¿Qué es el seguimiento de costes? (con consejos)

El seguimiento de los costes es un aspecto de la gestión de proyectos que controla la salud financiera de una empresa a lo largo de la vida de un proyecto. Es un proceso continuo que dura todo el ciclo de vida de un proyecto. Si entiende cómo funciona el seguimiento de costes, podrá ayudar a sus clientes a obtener resultados mejor planificados.

En este artículo, explicamos qué es el seguimiento de costes, exploramos por qué es importante y damos consejos para utilizar el proceso de forma eficaz con su propio equipo.

¿Qué es el seguimiento de costes?

El procedimiento de seguimiento de costes comienza en las primeras fases del desarrollo del producto y requiere una comunicación continua entre los equipos de gestión y ejecución del proyecto para garantizar la mayor precisión posible. Incluye las siguientes etapas:

Planificación previa

La planificación previa es el primer paso del proceso de seguimiento de costes. En ella, el equipo del proyecto recopila información para crear una estimación presupuestaria realista que examine cada fase del proyecto. En esta etapa se determinan los recursos necesarios para completar el proyecto, como los costes de mano de obra, hardware, software y otros materiales. El presupuesto es sólo un componente del plan general del proyecto, que también abarca todas las actividades de ejecución y los planes de contingencia.

Estimación de presupuestos

En esta fase, se utiliza toda la información recopilada durante la planificación previa para crear una estimación del presupuesto del proyecto. Cuando la estimación está completa, pasa por la aprobación de las partes interesadas y entonces puede empezar a invertir dinero en el proyecto. Una vez invertido el dinero, se obtiene el presupuesto de referencia, es decir, el documento que se utilizará para comparar los gastos reales y mantener el progreso del proyecto según lo previsto.

Puede segmentar su presupuesto en meses para que sea más fácil de entender y seguir. Los presupuestos forman parte del plan de recursos y del calendario del proyecto y pueden beneficiarse de una documentación abierta que todo el equipo pueda utilizar como referencia a lo largo del proyecto.

Establecimiento de controles de costes

Un presupuesto le indica los lugares de asignación de su dinero, pero los controles de costes pueden ayudar a garantizar que el dinero correcto llegue a donde tiene que llegar para ayudar a que el proyecto funcione mejor. La delegación es un paso importante en esta fase. Requiere un proceso de aprobación para la distribución de fondos que debe recibir el visto bueno de varias partes antes de que se produzcan las transacciones. Puede utilizar el control de costes para elementos como

  • Hardware
  • Materiales
  • Software
  • Hojas de tiempo
  • Gastos imprevistos
  • Facturas de proveedores

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Seguimiento de los costes

Para hacer un seguimiento de tus costes, también debes registrarlos. Tome notas al final de cada mes para ver cómo se relacionan sus gastos reales con su presupuesto base. Es posible que su presupuesto real esté por encima o por debajo de la estimación. Esto es aceptable e incluso esperado, dentro de lo razonable. El seguimiento de los costes le ayuda a comprender dónde y cómo encaja su proyecto en el presupuesto diseñado en el momento actual, y no sólo dónde esperaba que estuviera en las fases de planificación.

El seguimiento de los costes permite realizar los ajustes necesarios en los recursos para mantener el proyecto en el plazo previsto y lo más cerca posible de la línea de base del presupuesto. Los departamentos financieros suelen preparar esta información para los gestores de proyectos, que luego la comparten con sus equipos.

Medición de resultados

Calcule los resultados de todos los aspectos relacionados al final de cada período de informe para comprender la salud general del proyecto. El seguimiento de los costes es sólo uno de los componentes de la gestión del proyecto, y la medición de los resultados de todas las áreas sólo garantiza que se realice otra comprobación completa para ver si se cumplen las expectativas iniciales. Si la información que recibió durante la fase de preplanificación fue precisa, estas cifras pueden estar muy cerca de las de sus líneas de base. Cuando mida los resultados, incluya toda la información que haya tenido en cuenta para el seguimiento, de modo que quienes revisen sus informes puedan entender las métricas y el análisis.

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Actualización de las previsiones

Proporciona actualizaciones mensuales a los miembros del equipo y a las partes interesadas pertinentes para hablar de lo que ha cambiado en el proyecto o en el presupuesto. Las actualizaciones pueden producirse por diversas razones, algunas de las cuales pueden estar fuera de su control, como un aumento de los costes de los materiales después de la planificación previa. Las actualizaciones continuas le permiten documentar y justificar cualquier cambio realizado durante el proyecto.

Mejora continua

El seguimiento de los costes puede ayudarle a mejorar el proceso general de ejecución de los proyectos. Hable con sus interesados cada vez que cambie la línea de base inicial. Esto crea transparencia a todos los niveles, desde el equipo del proyecto hasta el nivel de gestión. Las mejoras no son una ciencia exacta, por lo que es importante colaborar con todas las partes interesadas para entender los recursos disponibles y los cómos y porqués de las fluctuaciones.

¿Por qué es importante el seguimiento de los costes?

El seguimiento de los costes puede ayudarle a comprender el rendimiento financiero de su proyecto y de su organización en general. Puede ayudarle a mantener sus proyectos bajo control identificando las áreas en las que espera gastar dinero. El seguimiento de los costes también puede ayudarle a comparar los gastos previstos con los reales y a controlar las fluctuaciones del presupuesto y el flujo de caja.

¿Quién utiliza el seguimiento de costes?

El seguimiento de los costes puede ser beneficioso para todas las partes interesadas asociadas a un proyecto concreto. Los gestores de proyectos utilizan el seguimiento de costes para evaluar el progreso y las expectativas de un programa. Los clientes pueden confiar en el seguimiento de costes para saber si están recibiendo el producto o la entrega que pidieron dentro de su rango financiero previsto. Los miembros del equipo del proyecto también se benefician del seguimiento de costes para ayudarles a entender si necesitan encontrar soluciones más rentables para completar sus tareas.

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Consejos para un seguimiento eficaz de los costes

Utilice estos consejos para aplicar procedimientos eficaces de seguimiento de costes en su organización:

Consulte a los miembros de su equipo

El seguimiento y la proyección precisos de los costes pueden depender de su equipo específico y de cómo realicen sus tareas. Considere la posibilidad de consultar a estos empleados durante la fase de planificación previa para conocer sus expectativas. También puede reunirse con ellos a lo largo del proceso de seguimiento de los costes para asegurarse de que está supervisando las métricas correctas e introduciendo mejoras donde más se necesitan.

Establece un sistema de recogida de datos

La creación de un sistema de recopilación de datos lógico y completo puede facilitar el proceso de seguimiento a todas las partes implicadas. Utilice un sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) para que las partes interesadas de todo el equipo puedan introducir datos y ver las métricas de seguimiento.

Utilizar hojas de cálculo

El uso de programas de hojas de cálculo puede ayudar a hacer un seguimiento de los costes y a comparar las cifras, ya que se puede poner información específica en diferentes columnas o filas para agruparlas. Este tipo de programas también tienen funciones de cálculo en las que puedes escribir una fórmula y el programa saca automáticamente los números adecuados para darte las cifras correctas para ciertos aspectos del presupuesto o de los costes.

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Utilice programas de seguimiento de costes y tiempos

A diferencia de las hojas de cálculo y los PMIS, los programas de seguimiento de costes y tiempos tienen funciones individualizadas para los factores que se relacionan directamente con el seguimiento de los costes. Los programas de seguimiento de costes pueden ofrecer una función que le permita mantener registros digitales de cosas como los recibos en papel. También pueden permitirle sincronizar el software con las tarjetas de crédito de su empresa para facilitar el seguimiento de sus gastos. Los programas de seguimiento del tiempo pueden ayudarle a comprender el desglose de los costes de mano de obra de cada proyecto mediante el control de las horas de los empleados y las tasas de pago.

Proporcionar acceso en línea

Asegúrate de que todos los miembros del equipo tienen una forma de ver los datos y las métricas del proyecto en un entorno basado en la nube. Si alguien está trabajando desde casa, en el campo o en cualquier otro lugar que no sea su ordenador o estación de trabajo tradicional, esto puede darles la opción de ver y actualizar su información inmediatamente desde cualquier lugar.