Sistemas de ventas: Qué son y las ventajas de utilizarlos

Las herramientas digitales, como un sistema de ventas, pueden ayudar a los profesionales del sector a mantenerse organizados, impulsar las ventas, mantener las relaciones con los clientes y crear nuevas oportunidades de clientes. La elección del sistema de ventas adecuado suele depender de la empresa, el producto o el servicio y los objetivos para garantizar que sea beneficioso. Saber más sobre los sistemas de ventas y las ventajas de utilizarlos puede ayudarle a desarrollar habilidades profesionales que podrá utilizar a lo largo de su carrera en el ámbito de las ventas para cualquier sector. En este artículo, exploramos qué es un sistema de ventas, qué elementos hacen que la herramienta de gestión de ventas sea eficaz y los beneficios empresariales que se obtienen al implementar un sistema de ventas.

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¿Qué es un sistema de ventas?

Un sistema de ventas para empresas es una plataforma digital que contiene métricas clave, información sobre los clientes y otro material relevante relacionado con las ventas para ayudar a su equipo de ventas a realizar un seguimiento y cumplir los objetivos e hitos de ventas. El sistema, conocido como herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), suele agilizar los esfuerzos de marketing, publicidad y ventas y puede realizar un seguimiento de los datos, asignar la generación de clientes potenciales y el territorio o gestionar las tareas administrativas.

Los sistemas de ventas se basan en programas informáticos que ofrecen una visión de sus datos mostrada de forma significativa a través de gráficos, mapas y diagramas. Pueden ser la principal herramienta de ventas de una empresa o utilizarse junto con otros sistemas, software y dispositivos. Los sistemas de ventas pueden variar, por lo que hay que tener en cuenta las herramientas, métricas y tareas de las que se beneficiaría su equipo de ventas a la hora de decidir qué plataforma de sistema de ventas es la adecuada para usted.

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¿Qué elementos componen un sistema de ventas eficaz?

Un sistema de ventas exitoso y eficaz suele tener muchas funciones y herramientas superpuestas para ayudar a los equipos a impulsar sus ventas y reducir el tiempo que dedican a otras tareas, y muchas son personalizables. Algunos de los mejores sistemas de ventas en el mercado de empresa a empresa (B2B) incluyen elementos y características como estas:

  • Secuenciar el correo electrónico
  • Informes de análisis de ventas
  • Informes analíticos sobre el pipeline
  • Informes sobre el perfil del cliente
  • Cuadros de mando en vivo
  • Control de inventarios
  • Registros de contactos y almacenamiento de datos
  • Notación de la interacción con el cliente
  • Chatbots para clientes
  • Seguimiento de la conversión
  • Comportamiento de compra del cliente
  • Generador de previsiones de ventas
  • Predicciones del consumidor
  • Gestión de pedidos
  • Calendario integrado y seguimiento de reuniones
  • Servicio de programación automatizado
  • Seguimiento del rendimiento de los empleados
  • Tecnología de inteligencia artificial (IA)
  • Sistemas telefónicos incorporados
  • Grabaciones para el control de calidad
  • Opciones de asistencia al cliente

Dado que las plataformas de sistemas de ventas son muy abundantes y pueden variar en función de las necesidades, el sector o el tamaño de la empresa, considere la posibilidad de investigarlas para encontrar una que lo sea:

  • Es fácil de configurar y utilizar: Los sistemas que son fáciles de navegar ahorran tiempo y energía y animan a los empleados a utilizarlos. Busque los que sean visualmente atractivos y ofrezcan una visión sólida y completa de sus datos.

  • Unifica sus otras herramientas: La integración de aplicaciones es importante cuando se tienen otras plataformas digitales y software. Por ejemplo, un sistema de ventas que integre su plataforma de correo electrónico puede hacer que la funcionalidad sea perfecta al generar respuestas automáticas de agradecimiento. Otros sistemas de ventas ofrecen funciones de herramientas de gestión de pedidos que ayudan a las facturas, los pagos y la realización de pedidos y envíos, también.

  • Tiene capacidades de personalización: Muchos sistemas de ventas ofrecen funciones personalizables y personalización, por lo que puedes adaptarlos a tu modelo de negocio, producto o servicio o tamaño de la empresa. Por ejemplo, algunos sistemas de ventas ofrecen actualizaciones automáticas de software para el estado de los pedidos y los niveles de control de inventario, ayudándole a reducir o eliminar la sobreventa o la falta de existencias, lo que ayuda al flujo de caja y a la satisfacción del cliente.

  • Ofrecen accesibilidad en cualquier lugar: Los equipos de ventas a menudo viajan y las empresas pueden tener representantes en todo el país, por lo que es clave elegir un sistema de ventas que tenga accesibilidad móvil y sea utilizable en todos los dispositivos, como ordenadores, tabletas y teléfonos inteligentes. La accesibilidad también proporciona a su equipo de ventas la información más oportuna.

  • Enfócate en los vendedores: Dado que existen otras plataformas de gestión de las relaciones con los clientes, elegir una diseñada específicamente para una fuerza de ventas puede ayudarle a garantizar que las características y capacidades se ajusten mejor a sus necesidades para impulsar las ventas y los resultados.

¿Cuáles son las ventajas de implantar un sistema de ventas?

Son muchos los beneficios de incorporar un sistema de ventas a su negocio, incluidos estos ocho:

Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración

Dado que muchos sistemas de ventas utilizan datos de varios departamentos, como el de ventas, el de marketing y el de finanzas, fomentan la colaboración, el trabajo en equipo y el estímulo entre los equipos para ayudarles a alcanzar su objetivo. El registro en tiempo real permite a los equipos trabajar juntos hacia un objetivo común, mostrar transparencia en los éxitos y áreas de oportunidad y apoyar la comunicación abierta y la lluvia de ideas.

Formar fácilmente a los nuevos talentos

Un sistema de ventas con información organizada, datos históricos y proyecciones previstas puede ayudarle a formar e incorporar nuevos talentos cuando contrate empleados para su equipo de ventas. Muchos sistemas de ventas tienen funcionalidades y tutoriales fáciles de entender para el usuario, y como almacenan la información relevante de la empresa y de las ventas, pueden formar parte de su proceso de formación general. Gracias a las funciones personalizables, los vendedores también pueden hacer un seguimiento y medir su propio rendimiento, lo que puede ayudar en la formación y las revisiones de rendimiento.

Manténgase al día con los clientes potenciales

Un sistema de ventas facilita el seguimiento de los clientes potenciales. Puedes ver el estado de cada cliente potencial y priorizar los prospectos para centrar tu atención en un cliente específico en el momento adecuado, dejando también anotaciones e información para el registro histórico.

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Ahorrar tiempo y energía

Organizar los datos de tus clientes, las oportunidades de venta y la información sobre la finalización de las ventas en tu sistema de ventas te permite acceder a ellos. Dado que la mayoría de las plataformas son digitales y permiten su uso en cualquier lugar, su equipo de ventas puede tener acceso instantáneo desde cualquier lugar, ahorrando tiempo y manteniendo a todos los empleados al día con la misma información. Esto puede reducir la duración o la frecuencia de las reuniones, liberando más tiempo para centrarse en las ventas, por ejemplo. El sistema de ventas también puede ahorrar tiempo generando análisis de datos y produciendo informes, tablas, gráficos y otra documentación que, de otro modo, requeriría la elaboración de otra persona.

Cumplir y superar los objetivos

La base de un sistema de ventas es controlar y hacer un seguimiento de los ingresos a nivel de equipo, departamento o empresa. Permite optimizar la estrategia de ventas, a veces de forma específica para un determinado cliente, creando más oportunidades para captar la atención y cerrar ventas. Los sistemas de ventas ayudan a los equipos a cumplir o superar los objetivos de ventas y otras previsiones, ya que ofrecen un método de seguimiento muy organizado y refinado de los datos, los beneficios, los ingresos y mucho más.

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28. Crear un flujo de trabajo automatizado

Dependiendo de las características de un sistema de ventas específico, éste puede automatizar muchas tareas y deberes comerciales y administrativos, como la entrada de datos, la generación de informes o el seguimiento por correo electrónico. El flujo de trabajo automatizado puede ahorrar costes salariales para los puestos administrativos o proporcionar más tiempo de concentración en las ventas a otros empleados en lugar de ocuparse de las tareas administrativas.

Ahorre dinero y aumente los ingresos

Invertir en un sistema de ventas puede suponer un ahorro de costes al eliminar las redundancias salariales y crear más tiempo para que los equipos comerciales se centren en las ventas. Puede aumentar su flujo de ingresos destacando las oportunidades de venta y los clientes potenciales, mostrando las tendencias y ofreciendo datos sobre los puntos débiles de las ventas. Hay una gran variedad de precios, independientemente de su presupuesto para invertir en un sistema de ventas, y algunas plataformas digitales realizan pruebas o tienen versiones gratuitas con actualizaciones de pago.

Hacer crecer un nuevo negocio

Muchos sistemas de ventas son plataformas «todo en uno», diseñadas para ayudar a las pequeñas empresas y a las empresas emergentes a hacer crecer su base de clientes y sus flujos de ingresos. Gracias a las herramientas de fácil uso y a la gestión de contactos, se pueden revisar fácilmente los flujos de ventas, la productividad, los clientes potenciales y las estadísticas de los clientes existentes. Algunos sistemas incluso llevan incorporados sistemas telefónicos que graban las llamadas con fines de control de calidad, formación y revisión del rendimiento.

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