¿Qué es un RFQ? (con ejemplo)

Para ampliar las operaciones o crear un proceso de cumplimiento más eficiente, muchas empresas se asocian con proveedores y vendedores. Pueden recurrir a proveedores para cualquier cosa, como material de oficina, opciones de aperitivos en máquinas expendedoras para los empleados, servicios de conserjería o trabajos de marketing en buscadores de una agencia especializada. Como ocurre con muchas de las compras de la empresa, los ejecutivos, gerentes y otros líderes pueden pedir un presupuesto a sus posibles proveedores para poder comparar precios y asegurarse de que pueden presupuestar el producto o servicio.

En este artículo, definimos una petición de oferta, explicamos cómo redactar una y proporcionamos un ejemplo que puede utilizar al crear su propia petición de oferta.

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¿Qué es un RFQ?

Una petición de oferta es una solicitud formal de presupuesto a un posible vendedor o proveedor. Una organización puede necesitar un producto o servicio concreto para mejorar las operaciones de la empresa, pero en lugar de seleccionar un proveedor sin conocer el coste, los directores de departamento y los empleados designados, como los responsables de cumplimiento o los especialistas en contabilidad, piden peticiones de oferta a distintos proveedores para evaluar cuál seleccionar. Los vendedores y proveedores suelen agradecer la oportunidad de pujar por un trabajo y ofrecer presupuestos basados en las necesidades de la empresa, y luego realizar el servicio o suministrar el producto si se selecciona.

Una petición de oferta se utiliza habitualmente cuando una empresa sabe exactamente qué productos necesita, en qué cantidad y cuando el producto o servicio es algo que la empresa requiere de forma continuada. A su vez, los proveedores y vendedores envían cotizaciones de precios como interés en asegurar el trabajo. Aunque los proveedores pueden optar por enviar información de precios no solicitada a las empresas con las que les gustaría trabajar como parte de una campaña de divulgación, una petición de oferta formal es para proveedores específicos con los que una empresa ve el potencial de asociarse.

Las peticiones de oferta suelen incluir información como el nombre del producto o artículo, los servicios necesarios, la cantidad de productos, el calendario de servicios, la frecuencia con la que la empresa necesita reponer el producto, las condiciones de pago, los factores importantes que la empresa tiene en cuenta antes de seleccionar a un proveedor y un plazo de presentación, entre otros detalles. Sin embargo, cualquier presupuesto que una empresa reciba como respuesta de un proveedor no es vinculante hasta que la empresa solicitante presente una orden de compra al proveedor con el que decida trabajar y éste acepte firmando el contrato.

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Beneficios de una petición de oferta

Explore estas ventajas de las peticiones de oferta para determinar si es la opción adecuada para su empresa:

  • Facilidad de comparación: Las peticiones de oferta suelen ser bastante uniformes si usted' está pidiendo ofertas a empresas similares para el mismo producto o servicio. Esto hace que sea fácil y rápido comparar las respuestas que recibe y seleccionar un proveedor que se ajuste a sus necesidades.
  • Seguridad: Una petición de oferta también proporciona un cierto nivel de seguridad porque la empresa solicitante sólo pide ofertas a los vendedores, proveedores y contratistas con los que la dirección ya ha establecido que quiere hacer negocios, o que son proveedores actuales de otra cosa. La empresa solicitante no debería tener que filtrar las respuestas a las peticiones de oferta no solicitadas, ya que este proceso no procede de un anuncio público.
  • Menos tiempo antes de la adquisición de ofertas: Una petición de oferta acelera el proceso de adquisición, lo que significa que tendrá que esperar menos tiempo para poder recibir los productos o servicios que su empresa necesita. El envío de una petición de oferta a los proveedores y la recepción de los detalles de su oferta puede ser un proceso fluido que hace que la relación profesional comience antes que otros métodos de licitación.

Aunque el uso de una petición de oferta tiene grandes ventajas, hay que tener en cuenta algunos contras, como la posibilidad de que una empresa se pierda la oportunidad de conocer a otro proveedor del sector que pueda ofrecer precios más bajos o un mejor servicio. Dado que una empresa suele presentar las peticiones de oferta a proveedores de confianza, puede eliminar automáticamente a otros competidores, incluidos proveedores de alta calidad que podrían satisfacer mejor las necesidades de la organización.

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Cómo completar una petición de oferta

Siga estos pasos para redactar una petición de oferta que presentará a sus proveedores de confianza:

1. Identifique sus necesidades

Al tener una idea firme de lo que necesita de un proveedor, podrá seleccionar mejor a los vendedores que ofrecen estos productos o servicios y podrá explicarles lo que busca. Si usted es un director de departamento que está creando una petición de oferta, considere la posibilidad de pedir a su equipo que le dé su opinión primero para obtener otras perspectivas. Durante este paso, complete una lista de proveedores a los que quiere dar una petición de oferta.

2. Presentar su negocio

Puede que algunos de los proveedores a los que solicite una petición de oferta sean aquellos con los que ya ha trabajado anteriormente, pero especialmente en el caso de aquellos con los que no tiene una relación laboral, presente la empresa explicando más sobre lo que ofrece, cómo trabaja, cuál es la estructura de su equipo y cualquier otra información pertinente que el proveedor pueda necesitar. En su presentación, describa el problema que tiene y la ayuda que espera recibir de su empresa.

3. Describa el producto o servicio que necesita

Con su petición de oferta, proporcione detalles de los productos o servicios que necesita de un proveedor. También puede incluir cosas como la cantidad de un artículo que necesita, los servicios específicos que su empresa demanda para sus operaciones y la frecuencia con la que necesitará una reposición del producto u otra visita de servicio. Esto ayudará a la empresa proveedora a determinar si se trata de una necesidad que puede satisfacer y podrá ofrecer un presupuesto preciso para su solicitud exacta.

4. Establecer un plazo de respuesta

Es importante que los proveedores con los que se ponga en contacto tengan un plazo que puedan cumplir para responder con sus precios a tiempo. Esto también le ayuda a mantener el ritmo de adquisición de los productos y servicios que necesita para un funcionamiento eficaz de su empresa y evitar que tenga que esperar demasiado tiempo para contratar a un proveedor para sus necesidades. Además, también puede optar por eliminar a los proveedores que no responden a tiempo para poder centrarse en los que sí lo hacen.

5. Explicar su proceso de toma de decisiones

Es importante que los proveedores sepan en qué se basa usted para tomar una decisión, de modo que puedan proporcionarle la información necesaria que le ayude a tomarla. Considere la posibilidad de explicar quién está involucrado en la decisión, cuándo va a decidir, qué busca de los proveedores y los criterios que utiliza para la evaluación.

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Ejemplo de solicitud de presupuesto

Revise este ejemplo de petición de oferta para que le sirva de inspiración a la hora de redactar la suya:

"Smith & Co. Agencia de marketing
123 Main Street, Dallas, Texas, 23775

*Descripción de la empresa: Somos una agencia de marketing de servicio completo especializada en salud y bienestar. Incorporamos a los clientes, discutimos su estrategia de contenidos, asignamos un* estratega a su cuenta, desarrollar contenidos, crear anuncios y mucho más.

*Necesidades del producto: Incorporamos un mínimo de tres nuevos clientes al mes, por lo que necesitamos un suministro continuo de carteras de calidad que podamos reunir para la incorporación. Estos portafolios incluirán hojas laminadas, bolsillos y un frente con el logotipo de nuestra agencia.

*Cantidad y calendario: Tres nuevas carteras personalizadas al mes*.

*Condiciones de pago: Smith & Co. La agencia de marketing pagará una factura a la empresa proveedora cada trimestre*.

*Línea de tiempo: Por favor, responda con su oferta antes del 20 de marzo a las 9 de la mañana para su consideración.*

*Detalles de la evaluación: El vicepresidente de marketing, el director de marketing y el responsable de cumplimiento revisarán las respuestas que Smith & Co. Marketing Agency recibe de los proveedores y hará una selección antes del 27 de marzo a las 9 de la mañana. Buscaremos un proveedor que pueda suministrar un producto de alta calidad siguiendo nuestro calendario y especificaciones y que al mismo tiempo permita a nuestra agencia mantenerse dentro del presupuesto.

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