10 riesgos comunes de los proyectos (más cómo analizarlos y resolverlos)

El rendimiento de un proyecto se supervisa de principio a fin para minimizar las pérdidas o el fracaso empresarial. El análisis de riesgos del proyecto se utiliza para identificar posibles amenazas, evaluar sus consecuencias y crear planes de mitigación en función de su tipo, complejidad y duración. Las causas de los riesgos varían en función del tipo, la complejidad y la duración del proyecto.

En este artículo, le damos una idea de por qué las organizaciones deben analizar y resolver los riesgos de los proyectos y le ofrecemos ejemplos de algunos riesgos comunes que se encuentran en la gestión de proyectos.

¿Por qué es importante analizar los riesgos del proyecto?

Es crucial realizar un análisis de riesgos en un proyecto porque ayuda a identificar los puntos débiles, las ventajas y las oportunidades, tanto antes como después de que el proyecto se haya completado. Para calibrar el riesgo, hay que familiarizarse con los posibles problemas o peligros de «alto riesgo» que pueden afectar negativamente al funcionamiento de un proyecto. Los procesos, los recursos y la tecnología de un proyecto pueden verse alterados si no se tienen en cuenta las contingencias. Las pérdidas pueden minimizarse mediante una amplia estrategia de preparación.

El motivo de analizar los riesgos del proyecto es minimizar la magnitud de los riesgos externos e internos. La idea es establecer un enfoque de gestión de proyectos proactivo en lugar de reactivo. Su objetivo es asegurar a los interesados que los objetivos del proyecto se cumplirán a pesar de los desafíos.

Al analizar los riesgos, la dirección proporciona una plataforma para sellar las lagunas y aprovechar las oportunidades que conllevan esos riesgos. Las tareas que conlleva el análisis de riesgos requieren una fuerza formidable de un gestor de proyectos cualificado y personal técnico capacitado para manejar los riesgos dentro de la capacidad de su experiencia específica.

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10 tipos comunes de riesgos de los proyectos

Algunos de los riesgos más comunes de los proyectos son

1. Riesgo tecnológico

El aspecto tecnológico de la ejecución de un proyecto es una entrega compleja porque hay una gran rotación de tecnologías nuevas y avanzadas. El aspecto tecnológico de un proyecto supone una amenaza crítica para la seguridad de los datos, los servicios de la organización, la conformidad y la seguridad de la información. Los riesgos asociados a la tecnología son más difíciles porque la implantación de nuevos programas informáticos suele requerir la formación de personal nuevo y la adquisición de software. También hay otros riesgos relacionados con la tecnología, como las interrupciones del servicio, que pueden provocar retrasos y el fracaso del proyecto.

2. Riesgo de comunicación

La comunicación eficaz y oportuna es una importante ética de trabajo que debes observar estrictamente cuando estás a cargo de un proyecto. Establecer reuniones con las partes interesadas, como los donantes del proyecto, te ayuda a hacer un seguimiento de cualquier cambio, reasignar tareas y fomentar un entorno de equipo cohesionado. Con todos los canales y artilugios de comunicación que tenemos a nuestra disposición, a veces los miembros del equipo descuidan los componentes críticos de una comunicación eficaz, lo que provoca la pérdida de datos o información errónea y la eventual interrupción del proyecto.

3. Riesgo de desviación del alcance

Un cambio incontrolado y no autorizado del alcance inicial del proyecto puede suponer un coste adicional de características, productos o funciones adicionales. Casi todos los proyectos se enfrentan a este riesgo, y a veces supone un reto irreversible porque algunas de las funciones añadidas son importantes para el proyecto y deseables para su éxito.

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4. Riesgo de costes

La escasez o la mala gestión de los fondos del proyecto a causa de un presupuesto inflado u otras limitaciones es una amenaza para la finalización del proyecto. Cuando el coste del proyecto es superior a los fondos presupuestados, el riesgo puede trasladarse a otras operaciones y segmentos de la plantilla. La reducción de los fondos también puede contribuir a la aparición de un riesgo de alcance.

5. Riesgo operativo

Un proyecto puede estancarse o terminar si hay una mala ejecución de las operaciones críticas y los procesos básicos, como la producción o las compras. Los riesgos pueden suponer una pérdida directa o indirecta debido a la inadecuación o el fracaso de las estrategias cualitativas o cuantitativas. Dependiendo del tipo de proyecto, los riesgos operativos son:

  • Riesgo del sistema informático
  • Riesgo de implementación directa de humanos y procesos
  • Riesgo de implantación indirecta de personas y procesos
  • Riesgo de la capacidad financiera

6.Riesgo para la salud y la seguridad

La salud y la seguridad es un tipo de riesgo que puede comprometer las normas de cumplimiento de una empresa. Una organización debe hacer que sus normas de salud y seguridad se supervisen y evalúen periódicamente para identificar los posibles riesgos que pueden llevar a la empresa a sufrir pérdidas o multas. El riesgo también puede provocar complicaciones en la salud del personal o de los clientes, y la reputación de la empresa puede estar en juego. La dirección es responsable de establecer un seguimiento continuo de los riesgos para la salud y la seguridad en las instalaciones de la empresa y sus productos o servicios.

7. Riesgo de los recursos de Skills

Recurrir al personal interno es un riesgo potencialmente alto para los proyectos porque a veces las actividades del proyecto se escalonan en diferentes oleadas en varios lugares, lo que requiere la asistencia de personal interno. El solapamiento de las oleadas se convierte en una fuente potencial de problemas. La incompetencia del personal en las distintas divisiones del proyecto es otro riesgo que puede contribuir al coste adicional de la reconversión o los traslados del personal.

8. Riesgo de rendimiento

Cuando es improbable que un proyecto alcance los resultados previstos, se percibe un riesgo de rendimiento. El riesgo tiene un impacto inherente en el rendimiento general de la empresa. Un problema de este tipo puede conllevar la necesidad adicional de financiación, una probable penalización por incumplimiento y también puede influir en el rendimiento de los competidores'.

9. Riesgo de mercado

Cuando un proyecto no alcanza los resultados previstos, es probable que se produzca un riesgo de mercado. Los competidores podrían aprovechar la ventaja para paralizar la empresa y eliminarla del mercado. Otro riesgo de mercado podría darse en las pisadas de los mercados de materias primas y extranjeros, que podrían no favorecer las estimaciones iniciales del proyecto. La liquidez, el crédito y la fluctuación de los tipos de interés también suponen un posible factor de distracción del mercado para las ventas de productos del proyecto.

10. Riesgo de peligros externos

Un probable acontecimiento adverso que escapa al control de la dirección del proyecto es un riesgo potencial. Estos riesgos se manifiestan de diversos tipos y formas, como terrorismo, tormentas, inundaciones, vandalismo, terremotos y disturbios civiles. Un proyecto puede paralizarse o interrumpirse cuando se producen tales acontecimientos. Mediante el empleo de medidas de control adecuadas, las organizaciones pueden evitar graves daños o pérdidas derivadas de un peligro externo imprevisto.

Seis pautas para resolver los riesgos del proyecto

La incertidumbre es inherente a las partes de los proyectos grandes y a la mayoría de los proyectos tecnológicos. Los riesgos a menudo meten a la organización en problemas debido a fallos o a medidas inadecuadas de mitigación de riesgos del proyecto y de contingencia. He aquí seis medidas de mitigación de riesgos del proyecto que mantendrán su proyecto en el buen camino.

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1. Identificar los riesgos

Prepare y revise una lista de todos los posibles riesgos que puedan perturbar el proyecto. Asegúrese de que las principales partes interesadas entienden los objetivos y el diseño del proyecto mediante la realización de una serie de sesiones de brainstorming. Un informe concluyente de las reuniones debe indicar todos los niveles de riesgos .

2. Priorizar e informar de los riesgos

Dado que los riesgos tienen diferentes impactos en el proyecto, seleccione y desarrolle una estrategia de mitigación viable que pueda causar la mayor pérdida. Es prudente estructurar una escala y clasificar los riesgos para centrar su aportación a partir de la amenaza más alta, de modo que un debate en profundidad con el comité de dirección del proyecto pueda centrar su aportación. Informar de los riesgos también ayuda a los directores de proyecto a hacer un seguimiento de cada actividad, lo que proporciona una plataforma de responsabilidad.

3. Relacionar la posibilidad de cada riesgo con su impacto

Cada riesgo puede tener un impacto bajo, medio o alto. Como equipo, puede desarrollar una matriz de probabilidad que mida los riesgos frente al impacto. Dicha matriz o una aplicación ayudarán a tomar decisiones sobre la probabilidad del riesgo en comparación con su efecto para establecer medidas oportunas. Vincular un riesgo a su impacto potencial también es esencial porque proporciona a la dirección una hoja de ruta de las actividades del proyecto para un seguimiento eficaz.

4. Desarrollar y cultivar respuestas a los riesgos

Al completar una estrategia de respuesta a los riesgos del proyecto, evitará que se produzca una amenaza potencial o minimizará los efectos adversos en caso de que el problema sea inevitable. También es prudente revisar y supervisar periódicamente los riesgos para asegurarse de que no se pierden las oportunidades de detener una amenaza potencial.

5. Tenga un plan de contingencia para cada riesgo

En caso de que se produzca un riesgo, el equipo debe tener preparado un plan de contingencia rápido y fiable. El plan debe neutralizar o evitar que se produzcan más daños y evitar que continúe la crisis. Incorpore a todas las partes interesadas en la planificación y ejecución de un plan de contingencia. Un plan de contingencia debe tratar de responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué se debe hacer para reducir la probabilidad de un riesgo?
  • ¿Qué hay que hacer para gestionar el riesgo si se produce?
  • ¿Qué hay que hacer para aprovechar eficazmente las oportunidades que conlleva un riesgo?

6. Registrar y hacer un seguimiento de los riesgos junto con sus tareas asociadas

Registrar los riesgos en función de su nivel de tarea o proceso asociado ayuda a la dirección a realizar un seguimiento de los riesgos potenciales. Es importante anotar los riesgos identificados en el registro de riesgos y almacenarlos en el servidor central del proyecto a lo largo del mismo. Dado que cada tarea puede tener una persona diferente a la que supervisar, es fácil hacer un seguimiento de cada riesgo potencial y desarrollar una respuesta. Los registros también permiten a los interesados centrarse en la situación imperante en relación con el progreso del proyecto.