Cómo crear una plantilla de plan de lanzamiento de muestra

Cuando una empresa introduce un nuevo producto, servicio o proceso, es importante proporcionar a los miembros de su equipo y a los clientes potenciales la información y los recursos que necesitan para adaptarse. Muchos directivos de empresas utilizan una plantilla de plan de implantación de muestra para ayudarles a definir claramente los pasos que deben dar para aplicar este cambio con eficacia. Si usted dirige un equipo o una empresa, entonces aprender a crear una plantilla de plan de despliegue de muestra eficaz puede beneficiarle.

En este artículo, discutimos lo que es una plantilla de plan de despliegue de muestra, exploramos cuáles son los beneficios de usar uno y compartimos los pasos que puede tomar para crear una plantilla de plan de despliegue de muestra para su organización.

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¿Qué es un modelo de plan de implantación?

Un rollout es un término utilizado en los negocios que se refiere a la introducción e integración de un nuevo producto o servicio. Las empresas también pueden utilizar un rollout para introducir a su equipo en un cambio organizativo o en un nuevo proceso. Un modelo de plan de puesta en marcha es un plan que puede personalizar para desarrollar una puesta en marcha con éxito. Proporciona el esquema y la estructura básica de un plan de implantación. Puede utilizar un modelo de plan de implantación cuando introduzca un nuevo proceso:

  • producto o servicio a sus clientes
  • aplicación de software a su equipo
  • estructura organizativa
  • proceso o procedimiento
  • logo o marca de la empresa
  • campaña publicitaria

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¿Cuáles son las ventajas de utilizar una plantilla de plan de implantación de muestra?

El uso de un modelo de plan de puesta en marcha puede ayudarle a preparar una puesta en marcha con éxito, identificar las acciones clave y sistematizar su enfoque. Empezar con un modelo de plan de implantación en lugar de desarrollar un plan de implantación desde cero también puede beneficiarle:

  • Ahorro de tiempo: En lugar de desarrollar una estructura totalmente nueva para su plan de implantación, puede centrarse en rellenar los detalles clave y realizar ligeros ajustes en una plantilla de plan de implantación de muestra existente. Esto le ahorrará tiempo y le permitirá poner en marcha la implantación más rápidamente.

  • Mejorar la comunicación: El uso de una plantilla de plan de despliegue de muestra puede ayudarle a definir claramente sus objetivos y los pasos de acción que los miembros del equipo designados deben tomar durante las diferentes fases del despliegue. Esto puede ayudarle a comunicarse de manera más eficaz y a garantizar que todos tengan la información que necesitan para tener éxito.

  • Disminuir el estrés: Disponer de una plantilla de plan de implantación de muestra para consultarla cuando esté creando su plan de implantación puede facilitar la identificación de los elementos clave de cada fase de la implantación. También puede reducir el estrés al proporcionar a su equipo unas directrices sencillas para garantizar que todos estén bien preparados.

  • Aumentar la implicación: Personalizar un modelo de plan de implantación para ilustrar su visión de la implantación puede ayudarle a explicar por qué está introduciendo un nuevo producto, servicio o procedimiento. Esto puede ayudarle a garantizar que los demás miembros del equipo comprendan la importancia del plan de implantación y compartan los mismos objetivos.

  • La mejora de la organización: Muchos modelos de plan de implantación utilizan gráficos y esquemas codificados por colores para facilitar la identificación de las diferentes fases y elementos clave del proceso de implantación. El uso de una plantilla de plan de despliegue de muestra puede ayudarle a crear una estrategia de despliegue bien organizada y visualmente atractiva.

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¿Qué incluye un modelo de plan de implantación?

Aunque puede personalizar su plantilla de plan de lanzamiento de muestra en función del sector en el que trabaje y del producto, servicio o procedimiento que esté introduciendo, hay algunos elementos importantes que debe incluir. Estos son algunos de los elementos clave que puede destacar para crear un plan de implantación eficaz:

  • Objetivos y metas: Identificar su objetivo general para la implantación es importante porque puede ayudarle a comunicar por qué está introduciendo un nuevo producto, servicio o proceso. Una vez que haya determinado cuál es su objetivo general, establezca metas de apoyo o hitos clave que le ayuden a medir su éxito.

  • Pasos de acción: Un modelo de plan de implantación eficaz describe los pasos de acción que hay que completar para aplicar el cambio con éxito. Cree una lista de tareas claramente definidas e inclúyalas en su plan de implantación.

  • Funciones clave: También es importante identificar quién puede ayudarle a completar cada paso de acción. Asigne diferentes tareas a los miembros clave de su equipo incluyendo sus nombres y responsabilidades en su plan de implantación.

  • Tiempo: Una plantilla de plan de implantación eficiente establece un calendario específico para cada fase de la implantación. Esto puede ayudarle a agrupar las tareas y establecer los plazos.

  • Puntos de control: Otro elemento importante que debe incluir en su plantilla de plan de implantación de muestra son los puntos de control. Determine los hitos que debe alcanzar durante cada fase del despliegue para ayudarle a controlar su progreso.

Cómo crear una plantilla de plan de lanzamiento de muestra

Tanto si está implantando una nueva tecnología como si está estrenando una nueva marca para su organización, dedicar tiempo a desarrollar un plan estratégico para introducir a su equipo en estos cambios puede ayudarle a asegurarse de que todo el mundo entiende por qué se está produciendo el cambio y tiene los recursos que necesita para adaptarse de forma eficiente. A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para personalizar una plantilla de plan de implantación de muestra para su organización:

1. Identificar a los principales interesados y usuarios

El primer paso para crear un plan de implantación eficaz es identificar a quién puede afectar el cambio. Considere qué partes interesadas o líderes clave de su empresa deben conocer el plan de implantación. Puede tratarse de miembros del equipo de los que quiera recibir comentarios o que puedan ayudarle a formar al resto del equipo. A continuación, identifique a cualquier otro miembro del equipo al que pueda afectar el cambio.

Considere los retos que estos miembros del equipo pueden tener que superar durante el proceso de implantación, así como los beneficios que pueden recibir a largo plazo. Esto puede ayudarle a prepararse para abordar las posibles preocupaciones durante el despliegue y proporcionar a su equipo toda la información que necesitan para ver el valor del nuevo producto, servicio o proceso.

2. Seleccione un equipo de implementación

A continuación, considere qué miembros de su equipo pueden ayudarle a poner en práctica su plan de implantación. Podría empezar por seleccionar a los principales líderes de su empresa para que le ayuden a formar a los distintos equipos o departamentos. Considere también la posibilidad de identificar a miembros del equipo para que participen en un programa piloto. Estos miembros del equipo pueden proporcionarle información sobre el nuevo producto, servicio o proceso y ayudarle a perfeccionar su plan de implantación antes de introducir el cambio en toda la empresa. Algunas de las funciones que puede asignar para formar su equipo de implantación son

  • Patrocinador ejecutivo: Se trata de un defensor interno que ocupa un puesto de liderazgo en su empresa. Como patrocinador ejecutivo, esta persona puede ayudarle a transmitir la visión que hay detrás de su plan de implantación y a ganarse el apoyo de su equipo.
  • Administrador de la organización: El administrador de la organización actúa como principal punto de contacto para cualquier pregunta que tenga su equipo. Puede proporcionar apoyo, solucionar problemas y proporcionar actualizaciones al resto de la empresa.
  • Apoyo a la implantación: Puede asignar a varios miembros del equipo funciones de apoyo a la implantación para que le ayuden en las distintas fases del plan de despliegue. El equipo de apoyo a la implantación es responsable de formar a otros empleados y de promover la implantación de forma positiva.

El establecimiento de un equipo de implementación puede ayudarle a definir claramente las funciones y a crear apoyo con otros empleados.

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3. Describa las actividades e hitos clave

Una vez que haya identificado a los miembros del equipo que pueden ayudar a aplicar el plan de implantación, determine de qué actividades clave son responsables. Puede empezar haciendo una lista de diferentes tareas. Algunos de los elementos que podría incluir son

  • Incorporación de administradores
  • Anuncio inicial
  • Formación de equipos
  • Designación de funciones y responsabilidades
  • Principales hitos
  • Comunicaciones
  • Encuestas de opinión
  • Reuniones

Puede trabajar con otro líder de su empresa para desarrollar su lista de actividades e hitos clave. Esto puede ayudarte a generar más ideas y asegurarte de que incluyes los pasos más importantes en el plan de implantación.

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4. Desarrollar un calendario

A continuación, determine cuál es el calendario de su plan de implantación. Puede empezar por el plazo final o la fecha de lanzamiento y trabajar hacia atrás para asegurarse de que cumple su objetivo. A continuación, organice su lista de actividades clave colocándolas en un orden lógico. Piense en los pasos que debe dar su equipo y en la información que debe tener para completar cada tarea. Una vez que haya organizado su lista de actividades clave, puede agrupar las tareas en diferentes fases, por ejemplo:

  • Programa piloto
  • Administración
  • Formación del equipo
  • Anuncio oficial de la puesta en marcha

Evalúe cuánto tiempo necesita su equipo para completar cada fase con éxito. A continuación, asigne fechas específicas para cada fase de su plan de implantación. Esto puede ayudarle a asegurarse de que todo el mundo entiende cuándo deben completarse las tareas específicas.

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5. Incorpore puntos de control

Establezca puntos de control para cada fase de su plan de lanzamiento para medir el progreso de su equipo. Por ejemplo, al final de la fase del programa piloto, puede comprobar que todos los participantes han probado el nuevo producto, servicio o proceso pidiéndoles que rellenen una encuesta. Esto puede mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, garantizar que su plan de despliegue va por buen camino y ayudarle a identificar áreas de mejora. También puede ayudarle a responsabilizar a los miembros del equipo, a asegurarse de que todos tienen los recursos que necesitan y a aumentar el índice de éxito de su plan de implantación.

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Ejemplo

Este es un ejemplo de plantilla de plan de implantación que puede personalizar para su organización:

Primera semana * Objetivo:* Presentar el programa a los líderes clave* Participantes:* Equipo directivo* Acciones:*

  • Anunciar la nueva aplicación de software durante la reunión del equipo de liderazgo
  • Envíe a los miembros del equipo de liderazgo las instrucciones de acceso
  • Haga que el equipo de dirección explore la aplicación y vea los tutoriales en vídeo
  • Haga que el equipo de dirección personalice sus perfiles dentro de la aplicación

*Punto de control: Reúnete con el equipo directivo para recibir comentarios sobre la nueva aplicación informática y el proceso de formación.*

*Segunda semana
Objetivo: Desarrollar un programa piloto
Participantes: Equipo de liderazgo y probadores del programa piloto
Acciones:*

  • Pida a cada líder que identifique a algunas personas de su equipo para probar la nueva aplicación informática
  • Proporcionar información de acceso a los miembros del equipo que participan en el programa piloto
  • Haz que los líderes formen a estos miembros del equipo en el uso de la aplicación informática
  • Pide a estos miembros del equipo que personalicen sus perfiles dentro de la aplicación
  • Comenzar a utilizar la nueva aplicación de software para comunicarse con los miembros del equipo en el programa piloto

*Punto de control: Pedir a todos los que han participado en el programa piloto que rellenen una encuesta para compartir su opinión sobre la nueva aplicación de software y la formación recibida.*

*Semana Tres
Objetivo: Perfeccionar el proceso de incorporación
Participantes: Equipo directivo
Acciones:*

  • Reunirse con el equipo de liderazgo para revisar las encuestas de opinión del programa piloto
  • Identificar las áreas de mejora y realizar los cambios necesarios
  • Crear cuentas para todos en la empresa
  • Configurar los campos del perfil y establecer los permisos
  • Crear grupos para que los empleados encuentren fácilmente la información importante

*Punto de control: Que cada líder notifique al resto del equipo de implementación cuando haya creado todos los perfiles de los empleados a los que piensa formar.*

*Semana cuatro
Objetivo: Inicie la aplicación informática
Participantes: Equipo directivo y todos los empleados
Acciones

  • Presentar la nueva aplicación informática en la reunión de toda la empresa
  • Proporcionar información de acceso a cada miembro del equipo
  • Que los líderes formen a los miembros del equipo en el uso de la aplicación informática
  • Pedir a los miembros del equipo que personalicen sus perfiles dentro de la aplicación
  • Comenzar a utilizar la nueva aplicación informática para comunicarse con todos los miembros del equipo

*Comprobar: Pida a cada miembro del equipo que rellene una encuesta al final de la semana para compartir su opinión sobre la nueva aplicación de software y la formación recibida.*

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