RFP vs. RFI: Diferencias y por qué las empresas las utilizan

Para elaborar un presupuesto preciso para un proyecto de construcción de gran envergadura, se puede considerar la posibilidad de solicitar información o una propuesta sobre los servicios o productos de un proveedor. Los directores de obra, las empresas privadas y los organismos públicos utilizan las solicitudes de información y las solicitudes de propuesta durante el proceso de elaboración del presupuesto para obtener una visión general de los costes de construcción y conocer información sobre los materiales. Entender la diferencia entre las solicitudes de información y las solicitudes de propuesta puede ayudar a una empresa a elegir el documento adecuado para cada proyecto.

En este artículo, comparamos las RFP con las RFI, mostramos en qué se diferencian y exploramos cuándo utilizar cada tipo de solicitud.

¿Qué es una RFP?

Una solicitud de propuesta, o RFP, es un documento formal que una empresa envía a varios proveedores antes de iniciar un proyecto de construcción. En este documento, la empresa suele pedir información sobre precios, materiales y detalles sobre el proveedor y el servicio que presta. Las RFP suelen contener:

  • Condiciones de precio: Las empresas suelen pedir las condiciones de precio del proveedor antes de realizar una compra para asegurarse de que entienden todos los costes asociados a un servicio concreto. Los proveedores suelen ofrecer presupuestos en función del volumen del pedido de la empresa, los materiales que solicita y la duración del proyecto.

  • Información de la cartera: Las empresas suelen pedir una cartera o un resumen de los trabajos anteriores de un proveedor para determinar si sus servicios se ajustan a las necesidades del proyecto. Esto puede ayudar a la empresa a evaluar la experiencia del proveedor con otros clientes y a revisar su trabajo realizado. Esto garantiza que la empresa utilice un proveedor con una excelente reputación y que proporcione productos de calidad.

  • Alcance del trabajo: La empresa o agencia proporciona al proveedor un alcance exacto del trabajo que va a realizar. Esto ayuda al proveedor a elaborar un presupuesto de materiales para que pueda presentar la propuesta más precisa posible.

  • Información de respuesta: Las empresas proporcionan información detallada a cada proveedor sobre cómo puede responder a la propuesta. Esta información puede incluir datos de contacto, una solicitud, una dirección de retorno o una dirección de correo electrónico.

Relacionado: Preguntas y respuestas: ¿Qué es una RFP?

¿Qué es un RFI?

Una solicitud de información, o RFI, es un documento que una empresa puede presentar para conocer un sector o encontrar soluciones a un problema que tiene. Por ejemplo, si una empresa está interesada en mejorar su comunicación con los clientes de larga distancia, puede enviar una solicitud de información a un servicio de conferencias telefónicas para saber más sobre la comunicación y las conferencias en la nube.

Un RFI suele ser un documento informal que solicita información general sobre un proveedor, sus productos y servicios y su historial de servicio. Los gestores de proyectos envían las RFI antes que las RFP para conocer las opciones disponibles. Las RFI suelen contener:

  • Preguntas abiertas: El propósito de una solicitud de información es recopilar información general, por lo que las empresas o agencias que envían solicitudes de información suelen utilizarlas para hacer preguntas abiertas de alto nivel. Esto puede ayudarles a determinar qué proveedor satisface mejor sus necesidades. Las preguntas abiertas suelen suscitar una respuesta detallada en lugar de un sí o un no.

  • Investiga sobre el problema o proyecto: Los gestores suelen incluir sus propias investigaciones en las solicitudes de información para que los proveedores las confirmen o corrijan. Esto puede ayudar a los gestores a conocer con exactitud el proyecto en el que participan. También puede permitir que el proveedor actúe como revisor de la información.

  • Información sobre precios: En una solicitud de información también se pide información sobre los precios para determinar qué opción es la más viable desde el punto de vista financiero para el director del proyecto. A continuación, los proveedores proporcionan información sobre los precios de los materiales, los procesos de producción, la entrega de materiales y los descuentos por volumen.

  • Solicitud de seguimiento: Un RFI suele ser el primer paso en el proceso de licitación entre una empresa y un proveedor. Los RFI pueden contener una solicitud de seguimiento en un plazo determinado para determinar si el proveedor satisface las necesidades de la empresa.

Relacionado: RFI en la construcción: Definición y tipos

RFP vs. RFI

Aunque las RFP y las RFI tienen propósitos similares durante el proceso de licitación, también existen diferencias clave entre ellas. Estas son las diferencias entre las RFI y las RFP:

Licitación

Las empresas utilizan las RFP para iniciar el proceso de licitación. En cambio, utilizan una RFI como un documento hipotético que ni la empresa ni el proveedor consideran una invitación a licitar. Una RFP invita a los proveedores a licitar en el proyecto proporcionando información importante sobre el precio y el alcance, mientras que una RFI pide información general sobre el proveedor. Una RFI inicia el proceso de recopilación de información, mientras que una empresa utiliza una RFP para ayudarle a decidir entre los proveedores antes de que comience el proyecto.

Especificidad

Las solicitudes de información suelen contener preguntas generales que ayudan a la empresa a desarrollar un conocimiento general de cada proveedor. Esto puede incluir información sobre precios, información sobre la cartera de productos y una descripción del trabajo que la empresa está planeando. Las RFP son más específicas porque forman parte del proceso de licitación y proporcionan preguntas abiertas de alto nivel para que los proveedores respondan. Estas preguntas ayudan a una empresa o agencia a seleccionar una oferta que se ajuste a las necesidades del proyecto y a sus requisitos presupuestarios.

Proyectos a gran escala y a pequeña escala

Aunque las empresas utilizan a veces las RFI y las RFP tanto para los proyectos grandes como para los pequeños, suelen seleccionar las RFP para los proyectos grandes. Una RFP aclara la oferta y las capacidades del proveedor con mayor detalle, lo que puede ayudar a una empresa a prepararse para grandes proyectos. Los proyectos grandes también pueden tener presupuestos más amplios y requieren una planificación de los costes a corto y largo plazo.

Relacionado: Diferencias clave entre la planificación a corto y largo plazo

Experiencia

Las PQI pueden ayudar a un director de proyecto que es nuevo en el sector a conocer información clave que le ayude a encontrar al proveedor adecuado. Por ejemplo, si una empresa es nueva en el uso de un sistema de punto de venta, puede enviar una solicitud de información a varios proveedores de alto nivel para conocer el sector, descubrir qué puede hacer un sistema de punto de venta y averiguar qué ofrecen las empresas de punto de venta. En comparación, una empresa puede enviar una RFP es cuando un director de proyecto entiende la industria, ha identificado un problema y está buscando una solución.

Relacionado: ¿Qué es un proveedor?

Lenguaje y formato

Las empresas suelen redactar las RFI utilizando un lenguaje desenfadado y un formato informal. En comparación, las RFP son documentos formales que las empresas utilizan para solicitar ofertas a los proveedores. Los proveedores también responden con una oferta oficial para el proyecto. Muchos gestores de proyectos utilizan una plantilla de RFP para maximizar la profesionalidad del documento.

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