Conocer mejor las funciones más cruciales de un proyecto y lo que hacen puede aumentar tus posibilidades de encontrar un puesto adecuado en un trabajo. Aunque no posea las habilidades o cualificaciones precisas, conocer las funciones disponibles en un trabajo puede ser fundamental para su éxito. Es necesario investigar para comprender mejor los puestos más críticos de un trabajo.
En este artículo, analizamos cuáles son algunas de las funciones más frecuentes en los proyectos y cuáles son las principales tareas de cada una de ellas.
Funciones esenciales del proyecto
Los deberes más importantes de un proyecto son:
Director del proyecto
El director del proyecto suele ser la función más importante dentro de un proyecto y la persona con esta designación es responsable de que el proyecto se lleve a cabo con éxito. Esto suele implicar que el proyecto se ejecute y consiga cumplir sus objetivos en un plazo determinado y sin exceder el presupuesto asignado. Las responsabilidades exactas de un gestor de proyectos son:
- Creación de un plan general para el proyecto
- Contratación de personal adecuado para trabajar en el proyecto
- Gestión y dirección del personal correspondiente
- Tomar decisiones sobre todos los métodos utilizados para completar el proyecto
- Crear un calendario del proyecto y establecer plazos claros para cada fase
- Comunicarse constantemente con la alta dirección e informarles sobre el avance del proyecto
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Patrocinador del proyecto
El patrocinador de un proyecto suele ser un miembro de la alta dirección de la organización matriz, cuya función principal es promover el proyecto tanto dentro de la empresa como con las partes interesadas externas. Los patrocinadores de proyectos suelen colaborar estrechamente con sus jefes de proyecto, especialmente a la hora de planificar los detalles del proyecto, y también trabajan para eliminar cualquier obstáculo y resolver cualquier conflicto que pueda poner en peligro el proyecto o su éxito. Otras tareas que suelen realizar son:
- Participar en el proceso de toma de decisiones del proyecto
- Creación y aprobación del presupuesto del proyecto
- Asegurarse de que todos los departamentos implicados en el proyecto disponen de los recursos necesarios para su desempeño.
- Mantener la comunicación sobre el proyecto con los diferentes miembros de la organización
Patrocinador ejecutivo
Los patrocinadores ejecutivos suelen ser los miembros más importantes del equipo directivo de la organización y son los que toman las decisiones en última instancia, ya que son los que deben dar la aprobación final a cada una de las fases del proyecto. Algunos de los elementos clave de esta función son
- Aprobar cualquier modificación del plan original del proyecto's
- Asumir en última instancia la plena responsabilidad del resultado del proyecto
- Asegurarse de que el proyecto recibe fondos adicionales en caso de que algún cambio en el plan original aumente su alcance
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Miembros del equipo del proyecto
Los miembros del equipo que participan en un proyecto son los empleados que trabajan directamente para completar las distintas fases del proyecto. Sus funciones exactas pueden variar de un proyecto a otro, dependiendo de factores como el alcance del proyecto, si son contratados por la empresa que lo lleva a cabo o si son consultores externos, o si trabajan a tiempo completo o parcial en el proyecto correspondiente. Algunas de sus funciones generales son:
- Conseguir los distintos entregables fijados por el director del proyecto
- Aportar conocimientos sobre diversos temas
- Documentar cada fase del proceso
- Contribuyendo a cada uno de los objetivos principales del proyecto'.
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Analista de negocio
Los analistas de negocio suelen ser profesionales que se encargan de utilizar sus conocimientos para determinar cómo puede funcionar una organización de forma más eficiente. Cuando participan en un proyecto específico, los analistas de negocio tienen básicamente la misma tarea general, ya que tienen que asegurarse de que los objetivos del proyecto se cumplen resolviendo varios problemas, mejorando el rendimiento general y utilizando su experiencia para asegurarse de que todos los objetivos del proyecto se cumplen dentro del plazo y el presupuesto asignados. Algunas de sus funciones exactas son
- Evaluar los requisitos continuos del proyecto
- Documentar los requisitos empresariales y técnicos presentes y futuros
- Asegurarse de que los entregables se cumplen de acuerdo con las normas previamente establecidas.
Jefe de equipo
Los jefes de equipo se encargan de partes específicas de los proyectos y dependen directamente del director del proyecto. Los proyectos de pequeña envergadura no suelen tener líderes de equipo, ya que el gestor del proyecto suele hacer ambos trabajos. Sin embargo, los proyectos de mayor envergadura suelen requerir jefes de equipo, cuyas funciones exactas dependen de la naturaleza del proyecto y de las particularidades de su equipo específico. Algunas de sus tareas generales son
- Mantener al personal atento a sus tareas y a la fecha límite de cada una
- Negociar con varios proveedores
- Comunicarse con su equipo y resolver los problemas que puedan surgir
- Trabajar con su personal para ayudarles a trabajar al máximo de su potencial y alcanzar sus objetivos individuales
- Trabajar activamente para lograr los resultados establecidos para su equipo, especialmente en las tareas que son de su competencia
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Comité de revisión del proyecto
Las personas que forman parte del comité de revisión del proyecto suelen ser miembros de la alta dirección de la organización. Suelen participar en todas las fases del proyecto, desde su aprobación y planificación hasta su finalización. Aprueban o deniegan diversas propuestas relativas al proyecto, orientan al director del proyecto y a los patrocinadores, resuelven cualquier problema que pueda aparecer y, en última instancia, se aseguran de que el proyecto cumpla determinadas normas de calidad. Algunas de sus tareas exactas son:
- Analizar cada propuesta en lo que respecta a cómo deben tratarse los distintos aspectos del proyecto
- Evaluar las distintas limitaciones del proyecto, como los posibles riesgos de alta probabilidad que pueden afectar gravemente a toda la operación, los proyectos similares en curso y cualquier otra posible limitación
- Ayudar al director del proyecto a resolver cualquier problema que surja
Cliente del proyecto
Los clientes del proyecto son las personas u organizaciones que son los beneficiarios finales de la realización del proyecto. Son las entidades con una necesidad empresarial que se aborda con la finalización satisfactoria del proyecto y su nivel exacto de participación suele cambiar de un proyecto a otro. En los grandes proyectos también puede intervenir un gestor del proyecto del cliente, que es un profesional contratado por el cliente para que trabaje con el gestor del proyecto original y se asegure de que el proyecto se completa correctamente. Algunas de las tareas habituales del gestor del proyecto del cliente son:
- Analizar y aprobar varios planes relativos al proyecto
- Solicitar cambios en una parte concreta del proyecto o en su alcance global
- Señalar los distintos riesgos y problemas del proyecto
- Aprobación de la liberación de los pagos regulares, de acuerdo con el presupuesto inicial
- Evaluar los resultados finales del proyecto