Riesgo vs. Problema: ¿Cuál es la diferencia?

La gestión de proyectos es el proceso de utilizar las habilidades, los conocimientos y la planificación para completar los proyectos. Los gestores de proyectos planifican para minimizar los riesgos y resolver los retos a medida que se producen. Aprender sobre el riesgo y los problemas en los negocios podría ayudarte en tu carrera de gestión de proyectos o de negocios. En este artículo, explicamos qué es un riesgo, qué es un problema y cómo se comparan ambos en áreas clave para ayudarle a planificar su próxima estrategia de proyecto.

PREGUNTAS FRECUENTES: Fundamentos de la gestión de proyectos

¿Qué es un riesgo?

En los negocios, un riesgo es un evento que puede ocurrir y que podría afectar a un proyecto. Un riesgo puede ser un beneficio o un reto. Por ejemplo, un riesgo positivo podría ser una nueva tecnología. Si aparece una nueva tecnología durante el proyecto, esto podría beneficiar al proyecto en general. Otro ejemplo de riesgo es que alguien del equipo del proyecto se marche durante la producción. Esto afectaría a todo el proyecto. Al analizar los riesgos, los gestores de proyectos pueden ayudar a crear planes y estrategias para los posibles resultados.

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¿Qué es un problema?

Un problema en la empresa es un acontecimiento desafiante que ya ha ocurrido o que está ocurriendo actualmente. Incluso con una planificación cuidadosa, pueden surgir problemas, y los gestores de proyectos pueden utilizar las habilidades de resolución de problemas para crear soluciones positivas. Un ejemplo de problema es cuando un miembro del equipo tiene que marcharse repentinamente. Se trata de un acontecimiento imprevisible que afecta al proyecto. Un gestor de proyectos puede recurrir a la colaboración o a la delegación para resolver este reto.

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Diferencias entre riesgos y problemas

Tanto la gestión de riesgos como la de problemas son partes importantes de la gestión y planificación de proyectos. Es importante entender la diferencia para poder planificar y perfeccionar su estrategia empresarial de forma eficaz. He aquí algunas de las principales diferencias entre estos dos conceptos:

Tiempo

Una de las principales diferencias entre un riesgo y un problema es el plazo y el enfoque. Un riesgo es algo que puede ocurrir en el futuro. Es una incertidumbre para la que los gestores de proyectos pueden crear planes y estrategias. Un problema es algo que ha ocurrido o está ocurriendo actualmente. Es algo que el gestor del proyecto puede tratar de resolver en el presente.

Impacto

Otro aspecto en el que difieren estos dos conceptos es en su impacto potencial. Un riesgo es algo que puede ser una oportunidad o un reto, dependiendo del proyecto y del riesgo. Un problema es algo que desafía al proyecto actual. Los gestores de proyectos lo consideran un obstáculo al que pueden hacer frente. La solución puede ser un beneficio positivo.

Enfoque

A la hora de gestionar riesgos y problemas, los gestores de proyectos pueden adoptar distintos enfoques. En el caso de los riesgos, un gestor puede adoptar uno de los siguientes enfoques:

  • 1. Evasión: Cuando sea posible, los gestores de proyectos pueden planificar para evitar los riesgos por completo.
  • Aceptación : También llamada retención de riesgos, la aceptación de riesgos se produce cuando un equipo de proyecto decide mantener un riesgo menor. Cuando analizan el riesgo, determinan que el coste es tan pequeño que es más rentable mantenerlo.
  • Reducción: La reducción de riesgos, también llamada mitigación de riesgos, se produce cuando una empresa determina que es probable que se produzca un riesgo. Crean una estrategia para cambiar el impacto del riesgo.
  • Compartir: Compartir el riesgo implica dividir el riesgo entre diferentes grupos de personas. Por ejemplo, los planes de seguros implican un cierto reparto del riesgo. Una empresa puede pagar una franquicia o una cuota, y el proveedor de seguros asume parte del riesgo.
  • Traslado: La transferencia de riesgos implica trasladar el riesgo de un grupo a otro. Por ejemplo, una empresa puede utilizar una póliza de seguro para transferir el riesgo al proveedor en caso de que se produzca un evento determinado.

Las estrategias de gestión de problemas pueden variar en función del problema, la empresa y el proyecto. Algunos enfoques comunes pueden incluir:

  • Planificación: Cuando se enfrentan a un problema, los gestores de proyectos pueden revisar y perfeccionar sus planes de negocio. También pueden crear un plan alternativo que detalle una solución.
  • Establecer prioridades: Los directores de proyecto pueden priorizar los componentes de un problema para crear un plan a corto y largo plazo. Por ejemplo, si se produce un problema tecnológico durante el desarrollo, el director del proyecto puede dar prioridad a solucionar el problema en primer lugar, para que la producción pueda continuar. A continuación, puede revisar su proceso para evitar el problema en el futuro.
  • Comunicación: La colaboración y la comunicación son herramientas importantes en la gestión de problemas. Un director de proyecto puede delegar nuevas tareas y comunicar las expectativas a un equipo de producción.

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Documentación

Al gestionar los riesgos y los problemas, los gestores de proyectos documentan los detalles en diferentes lugares. Un gestor de proyectos puede utilizar un registro de riesgos o una bitácora para hacer un seguimiento de los datos de los riesgos. Esto suele incluir la siguiente información:

  • Nombre del riesgo
  • Descripción del riesgo
  • Impacto proyectado
  • Fecha de la solución deseada
  • Estrategias de mitigación

Un gestor de proyectos puede hacer un seguimiento de las incidencias en un registro de incidencias. Un registro de problemas puede contener los siguientes detalles:

  • Fecha de registro
  • Descripción de la cuestión
  • Acciones y próximos pasos
  • Actualizaciones del progreso
  • Evaluación del impacto
  • Fecha de resolución y detalles

Ejemplos

He aquí algunos ejemplos que le ayudarán a comprender mejor estos dos términos de gestión de proyectos:

Ejemplo de riesgo

Steve es un gestor de proyectos en Better Build Construction. Está analizando y evaluando el riesgo del proyecto mientras crea el plan de negocio. En su nuevo proyecto, descubre que su equipo podría no terminar la construcción a tiempo con el calendario actual. Quiere abordar este riesgo porque el plazo es esencial para el cliente.

Utiliza un enfoque de mitigación de riesgos para detallar tres soluciones potenciales diferentes. Determina que terminarán a tiempo si traslada a un miembro adicional del equipo a este nuevo proyecto. Comunica este cambio a su equipo y completan la construcción a tiempo.

Ejemplo de problemas

Better Software es una empresa global de software. Sophia es la directora del proyecto para un nuevo diseño y dirige un equipo global. Ha creado un calendario y un presupuesto satisfactorios, pero se da cuenta de que los miembros del equipo no cumplen los plazos de las tareas debido a una comunicación ineficaz. Registra este problema en el registro de problemas de la empresa y crea un nuevo plan de comunicación.

Determina que dará prioridad a la comunicación de varias maneras. En primer lugar, diseña una reunión semanal entre los turnos de los miembros del equipo para que todos puedan asistir. También implementa una nueva herramienta de comunicación a la que los miembros pueden acceder todo el día en línea. Al publicar todas las tareas en línea, facilita que todo el mundo se comunique de forma eficaz y complete las tareas a tiempo.

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