La RPA puede permitirle obtener una ventaja sobre sus competidores al aumentar la productividad, la calidad de los resultados y el servicio al cliente, además de eliminar las tareas tediosas y repetitivas, lo que aumenta la satisfacción del personal y reduce la rotación. Dado que la RPA suele requerir una importante inversión inicial de recursos de la empresa, comprender sus ventajas e inconvenientes es un primer paso inteligente para determinar si es adecuada para su organización.
En este artículo, hablamos de lo que es el APR, de sus ventajas e inconvenientes y compartimos 10 consejos para utilizarlo con éxito.
¿Qué es el ACR?
La RPA, automatización robótica de procesos, es una aplicación tecnológica utilizada para automatizar los procesos empresariales. Gracias a la RPA, los empleados pueden centrarse en un trabajo más valioso en lugar de en tareas tediosas. Las herramientas de RPA pueden utilizarse para capturar e interpretar solicitudes, activar respuestas y manipular datos, todo ello en tiempo real. También pueden utilizarse para realizar una serie de tareas rutinarias, lo que minimiza la posibilidad de errores y ahorra recursos a la empresa. Un robot, o más bien un software, captura e interpreta las solicitudes y procesa las transacciones, desencadena respuestas e interpreta los datos.
Ventajas del RPA
El uso de RPA tiene una serie de ventajas, entre ellas:
- Reducir los costes de personal y los errores humanos
- Reducir los costes de explotación
- Mejorar los procesos y permitir a las empresas aumentar la productividad
- Aumentar la coherencia con procesos estandarizados, mejorando la calidad de la producción
- Mejorar el servicio al cliente eliminando los errores humanos y mejorando la satisfacción general del cliente
- Disminuir la rotación de personal, ya que los empleados dejan de realizar tareas aburridas y repetitivas
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Desventajas de la RPA
Hay algunas desventajas de la RPA, entre ellas:
- Miedo a perder el empleo: Los empleados pueden temer que la incorporación de la automatización de procesos robóticos ponga en peligro sus puestos de trabajo.
- Costes de inversión: La implantación de la automatización de procesos puede requerir una importante inversión inicial.
- Pérdida de flexibilidad: Puede haber limitaciones o menos flexibilidad con el flujo de trabajo al establecer procesos para la automatización.
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Diez consejos para utilizar el RPA de forma eficaz
Estos son algunos consejos para utilizar con éxito la automatización de procesos robóticos.
- Entienda completamente el proceso que está automatizando.
- Establecer y gestionar las expectativas.
- Céntrese en objetivos concretos.
- Empezar con soluciones ya hechas.
- Automatice gradualmente.
- Realice un análisis exhaustivo de la relación coste-beneficio.
- Incluya a su equipo de TI.
- Piense a largo plazo.
- Planifique con antelación el cambio a la automatización.
- Empiece con procesos maduros.
1. Comprenda bien el proceso que está automatizando
Para utilizar con éxito la RPA, primero debe identificar, evaluar y documentar los procesos que está automatizando. Una vez que los haya automatizado, puede validar y probar para asegurarse de que la automatización ha dado los resultados deseados.
2. Establecer y gestionar las expectativas
Es crucial durante la implantación de RPA que gestione las expectativas entre el equipo ejecutivo y se adentre en la empresa con un optimismo prudente. Las áreas más importantes en las que debe gestionar las expectativas son:
- Tiempo de ejecución
- Coste de implantación
- Ahorro de costes
- Beneficios de la analítica
Establezca un calendario de comunicación que describa las razones del proceso y las acciones que se exigirán a cada miembro del equipo. Tenga también un plan de comunicación con la dirección y las principales partes interesadas, ya que su participación es fundamental para un desarrollo eficaz a largo plazo. Suelen ser ellos los que educan a los empleados sobre lo que es la RPA, lo que puede y no puede hacer y cómo puede facilitar la vida de todos.
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3. Centrarse en objetivos específicos
El objetivo de la RPA debe ser claro. Documente y comunique el objetivo principal y gestione los hitos de éxito. Asegúrese de que todos comprenden claramente las ventajas técnicas y empresariales. Defina un conjunto de objetivos medibles, así como hitos. A continuación, establezca y gestione las expectativas de los objetivos, comunicándolos regularmente hasta que se cumplan.
4. Empezar con soluciones preparadas
Hay muchas herramientas disponibles que le permiten implementar rápidamente la automatización sin tener que desarrollarla usted mismo. Una vez que identifique sus objetivos, investigue las herramientas que ya han sido creadas para ahorrarle a su organización tanto tiempo como recursos.
5. Automatizar de forma gradual
Implementar la automatización requiere tiempo y recursos, aunque si lo hace con éxito, recuperará rápidamente ambos. Elabore una lista de lo que podría automatizar y que tendría un impacto en su organización y, a continuación, priorice esas tareas en función de la cantidad de esfuerzo y riesgo que supondría la incorporación de RPA. Empiece por los procesos que le reporten la mayor recompensa con el mínimo riesgo.
6. Realice un análisis exhaustivo de la relación coste-beneficio
Algo que también debe considerar antes de implementar cualquier automatización es la viabilidad económica de la misma. Compare la inversión en automatización con el rendimiento que espera y utilícelo como base para su decisión. El análisis debe llevarse a cabo en cada departamento para que pueda conocer en profundidad el potencial en los distintos sectores de su organización. Implique a la dirección y a otras partes interesadas clave en el análisis de los procesos y las oportunidades.
7. Incluya a su equipo de TI
Los miembros de su equipo de TI pueden aportar una visión crítica a la hora de elegir una herramienta de RPA que cumpla con sus objetivos empresariales. Su experiencia también será valiosa cuando se produzcan problemas inesperados o un mal funcionamiento. También puede aprovechar sus conocimientos para formar a otros empleados.
8. Pensar a largo plazo
Mientras consideras diferentes herramientas, ten en cuenta que necesitas encontrar una solución a largo plazo. Debe ser lo suficientemente flexible como para permitirle crecer y debe ser capaz de adaptarse a los cambios futuros. Conozca cuáles son sus prioridades y si la herramienta que elija podrá dar cabida a una mayor automatización en, potencialmente, otros departamentos en el futuro.
9. Planificar con antelación el cambio a la automatización
Antes de realizar cualquier cambio a la automatización, realice primero esas tareas manualmente para entender completamente el dominio. Si está construyendo un producto totalmente nuevo, sea prudente con el número de tareas que automatiza en caso de que tenga que hacer cambios o volver a las tareas manuales temporalmente.
10. Empezar con procesos maduros
Hay muchos procesos de back-office que son de gran volumen, repetitivos y propensos a errores. Buenos ejemplos de ello son la recopilación de datos, la diligencia debida a los clientes, las ventas, la validación y la incorporación de los empleados. Es una buena idea empezar con procesos estándar, basados en reglas y maduros, sobre todo con los que mejorarán la experiencia del cliente. Al establecer una base para la automatización de toda la empresa, aumentará la probabilidad de éxito.