¿Qué es el cálculo de costes por encargo? Definición y ejemplos

Si su empresa crea regularmente productos únicos para los clientes, es posible que necesite un sistema de cálculo de costes por encargo para realizar un seguimiento adecuado de cada pedido. El uso de un sistema de cálculo de costes por encargo puede ayudarle a garantizar que el tiempo y los recursos que utiliza para crear un producto le reporten beneficios a su empresa. La creación de un sistema de cálculo de costes por encargo implica diferentes elementos para garantizar la exactitud de los costes de cada trabajo.

En este artículo, definimos qué es un sistema de cálculo de costes por encargo, explicamos qué documentos se necesitan para crear un sistema de cálculo de costes por encargo preciso y ofrecemos ejemplos de tipos de empresas que utilizan habitualmente el cálculo de costes por encargo.

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¿Qué es un sistema de cálculo de costes por encargo?

El cálculo del coste por encargo es un sistema que se aplica cuando los clientes piden lotes pequeños y únicos de productos. Este sistema determina el precio de cada producto individual y garantiza que el coste de cada producto sea lo suficientemente razonable como para que un cliente lo adquiera y, al mismo tiempo, permita a la empresa obtener beneficios.

Los sistemas de cálculo de costes por encargo pueden obtener y seguir la información de recursos financieros como los costes de material, los registros de nóminas, las facturas de los proveedores y las asignaciones de gastos generales. Un contable utilizará estos recursos para recopilar los datos y calcularlos o realizar su seguimiento mediante una hoja de costes de trabajo. También puede utilizar una base de datos de órdenes de trabajo para hacer un seguimiento de cada producto utilizando un número de identificación específico para cada producto.

Cada artículo rastreado en el sistema de cálculo de costes por encargo debe tener un registro de costes por encargo que enumere los materiales utilizados para crear ese artículo, el número de personas que trabajaron para fabricarlo, el tiempo que se tardó en fabricarlo y el importe de los gastos generales de fabricación de ese producto. Esto ayuda al contable a llevar un mejor control del dinero gastado en cada artículo y del inventario actual para evitar que se produzcan pérdidas inesperadas.

Documentos para los sistemas de cálculo de costes por encargo

Para hacer un seguimiento de los costes de cada trabajo individual, se necesitan documentos específicos para mantener la precisión y reducir las posibilidades de pérdidas de beneficios inesperadas. A continuación se indican los documentos más comunes utilizados en los sistemas de cálculo de costes por encargo.

Formulario de solicitud de materiales

Para hacer un seguimiento de los materiales que se utilizan en los artículos/pedidos actuales, las empresas utilizan un formulario de solicitud de materiales. Este formulario indica que ciertos materiales han sido tomados del inventario y puestos para la creación de la orden de trabajo. Las secciones que puede encontrar en el formulario de solicitud de materiales pueden incluir

  • La fecha en que el material se recuperó del inventario
  • El número de empleo único
  • La cantidad exacta de material recuperado
  • Número de partida y descripción
  • Cuánto cuesta cada material
  • Total de todos los artículos recuperados
  • Quién solicitó el/los artículo(s)
  • Quién puso el precio al artículo(s)
  • A quién se le dio el artículo(s)

Cuando un empleado introduce información en el formulario de solicitud de materiales, es posible que tenga que buscar la información solicitada en otras fuentes. Por ejemplo, al tratar de averiguar cuánto cuestan los artículos de material, podrían pedir al departamento de contabilidad precios actualizados.

Hoja de costo del trabajo

Esta hoja es la principal fuente de seguimiento de un artículo para mantener la precisión de los precios y el inventario. Para mantener esta exactitud, esta hoja de costos de trabajo necesita rastrear la información incluyendo:

  • La fecha de inicio del trabajo
  • La fecha en que los empleados terminaron el trabajo
  • La fecha de envío del pedido al cliente
  • Información sobre el cliente, normalmente su dirección
  • Información de los registros del trabajo, incluyendo el coste de los gastos generales, qué materiales se utilizaron e información sobre la mano de obra
  • El resumen del coste final del trabajo

Cada uno de los detalles de la información sobre el puesto de trabajo que figura más arriba tendrá su propia sección para mostrar claramente al lector la información que se necesita y la que se está siguiendo actualmente.

Hoja de salario

Cuando un empleado trabaja en un pedido único, a menudo se le pide que rellene una hoja de horas en la que se registra el trabajo que ha realizado. Las secciones de una hoja de tiempo pueden incluir

  • Nombre y número de identificación del empleado
  • El número de puesto específico que' están completando
  • Una lista de cada puesto de trabajo
  • La fecha de inicio de cada puesto
  • Cuántas horas le llevó al empleado completar cada trabajo
  • La tarifa horaria del empleado
  • 5. El coste total del trabajo
  • Aprobación de la contabilidad y del supervisor

Ejemplos de sistemas de cálculo de costes por encargo

La forma en que se utiliza el cálculo de costes por encargo suele variar en función de la empresa concreta que utilice este sistema. A continuación se presentan ejemplos de diferentes tipos de empresas que utilizan sistemas de costeo por órdenes de trabajo para rastrear el inventario y cómo difiere el proceso.

  • Empresas minoristas
  • Despachos de abogados y empresas de contabilidad
  • Servicios médicos
  • Estudios de cine
  • Empresas de construcción

Empresas de venta al por menor

Con el cálculo del coste por encargo, los productos se fabrican individualmente o en un grupo más pequeño, en lugar de en un gran volumen de artículos. Por ejemplo:

Digamos que un cliente compra unos zapatos personalizados con su nombre escrito en los laterales y con cordones de algodón, en lugar de un material básico de nailon. Dado que este pedido es único, una empresa utilizaría el cálculo de costes por encargo para crear un precio único que cobrar al cliente por su zapato hecho a medida.

Despachos de abogados y empresas de contabilidad

Dado que los abogados y los contables trabajan con diferentes clientes en cuentas únicas, muchos utilizarán un sistema de cálculo de costes por encargo para hacer un seguimiento del tiempo y los recursos utilizados para cada cliente.

Ejemplo: Un abogado de divorcios puede trabajar con un cliente para proporcionarle asesoramiento legal básico y asistencia para un caso que no requiere una cantidad excesiva de investigación legal, reuniones cliente-abogado o recursos adicionales. Si el abogado de divorcio trabajara en un caso complejo que requiriera horas adicionales de investigación, reuniones y otros recursos, utilizaría el cálculo de costes por encargo para calcular la cantidad exacta que el cliente debe por los recursos utilizados para completar con éxito este servicio.

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Servicios médicos

Los hospitales y las clínicas utilizan el cálculo de costes por encargo para determinar cuánto cobrar a cada paciente. Si un paciente llega a la clínica necesitando una revisión, obviamente requiere menos atención que alguien que necesita una cirugía compleja que requiere una estancia de varias noches. Dado que la experiencia de cada paciente puede variar en función de sus necesidades, el equipo de contabilidad del hospital o de la clínica crea un coste por orden de trabajo distinto para cada servicio, con el fin de asegurarse de que el hospital gana suficiente dinero para mantener sus recursos.

Estudios de cine

En los estudios de cine, el cálculo de costes por encargo se utiliza para hacer un seguimiento de los salarios de los empleados, así como del coste del atrezzo, el vestuario, la ubicación del plató y el equipo de rodaje. Algunos estudios cinematográficos también utilizan las hojas de trabajo como estimaciones para determinar cuánto costará la compra de cada artículo y la contratación de cada empleado con el fin de elaborar un presupuesto específico para cada película.

Una vez creado el presupuesto, contratan a su equipo de rodaje y compran los recursos necesarios para realizar la película. Cada vez que un empleado trabaja, suele presentar una tarjeta de tiempo para hacer un seguimiento del proyecto en el que ha trabajado. Cada elemento de la película y otros recursos se registran en la hoja de trabajo.

Empresas de construcción

Muchos trabajadores de la construcción diseñan edificios hechos a medida y orientados a las necesidades de un propietario o gestor concreto. Suelen estimar el coste de cada producto necesario para construir el edificio o la pieza inmobiliaria. Una vez calculado en una hoja de costes del trabajo, presentarán esta estimación al administrador de la propiedad o al propietario. Si lo aprueban, la empresa constructora utilizará la hoja de encargo para controlar su progreso y la cantidad gastada, asegurándose de mantenerse dentro del presupuesto acordado.

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