyecto puede considerar la realización de ajustes y mejoras en el área del proyecto que los revisores examinaron, y el equipo de revisión realizará un seguimiento en el plazo de un mes para supervisar el progreso del proyecto.