Solicitudes de propuestas (RFP): Qué es, quién la crea y cómo funciona

Cuando se trabaja en proyectos de gran envergadura, las empresas suelen solicitar la ayuda de otras compañías. Esto puede deberse a la falta de recursos internos, como el personal o los materiales, a las limitaciones de tiempo o a la necesidad de recurrir a expertos ajenos a su actividad habitual. Un enfoque estándar que puede adoptar una empresa para encontrar los socios adecuados para un proyecto con un calendario, un presupuesto y unos objetivos específicos es emitir una solicitud de propuestas. En este artículo definimos qué es una solicitud de propuestas, introducimos algunos términos relacionados y analizamos cómo funcionan las solicitudes de propuestas.

¿Qué es una RFP?

Una RFP (solicitud de propuestas) es un documento que una empresa crea para anunciar y describir un proyecto y pedir ofertas a los proveedores para trabajar en él.

¿Por qué las empresas emiten RFP?

Las empresas utilizan las RFP para que los proveedores que compiten entre sí proporcionen la misma información para su comparación. Cuando los proveedores responden a una RFP con una propuesta, presentan su oferta, indicando el precio por el que están dispuestos a trabajar. También describen cómo piensan realizar el proyecto y dan ejemplos de proyectos similares en los que han trabajado.

Relacionado: Guía para el aprovisionamiento: Qué es, cómo funciona y pasos a seguir

¿Quién crea una solicitud de propuesta?

Quién crea una RFP varía de una empresa a otra. Algunas empresas tienen un gerente de RFP cuyo trabajo es supervisar todo el proceso de RFP. Otras empresas tienen ejecutivos que gestionan las RFP trabajando con los jefes de departamento. Muchas veces, los directores de departamento emiten las RFP relacionadas con los proyectos de sus departamentos. Algunas empresas nombran comités formados por miembros de los equipos de finanzas, ventas, asuntos legales, productos y marketing para que se encarguen de las tareas relacionadas con las RFP.

Relacionado: Cómo redactar una propuesta de negocio

¿Qué incluye una solicitud de oferta?

Una RFP debe incluir declaraciones claras sobre:

  • La empresa: Historia de la empresa que emite la solicitud de empleo, incluyendo su misión, estructura y colocación en el mercado
  • Proyecto: Por qué la empresa ha creado el proyecto y qué debe conseguir el resultado
  • Requisitos: Una lista de herramientas, materiales, sistemas, productos o cualquier otra cosa que la empresa requiera utilizar en el proyecto
  • Presupuesto: Un presupuesto detallado del proyecto, que proporciona transparencia a los costes previstos
  • Calendario: Un cronograma detallado del proyecto, que incluya sus principales hitos, los puntos de control de la revisión y todas las fechas
  • Preguntas: Una lista exhaustiva de preguntas que la empresa quiere que los vendedores respondan en sus propuestas
  • Directrices: La fecha límite en la que la empresa debe recibir las propuestas para ser consideradas, la información de contacto del proveedor y las instrucciones específicas para las presentaciones en respuesta a la RFP, como los formatos de los documentos y otras especificaciones técnicas

¿Qué debe hacer una RFP?

Una RFP debería:

  • Informar a los posibles proveedores de que una empresa está buscando trabajo para un proyecto y atraerlos para que presenten una propuesta
  • Haga saber a los posibles proveedores que el proceso de selección será competitivo
  • Se presta a una amplia distribución, por lo que obtendrá muchas respuestas
  • Demostrar el compromiso de la empresa de realizar una selección imparcial basada únicamente en las propuestas que lleguen en respuesta a la solicitud de propuestas
  • Sea lo suficientemente específico como para llevar a cabo una cotización precisa y proyecciones detalladas
  • Sea lo suficientemente general como para no desalentar la creatividad de los vendedores' respuestas
  • Asegúrate de que las respuestas de los proveedores abordan todos los puntos de interés sobre el proyecto

    Relacionado: Cómo redactar una solicitud de propuestas que obtenga respuesta

¿Qué es un RFI?

Un RFI es una solicitud de información. Las RFIs ayudan a una empresa a identificar un grupo de proveedores solicitantes que están en buena posición para responder a una RFP. Las solicitudes de información plantean preguntas para recabar información sobre el historial de los proveedores, los productos y servicios que pueden ofrecer y una idea general de si los proveedores pueden ser buenos candidatos para recibir una futura solicitud de información. Una solicitud de información no es una invitación a presentar una oferta para un proyecto. Las solicitudes de información no son vinculantes y pueden dar lugar o no a una solicitud de propuestas.

¿Qué es una petición de oferta?

Una empresa utiliza una RFQ, o solicitud de presupuesto, cuando ya ha desarrollado un proyecto y sabe exactamente qué ayuda necesita de un proveedor. Las empresas emiten peticiones de oferta cuando el precio es el factor principal o el único factor que se busca entre los proveedores. Algunas empresas utilizan las peticiones de oferta antes de emitir las solicitudes de propuestas para hacerse una idea del rango de costes asociado a un proyecto. Las peticiones de oferta también se conocen como invitaciones a licitar o IFB.

¿Qué es PQQ?

Un PQQ es un cuestionario de precalificación que sirve para preseleccionar a los posibles proveedores. Las empresas suelen emitir los PQQ antes de publicar las RFP completas para ayudar a acortar el proceso de revisión. Un PQQ puede ayudar a eliminar a los proveedores que no satisfacen las necesidades expresadas en una RFP completa.

¿Qué es un RFT?

Si una empresa quiere aceptar ofertas para trabajos o bienes o servicios que tengan un coste inferior al de los trabajos de un proyecto importante, puede emitir una solicitud de oferta, también conocida como RFT. La RFT es más ágil que una RFP, ya que sólo pide a los proveedores que presenten sus ofertas—el coste al que pueden proporcionar el trabajo, bien o servicio solicitado.

¿Qué es un RFS?

Una solicitud de solución — también llamada RFS o solicitud de propuesta de solución — es un documento que una empresa crea cuando necesita una solución a un problema técnico u organizativo. Las RFS son como una RFP más generalizada. La RFS sólo pide propuestas de respuesta a situaciones, no los detalles esbozados de esas soluciones. Una empresa puede optar por utilizar una RFS como primer paso en el proceso de adquisición. Cuando la empresa decida qué solución propuesta va a seguir, puede emitir entonces una RFP completa para estudiar cómo alcanzar esa solución de la forma más adecuada y económica.

¿Qué es un RFA?

Un AFR es una solicitud de asociación. Un AFR también puede denominarse solicitud de colaboración, solicitud de asociación o solicitud de alianza. Los ARF son documentos comerciales que solicitan la asociación o colaboración entre dos empresas o entre una empresa y un individuo. Una RFA se centra en el beneficio potencial que tiene una asociación o colaboración para las partes que la acuerdan. Un ejemplo de asociación resultante de un AFR es cuando una parte acuerda suministrar materiales y personal y la otra aporta financiación y estrategia.

Te recomendamos

Cómo escribir una conclusión para un trabajo de investigación

10 maneras de encontrar una propuesta de valor única

7 consejos para organizar su oficina en casa

5 Ejemplos de integración vertical (con consejos)

Cómo obtener la certificación de intérprete

Mejorar las competencias y volver a estudiar: Cuándo, cómo y por qué debería hacerlo