¿Qué es un sistema de inventario? (Definición, tipos y beneficios)

Muchas empresas llevan un inventario que tienen que controlar y mantener para llevar a cabo sus negocios. La implantación de un sistema de inventario puede ayudar a estas empresas a mejorar su organización, reducir costes y aumentar la precisión. Si usted trabaja en el comercio minorista, la fabricación o la distribución, puede interesarle saber más sobre los diferentes sistemas de inventario. En este artículo explicamos qué es un sistema de inventario, compartimos por qué son importantes, enumeramos ocho tipos de sistemas de inventario y proporcionamos consejos para ayudarle a elegir el adecuado para su organización.

¿Qué es un sistema de inventario?

Un sistema de inventario es un proceso utilizado para hacer un seguimiento de las existencias, los suministros y las ventas a lo largo de toda la cadena de suministro. Las empresas utilizan los sistemas de inventario para asegurarse de que saben exactamente qué artículos tienen disponibles y dónde se encuentran. Los sistemas de inventario proporcionan registros detallados de los productos nuevos y devueltos a medida que entran o salen del almacén para ayudar a las empresas a organizar y contabilizar sus existencias. También pueden hacer un seguimiento de datos como el número de unidades, el coste por unidad, el número de serie, los números de lote, las fechas de compra y las fechas de producción.

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¿Por qué son importantes los sistemas de inventario?

Los sistemas de inventario son importantes porque ayudan a las empresas a gestionar y hacer un seguimiento preciso de sus mercancías, lo que puede evitar que haya un exceso o una falta de existencias. El uso de un sistema de inventario puede beneficiarle:

  • Ayudándole a completar las ventas de forma más eficaz: El uso de un sistema de inventario puede ayudarle a asegurarse de que tiene suficientes existencias disponibles para completar las ventas. También puede ayudarle a identificar qué productos pueden estar escaseando y qué productos se están vendiendo bien para poder reponer las existencias antes de que se agoten.

  • Proporcionar informes más precisos: El seguimiento de sus existencias con un sistema de inventario puede proporcionarle informes más precisos para que pueda calcular los valores de los costes y desarrollar planes financieros precisos. Esto también puede ayudarle a identificar nuevas oportunidades y áreas de mejora.

  • Mejorar la satisfacción del cliente: Conocer exactamente la cantidad de inventario que tiene disponible puede ayudarle a cumplir con los pedidos con precisión, reducir el tiempo de transporte y mejorar la experiencia general del cliente. Esto puede resultar en clientes más felices, mejores críticas y una mayor lealtad a la marca.

  • Mitigar los riesgos: La implantación de un sistema de inventario puede ayudarle a controlar mejor sus niveles de existencias y a identificar posibles riesgos antes de que se conviertan en un problema. Esto puede reducir los costes asociados a robos, pérdidas de productos, roturas y errores manuales.

  • Reducir los costes de almacén: Los sistemas de inventario pueden ayudarle a organizar sus existencias y facilitar a los empleados del almacén la búsqueda de productos. Esto puede ahorrar tiempo a sus empleados y reducir la cantidad de espacio de almacenamiento que necesita, lo que puede reducir los costes.

  • Hacer que los pedidos sean más eficientes: Reordenar las materias primas y los productos es mucho más eficaz si dispone de informes que destaquen los artículos que tiene actualmente disponibles. Su sistema de inventario también puede proporcionarle análisis que le ayuden a determinar qué productos compran sus clientes con más frecuencia para que pueda prepararse para el futuro.

  • Aumentar los márgenes de beneficio : El uso de un sistema de inventario puede ayudarle a invertir su dinero de forma inteligente al asegurarse de que compra la cantidad adecuada de cada producto o materia prima. Esto puede evitar que haga un pedido excesivo de artículos, reducir los residuos y ahorrar espacio en las estanterías.

8 Tipos de sistemas de inventario

La forma en que las empresas gestionan sus sistemas de inventario puede variar en función del sector en el que se encuentren, el tamaño de su negocio y los recursos que tengan disponibles. A continuación, le presentamos ocho tipos de sistemas de inventario entre los que puede elegir:

Sistema de inventario periódico

Las empresas que utilizan sistemas de inventario periódicos cuentan sus existencias a intervalos regulares, normalmente después de que haya pasado un tiempo considerable. Por ejemplo, pueden optar por revisar su inventario cada trimestre o cada seis meses. También pueden calcular el valor financiero de las existencias y las materias primas que tienen disponibles al mismo tiempo. Las empresas utilizan esta comprobación periódica para asegurarse de que los niveles de inventario se ajustan a las cifras de ventas y a los informes de pérdidas.

Aunque este tipo de sistema de inventario puede funcionar para las pequeñas empresas que venden volúmenes mínimos de inventario, muchas empresas prefieren calcular sus existencias con mayor frecuencia utilizando otro método.

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Sistema de inventario permanente

Los sistemas de inventario permanente permiten a las empresas hacer un seguimiento en tiempo real de todo lo relacionado con su inventario y su cadena de suministro. Con este método, la empresa actualiza los niveles de existencias y los informes pertinentes después de cada venta, entrega o rotura. Esto proporciona a las empresas un mayor nivel de precisión y la información que necesitan para planificar futuros pedidos. Aunque hay varias formas en que las empresas pueden implementar el sistema de inventario permanente, éste es uno de los sistemas de inventario más comunes utilizados por los minoristas.

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Gestión manual de inventarios de baja tecnología

El método manual de gestión de inventario de baja tecnología implica el seguimiento del inventario a mano con un bolígrafo y un papel. A menudo, los minoristas nuevos o pequeños empiezan a gestionar su inventario con este método, registrando cada venta y entrega en un libro de contabilidad para mantener sus registros al día. Esto permite a las empresas hacer referencia a sus ventas, pedidos y entregas anteriores cuando sea necesario. Este sistema es una forma sencilla y económica para que las empresas hagan un seguimiento de su inventario.

Hojas de cálculo para la gestión del inventario

Muchas empresas utilizan hojas de cálculo para gestionar su inventario creando columnas para controlar las existencias, el valor, las cifras de ventas y mucho más. Dependiendo del programa o aplicación de hoja de cálculo que utilices, también podrás compartir tus hojas de cálculo con otros miembros del equipo a distancia, lo que puede mejorar la comunicación. Muchos profesionales utilizan cálculos para automatizar la parte matemática de sus hojas de cálculo, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y mejorar la precisión. Puedes utilizar un motor de búsqueda para investigar diferentes programas de hojas de cálculo y encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.

Software dedicado a la gestión de inventarios

Las empresas tienen muchas opciones a la hora de seleccionar un sistema de software de gestión de inventario dedicado. Estos programas existen para ayudar a los profesionales a organizar y supervisar su cadena de suministro. Las empresas que gestionan un gran volumen de inventario pueden beneficiarse de las funciones avanzadas que puede ofrecer un sistema de software de gestión de inventario dedicado, como:

  • Avisos automáticos de falta de existencias
  • Actualización del nivel de existencias en tiempo real
  • Capacidades de seguimiento de activos
  • Escaneo de códigos de barras
  • Análisis e informes exhaustivos

Invertir en un sistema de software de gestión de inventario dedicado puede ayudarle a ahorrar tiempo, mejorar los procesos de flujo de trabajo y lograr un mayor nivel de precisión.

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Soluciones integradas para operaciones minoristas

Muchas grandes empresas optan por utilizar una solución integrada de operaciones de venta al por menor para gestionar su inventario porque funciona perfectamente con su software, aplicaciones y procesos existentes. La implantación de este sistema puede ayudarle a gestionar su inventario, hacer un seguimiento de los pedidos y controlar las cuentas, todo ello a través de una sola interfaz. Esto puede proporcionar a las empresas datos precisos entre organizaciones, mejorar la comunicación y aumentar la eficiencia.

Soluciones en la nube

Las soluciones basadas en la nube son similares a los sistemas de gestión de inventario dedicados, pero en lugar de existir en un ordenador físico, utilizan Internet y almacenan todos sus datos en servidores de terceros. Esto puede facilitar a su equipo el acceso a los datos de inventario más actualizados y la comunicación entre ellos de forma remota. Con una solución basada en la nube, puede automatizar las tareas repetitivas, hacer copias de seguridad de los datos y realizar actualizaciones en tiempo real. Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan soluciones basadas en la nube porque es fácil y asequible ampliar este sistema de inventario a medida que crece su negocio.

Sistemas ERP

Los sistemas ERP, también conocidos como sistemas de gestión de inventario de planificación de recursos empresariales, ofrecen un enfoque integrado de las operaciones y la planificación de la empresa. Estos sistemas proporcionan una visión holística de las finanzas, las operaciones, el inventario y la logística de una empresa, todo en un solo lugar. Los sistemas ERP son ideales para las empresas que gestionan cadenas de suministro grandes y complejas, que trabajan con flujos de datos avanzados y que supervisan varios almacenes. Con un sistema ERP, puede automatizar las tareas repetitivas y supervisar todo el flujo de trabajo de su empresa. Las corporaciones multinacionales y las empresas que operan a través de múltiples canales de venta son las que más se benefician del uso de este sistema.

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Cómo elegir el sistema de inventario adecuado

Estos son algunos consejos que le ayudarán a elegir el sistema de inventario adecuado para su organización:

1. Evalúe sus necesidades actuales de inventario

En primer lugar, evalúe sus necesidades actuales de inventario en función del tamaño de su negocio y de su crecimiento previsto. Mientras que las empresas más grandes tienden a tener necesidades de inventario más complejas que requieren capacidades avanzadas de gestión de inventario, una empresa más pequeña puede ser capaz de gestionar su inventario utilizando una hoja de cálculo o el método de lápiz y papel. También puede hacer una lista de los problemas de inventario frecuentes a los que se enfrenta su empresa para ayudarle a determinar las necesidades únicas que pueda tener. Algunas preguntas que puede hacerse al evaluar sus necesidades actuales de inventario son

  • ¿Con qué frecuencia se agota el inventario?
  • ¿Qué tan fácil es encontrar artículos en su almacén o depósito?
  • ¿Con qué frecuencia su empresa hace pedidos excesivos o produce un exceso de existencias?
  • ¿Qué tipo de comentarios recibe de los clientes sobre los tiempos de envío y las entregas de los productos?

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2. Identifique sus objetivos empresariales

A continuación, defina cuáles son los objetivos principales de su negocio evaluando qué metas está tratando de alcanzar o qué desafíos está tratando de superar. Puede hacer una lista para llevar la cuenta de sus objetivos. Algunas áreas en las que podría centrarse son

  • Disminución de los costes de mantenimiento del inventario
  • Mejorar la precisión del seguimiento del inventario
  • Desarrollar flujos de trabajo más ágiles
  • Aumentar la escalabilidad
  • Generar mayores márgenes de ingresos

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3. Haga una lista de características imprescindibles

Una vez que haya establecido cuáles son sus objetivos empresariales, haga una lista de las funciones imprescindibles que pueden ayudarle a alcanzarlos. Considere qué miembros de su equipo necesitan acceder al sistema de inventario, qué canales de distribución utiliza su empresa para vender sus productos y con qué otros programas o aplicaciones debe integrarse su sistema de inventario. Muchos sistemas de inventario ofrecen integraciones que facilitan el seguimiento de las existencias a través de proveedores de transporte, sistemas de contabilidad y proveedores de logística. Otras características que pueden interesarle son:

  • Escaneo de códigos de barras
  • Actualización de inventarios en tiempo real
  • Integración transversal de la organización
  • Informes avanzados
  • Seguimiento de la materia prima y del proceso de montaje
  • Apoyo a la venta multicanal
  • Contabilidad integrada
  • Control de inventarios en almacenes múltiples
  • Software de TPV integrado
  • Planificación y previsión de la demanda

    Una vez que haya creado su lista de características imprescindibles, ordénelas de la más a la menos importante. A continuación, utilice un motor de búsqueda para investigar diferentes proveedores de sistemas de inventario, evalúe si cumplen sus criterios y seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades.

4. Determine su presupuesto

Por último, evalúe su presupuesto y cuánto podría ahorrarle cada mes la implantación de un sistema de inventario. Dado que los costes pueden variar significativamente de un proveedor de sistemas de inventario a otro, es importante entender cómo las diferentes características clave pueden ayudarle a reducir los costes. Esto puede ayudarle a elegir el sistema de inventario más rentable y eficiente para su organización.

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