Revisión posterior al proyecto: Definición, consejos y ejemplo

La gestión de proyectos es el proceso de planificación, seguimiento y supervisión de un proyecto. Durante el cierre de un proyecto, un gestor de proyectos puede utilizar una revisión posterior al proyecto para evaluar los éxitos del equipo y encontrar áreas de mejora. Aprender más sobre esta herramienta y ver un ejemplo podría ayudarle a revisar sus futuros proyectos para mejorar la eficiencia en su lugar de trabajo. En este artículo, explicamos qué es una revisión posterior a un proyecto, qué contiene y cómo puede preparar su próxima revisión.

Relacionado: PREGUNTAS FRECUENTES: Fundamentos de la gestión de proyectos

¿Qué es una revisión posterior al cierre?

Una revisión posterior al proyecto es una herramienta importante que los gestores de proyectos pueden utilizar al final de un proyecto. Después de organizar y ejecutar un proyecto, los gestores pueden utilizar la revisión para analizar el proceso del equipo y hacer sugerencias para futuros proyectos. En la revisión, los miembros del equipo comparan los resultados previstos con los reales. Pueden utilizar esta información para crear los siguientes pasos y perfeccionar su estrategia empresarial.

Una revisión posterior al proyecto puede ayudar a los gestores de proyectos de las siguientes maneras:

  • Determine los procesos más eficaces: Los gestores de proyectos pueden utilizar el proceso de evaluación para reflexionar sobre las mejores estrategias y procesos. Al analizar lo que ha funcionado bien, pueden encontrar métodos eficaces para futuros proyectos.
  • Encuentre áreas de mejora: Al analizar las áreas y los pasos difíciles, un gestor de proyectos puede identificar áreas de mejora. Pueden utilizar estos conocimientos para hacer recomendaciones a otros miembros del equipo y a otros proyectos.
  • Identifique los puntos fuertes y los logros individuales: Los equipos pueden utilizar una revisión posterior al proyecto para documentar sus éxitos y logros. Esto puede ayudar a un director de proyecto a identificar los puntos fuertes y celebrar a los miembros de su equipo.

Relacionado: 5 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos

Consejos para preparar una revisión posterior al proyecto

A la hora de preparar una revisión posterior al proyecto, considera seguir estos consejos:

Elija un facilitador

Al preparar una revisión posterior al proyecto, considere quién quiere que reúna los documentos y dirija la evaluación. Si usted es el gestor del proyecto, puede realizar esta tarea, o bien puede elegir a un facilitador externo al proyecto. Un facilitador externo puede aportar una opinión objetiva. Este facilitador suele ser alguien de su empresa que no ha trabajado en este proyecto concreto. Por ejemplo, un director de proyecto puede crear una revisión posterior para otro equipo.

Crear un entorno de confianza y transparencia

Al preparar una revisión posterior al proyecto, es importante reunir información honesta y precisa de los miembros del equipo. Considere la posibilidad de explicar el proceso de revisión a los miembros de su equipo antes de la evaluación. Puede explicar cómo su equipo utilizará los resultados para mejorar los proyectos futuros. Al explicar la importancia de esta revisión, puede recibir una retroalimentación más completa y honesta.

Considere la posibilidad de dirigir una reunión posterior al proyecto

El cierre del proyecto suele incluir el documento de revisión posterior al proyecto y una reunión. Una reunión puede servir para que los miembros del equipo discutan el proyecto y compartan sus comentarios personales. Se pueden incorporar las ideas de la reunión en la revisión final.

Elementos de una revisión posterior al proyecto

Puede personalizar los elementos de su evaluación para satisfacer las necesidades de su empresa y su proyecto. Normalmente, la evaluación de un proyecto contiene la siguiente información:

Nombre del proyecto y resumen

Al principio de tu reseña, puedes incluir el nombre del proyecto y un resumen, normalmente de uno a tres párrafos. En el resumen, puedes describir los objetivos y el propósito iniciales del proyecto. Esta sección ayuda a los miembros externos del equipo, como los colegas de otro equipo o proyecto, a entender los antecedentes y el objetivo general de su proyecto.

Miembros del equipo

En la siguiente sección, puede enumerar el nombre, el cargo y la información de contacto de todos los miembros del equipo. Esta sección puede ayudarle a encontrar fácilmente a los miembros del equipo en caso de que tenga más preguntas o quiera celebrar un éxito específico. Por ejemplo, si quieres más comentarios sobre una determinada estrategia, puedes utilizar la revisión posterior al proyecto para ponerte en contacto con los profesionales que realizaron esa tarea.

Esta sección también puede ayudarle a completar futuros proyectos. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto de marketing y necesitas un diseñador gráfico fuerte, podrías leer las revisiones anteriores posteriores al proyecto para ver quién ha completado las tareas de diseño con éxito en tu organización. Podrías pedirle a esta persona que te ayude con tu proyecto o responder a preguntas específicas sobre cómo completó la tarea.

Resultados esperados frente a resultados reales

En esta sección, puedes enumerar los resultados u objetivos previstos para el proyecto y compararlos con los objetivos reales. A continuación, puedes escribir un breve resumen en el que se detalle la comparación. Por ejemplo, si tu equipo planeó vender 100 unidades, éste era el objetivo planeado. Si durante el proyecto se vendieron 110 unidades, ese es el resultado real. Para el resumen, puedes decir que el equipo completó o superó el objetivo planificado.

Relacionado: Todo lo que debe saber sobre los objetivos de la gestión de proyectos

Notas de transición

La sección de transición describe cómo el proyecto pasó a la siguiente fase. En algunos sectores, los proyectos pasan a diferentes equipos y gestores de proyectos. Por ejemplo, en una empresa de producción, el proyecto puede comenzar con el equipo de investigación y diseño. Luego puede pasar a un equipo de fabricación antes de pasar a un equipo de marketing o distribución.

En esta sección, puede describir brevemente el proceso general de transición. Si la transición fue un éxito, describa los pasos que dio para que el proceso fuera más eficaz. Si su equipo experimentó algún problema, explique qué ocurrió y cómo piensa corregirlo para futuros proyectos. Esto puede ayudarle a crear una transición más eficiente la próxima vez.

Gastos del proyecto

En esta sección puede comparar los gastos presupuestados con los costes reales del proyecto. Al inicio de un proyecto, los directores suelen detallar los costes previstos de las distintas tareas del proyecto. Puede incluir esta información e introducir los costes reales. También puede dejar un apartado para cualquier comentario.

Hitos y calendario del proyecto

Los jefes de proyecto pueden dividir los proyectos en diferentes hitos para ayudarles a seguir el progreso. En su revisión, puede enumerar cada hito previsto y la fecha de finalización proyectada. Luego puedes añadir la fecha real de finalización. También puede incluir cualquier comentario o nota relevante. Esto puede ayudarles a usted y a sus colegas a planificar futuros proyectos y plazos.

Relacionado: Hitos en la gestión de proyectos: Definición y tipos

Recomendaciones

Esta importante sección describe las recomendaciones de tu equipo para la empresa y los proyectos futuros. Para redactar esta sección, considere lo que ha ido bien y cómo podría recrearlo para futuras tareas. Asimismo, considera si hay algún aspecto que te gustaría cambiar para futuros proyectos. Puedes enumerar brevemente estas recomendaciones y numerarlas para facilitar su lectura.

Ejemplo de revisión posterior al proyecto

Puedes utilizar este ejemplo de revisión como guía para tu próximo ciclo de proyectos:

Nombre y resumen del proyecto

*Nombre del proyecto: Soluciones rápidas: Proyecto Microondas 2.0*

Resumen
Speed Solutions ha completado recientemente el Proyecto Microondas 2.0. El objetivo de este proyecto era diseñar un nuevo aparato de microondas para añadirlo a nuestra línea de aparatos existente. Queríamos que el nuevo diseño fuera un 20% más eficiente energéticamente y un 10% más rápido a la hora de calentar los alimentos.

Con este nuevo producto, esperamos aumentar nuestra base de clientes y también animar a los clientes actuales a actualizar su aparato actual.

Miembros del equipo

Los siguientes miembros del equipo trabajaron en el Proyecto Microondas 2.0:

  • Lora Howell | Gerente de proyectos | Lora.howell@email.com
  • Shaun George | Director de diseño | shaun.george@email.com
  • Colin Reynolds | Ingeniero de diseño| colin.reynolds@email.com
  • Justina Brewer | Asistente de diseño | justina.brewer@email.com
  • Lawrence Howard| Investigador asociado | lawrence.howard@email.com
  • Viola Hale | Ingeniero de materiales | viola.hale@email.com
  • Bethany Craigston| Técnico de producción| bethany.craigston@email.com

Resultados esperados frente a resultados reales

En esta sección se detallan los objetivos previstos y reales según el plan del proyecto:

Objetivo 1

  • *Plan: Investiga métodos de eficiencia energética para aumentar la eficiencia energética en un 10%*.
  • *Resultado: Investiga 6 métodos diferentes y encuentra uno que aumenta la eficiencia energética en un 12%*.
  • *Resumen: El equipo ha superado el objetivo original.*

Objetivo 2

  • *Plan: Cree dos prototipos exitosos para probarlos con los usuarios.*
  • *Resultado: Creación de dos prototipos de trabajo*.
  • *Resumen: El equipo ha cumplido este objetivo*.

Objetivo 3

  • *Plan: Realice tres pruebas de prototipos con los consumidores*.
  • *Resultado: Realizó cinco pruebas de prototipos, refinando el diseño después de la tercera prueba*.
  • *Resumen: El equipo cumplió este objetivo*.

En general, el equipo cumplió sus tres objetivos prioritarios, lo que hizo que el proyecto fuera un éxito.

Notas de transición

El equipo ha diseñado con éxito un aparato eficiente y ha trasladado el proyecto a los equipos de producción y marketing para su fabricación y publicidad. Para ayudar en el proceso, creamos reuniones semanales con los otros equipos para ponerles al día de los progresos actuales. Esto les ayudó a conocer el diseño del producto y los cambios importantes en el modelo.

Gastos

*Tarea: Investigación y desarrollo
Coste presupuestado: 10.000 dólares
Coste real: 8.000 dólares*.

*Tarea: Construcción del prototipo inicial
Coste presupuestado: 15.000 dólares
Coste real: 14.000 dólares*.

*Tarea: Prueba inicial de usuarios
Coste presupuestado: 12.000 dólares
Coste real: 13.000 dólares*.

*Tarea: Diseñar mejoras y pruebas adicionales
Coste presupuestado: 5.000 dólares
Coste real: 6.000 dólares*.

Coste total presupuestado: 42.000 dólares
Coste total real: 41.000 dólares

*Comentarios: En general, el equipo completó el proyecto manteniéndose 1.000 dólares por debajo del presupuesto. Las fases de prueba y de perfeccionamiento del diseño superaron ligeramente el presupuesto. Para futuros proyectos, puede ser útil presupuestar más fondos para estas etapas a fin de garantizar la eficacia de los diseños*.

Hitos y calendario del proyecto

*Tarea: Investigación y desarrollo
Programa inicial: 5 de marzo de 2021
Fecha real de finalización: 1 de marzo de 2021*.

*Tarea: Construcción de un prototipo inicial
Calendario inicial: 10 de abril de 2021
Fecha real de finalización: 4 de abril de 2021*.

*Tarea: Prueba inicial del usuario
Horario inicial: 30 de abril de 2021
Fecha real de finalización: 28 de abril de 2021*.

*Tarea: Diseñar mejoras y pruebas adicionales
Calendario inicial: 10 de mayo de 2021
Fecha real de finalización: 15 de mayo de 2021*

*Tarea: Cierre y evaluación del proyecto
Horario inicial: 15 de junio de 2021
Fecha real de finalización: En curso*

*Comentarios: El equipo está completando las tareas de cierre del proyecto y las reuniones de evaluación en este momento. El proyecto está siguiendo actualmente el calendario previsto.*

Recomendaciones

Estas son nuestras recomendaciones basadas en este proyecto:

Recomendación 1
Considerar la posibilidad de realizar pruebas de prototipos en una fase temprana y dejar más tiempo para revisar y perfeccionar el diseño en función de los resultados de las pruebas.

Recomendación 2
Siga reuniéndose semanalmente con otros equipos de diseño, como los de producción y fabricación, a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto ayuda a garantizar que el proyecto pase a nuevos equipos de forma eficiente.

Recomendación 3
Ajustar los presupuestos futuros para planificar pruebas de usuario adicionales después de mejorar el diseño y el prototipo.

Te recomendamos

¿Qué son los datos de panel? Ejemplos, usos y ventajas

Investigación y desarrollo: Qué es y cuándo utilizarlo

E-marketing vs. Marketing Digital: ¿Cuál es la diferencia?

8 Pasos Para Pedir Una Cita De Ventas

Cómo calcular el coste total medio

P&R: ¿Qué son los ingresos no ganados? (Con ejemplos)