Cómo supervisar un proyecto (con consejos)

Para un gestor de proyectos es fundamental controlar el trabajo realizado y los logros alcanzados durante un proyecto para asegurarse de que se mantiene en el buen camino. El uso del seguimiento de proyectos puede ayudarle a usted y a su equipo a terminar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, lo que se traduce en mayores beneficios. Una estrategia clara de seguimiento de proyectos puede hacer que su proyecto siga avanzando.

En este artículo, definimos la supervisión de proyectos, explicamos cómo aplicar una estrategia de supervisión eficaz y ofrecemos algunos consejos útiles para supervisar un proyecto.

¿Qué es la coordinación de proyectos y cómo funciona?

¿Qué es el seguimiento de proyectos?

El control de proyectos consiste en supervisar y hacer un seguimiento de un proyecto para garantizar que se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Los gestores de proyectos pueden utilizar este enfoque para estructurar un proyecto comparando los resultados reales del mismo con su progresión prevista, identificando los problemas y tomando las medidas correctivas necesarias. El seguimiento de los proyectos también permite a las empresas hacer un seguimiento de las prioridades, cuantificar los costes y asignar los recursos necesarios para que los proyectos sigan funcionando sin problemas.

Mediante el seguimiento, las empresas pueden mantenerse dentro del alcance del proyecto, maximizando el rendimiento de la inversión y ofreciendo resultados de calidad a las partes interesadas. El seguimiento del proyecto debe estar en primera línea de cualquier proceso de planificación porque permite a las empresas evaluar los factores que determinan el éxito general, como el rendimiento, la duración y el coste, a medida que se desarrolla el proyecto. También ayuda a establecer la responsabilidad de todos los miembros del equipo y da a los directores de proyecto la oportunidad de hacer cambios para mantener la eficiencia del proyecto.

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Cómo llevar a cabo el seguimiento del proyecto

A continuación se presenta una lista de pasos que hay que dar para aplicar una estrategia eficaz de seguimiento de proyectos:

1. Crear un plan o esquema

Es importante comenzar con un plan o esquema de cómo puede supervisar el proyecto. Identifique quién es el responsable de supervisar el proyecto, realizar evaluaciones e informar de los resultados significativos a la dirección y a las partes interesadas. Plantee preguntas para establecer el éxito del proyecto y las mejores formas de alcanzarlo. Decida cuáles son los flujos de trabajo óptimos y discuta los puntos de referencia para evaluar un equipo y el estado de un proyecto.

2. Establecer objetivos y expectativas

Para cualquier proyecto, es necesario tener objetivos realistas. Exponga claramente estos objetivos a todos los miembros del equipo y asegúrese de que entienden las condiciones para el éxito del proyecto. Puede ser beneficioso realizar controles o reuniones periódicas con el equipo del proyecto para proporcionarles información y ayudarles a entender los objetivos a largo plazo.

Durante este paso, también debe identificar los indicadores clave de rendimiento del proyecto, o KPI, que son valores medibles que ayudan a una empresa a determinar lo bien que el equipo está cumpliendo los objetivos del proyecto. Algunos ejemplos de estos KPI pueden ser el beneficio neto, el coste global o la eficiencia.

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3. Decidir cómo controlar el proyecto

Una vez que haya decidido los objetivos de un proyecto, es beneficioso considerar sus parámetros, incluidos el coste, el calendario y cualquier área que las partes interesadas hayan identificado como importante. Utiliza estos factores para perfilar los riesgos del proyecto que puedan surgir y desarrollar un plan para gestionarlos de forma eficiente. Durante esta parte del proceso, decida cómo compartir el progreso con todas las partes implicadas. Muchos gestores de proyectos utilizan informes de situación para resumir el proyecto y su progreso. Comparta estos informes con la dirección y las principales partes interesadas en el proyecto para mantener a todos informados durante el proceso de seguimiento.

4. Evaluar informes

Una vez que haya recopilado los informes de situación, es crucial evaluar estos datos en el contexto del proyecto más amplio. Utilice los datos proporcionados en los informes para compararlos con los indicadores clave de rendimiento (KPI) establecidos anteriormente en el proceso. Esta evaluación puede darle una idea clara de si el proyecto está cumpliendo las expectativas, junto con las áreas que necesitan mejorar. Entonces podrá determinar las acciones necesarias para perfeccionar esas partes del proyecto.

5. Realizar las mejoras necesarias

Ahora que ha evaluado los datos, es el momento de realizar las mejoras necesarias para que el proyecto funcione sin problemas y dentro del presupuesto. Decida los pasos adecuados para asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro de su alcance previsto. Si se realiza un seguimiento eficaz del proyecto, se puede seguir trabajando para conseguir mejoras mucho antes de la finalización del proyecto. También puede utilizar la supervisión de proyectos para desarrollar objetivos continuos para futuros proyectos, lo que le proporcionará oportunidades para ser más productivo en el futuro.

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Consejos para el seguimiento de un proyecto

He aquí algunos consejos útiles para tener en cuenta a la hora de supervisar un proyecto:

Recopilar y hacer un seguimiento de los datos

Decida cómo va a obtener información de su equipo. Puede utilizar un sistema de autoinforme y, mediante el establecimiento de recordatorios, puede solicitar informes semanales, de forma similar a la fecha de entrega de una tarea. O bien, puede organizar una reunión semanal del equipo en la que todos los miembros del mismo informen de sus progresos. En cualquier caso, asegúrese de tener un método establecido de seguimiento de los datos, ya sea una hoja de cálculo con código de colores o un software de gestión de proyectos. Una vez elegidos los métodos de recopilación y seguimiento, utilícelos de forma sistemática para que sean un recurso fiable durante todo el proyecto.

Proporcionar actualizaciones de los progresos

Asegúrese de que los miembros del equipo, la dirección y las partes interesadas conocen el estado actual del proyecto y el trabajo realizado. Si es necesario, celebre reuniones adicionales para establecer las expectativas, los hitos y los plazos de cada parte del proyecto. Proporcione actualizaciones periódicas para que todos comprendan el alcance, el presupuesto y el calendario actuales del proyecto.

Gestionar las expectativas

Hay muchas variables que pueden afectar al resultado o a la dirección de un proyecto. Es importante tener en cuenta estas realidades a lo largo de las distintas fases de un proyecto e incorporar estas incertidumbres a cualquier estrategia de seguimiento. Disponer de un plan para gestionar los problemas que surjan puede agilizar considerablemente un proyecto y mantenerlo en el buen camino.

Mantenga la flexibilidad

A lo largo de un proyecto, los planes pueden cambiar, y eso está bien. Esté preparado para realizar los cambios necesarios para mantener el presupuesto y el calendario de un proyecto. Comunique las nuevas expectativas al equipo y reasigne el trabajo según sea necesario. Asimismo, mantenga actualizados los documentos de seguimiento del proyecto e informe a las partes interesadas de cualquier cambio significativo.