El método de gestión de proyectos kanban, cuyo nombre proviene de un cartel o señal en japonés, es un método muy utilizado. Los miembros del equipo trabajan juntos de forma más eficiente, lo que se traduce en un aumento de la productividad, la eficiencia y la colaboración mediante la visualización del flujo de trabajo. Tiene la capacidad de aportar ventajas duraderas y cambios positivos a todos los niveles de una empresa cuando se integra en su flujo de trabajo.
En este artículo, definimos los sistemas y métodos kanban, explicamos cómo funcionan utilizando una combinación de principios y prácticas y ofrecemos una lista de beneficios de kanban.
1 3 tipos de gestión de proyectos que puede implementar
¿Qué es el sistema kanban?
El método kanban es una técnica de gestión y programación de proyectos desarrollada inicialmente para el sector del automóvil. El kanban se basa en la organización visual y en la demanda del cliente para determinar los pasos de producción o los flujos de trabajo. Es un método popular en muchos campos, ya que puede reducir los residuos y aumentar la eficiencia sin disminuir la productividad.
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¿Qué es el método Kanban?
El método kanban hace referencia a los sistemas modificados existentes en otros sectores que proceden del sistema kanban original. Tras hacerse popular entre los fabricantes de automóviles, otros sectores reconocieron el valor del sistema kanban. Entre las industrias que han adoptado sus propias versiones del método kanban se encuentran la informática, el software, el marketing, las ventas y la investigación y el desarrollo.
¿Cómo funciona el kanban?
Kanban funciona implementando una organización visual de un proceso o flujo de trabajo y mostrando las tareas que los miembros del equipo deben completar. Kanban funciona a través de seis prácticas principales y cuatro principios principales:
Prácticas kanban
Las seis prácticas principales de kanban son:
1. Visualizar el flujo de trabajo
Para visualizar el flujo de trabajo con kanban, es necesario un tablero o una pantalla de flujo de trabajo. La pantalla suele incluir columnas que representan los pasos de su proceso y tarjetas dentro de estos pasos que representan las tareas individuales. Antes de diseñar su pantalla de flujo de trabajo, es importante entender cada paso necesario para llevar un producto o sistema desde el principio hasta su finalización. Una vez que entienda los pasos actuales de su flujo de trabajo, kanban puede ayudarle a crear una representación visual precisa.
A medida que los individuos completan las tareas, las tarjetas avanzan por las columnas o pasos dentro del flujo de trabajo, lo que permite detectar fácilmente los retrasos o las áreas de mejora.
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2. Limitar el trabajo en curso
Una de las principales funciones de kanban es reducir los retrasos mediante la gestión del número de elementos en curso. Normalmente, kanban limita el número de trabajos en curso estableciendo una cantidad máxima de tareas entregables dentro de cada columna, y sólo se pueden adelantar más tareas cuando hay espacio disponible. Este método fomenta un enfoque único, evitando el despilfarro y la ineficacia.
3. Gestionar tareas en lugar de personas
El objetivo de kanban es agilizar el flujo de trabajo y acelerar la producción centrándose en completar las tareas de la manera más eficiente. En lugar de gestionar a las personas, kanban se centra en la gestión de los elementos a medida que se mueven a través del flujo de trabajo para entender mejor cómo aumentar la velocidad sin sacrificar la calidad.
4. Ser claro con las políticas de los procesos
Cuando se intenta la mejora colaborativa, es importante que cada miembro del equipo comprenda plenamente las nuevas políticas del proceso kanban. Para garantizar la comprensión de todo el equipo, las organizaciones suelen definir claramente el kanban, publicar las directrices y hacerlas accesibles para todos los implicados. Familiarizar a cada miembro del equipo con un objetivo común puede aumentar la cohesión dentro de un flujo de trabajo y evitar cualquier malentendido o retraso.
5. Implementar bucles de retroalimentación
Los bucles de retroalimentación son una excelente manera de garantizar que un kanban recién implementado funcione correctamente. Los bucles de retroalimentación adoptan muchas formas, pero la mayoría de las veces implican una reunión recurrente entre los miembros del equipo para discutir la visualización del flujo de trabajo kanban y compartir sus tareas recientemente completadas y las próximas. Esta es también una oportunidad para discutir cualquier retraso o barrera experimentada durante el flujo de trabajo y cómo resolver esos problemas de cara al futuro.
6. Realizar mejoras de colaboración
Kanban ofrece una visión compartida de la mejora y promueve el cambio a largo plazo dentro de una organización. Crear una conciencia colectiva de los objetivos y animar a los miembros del equipo a trabajar juntos para lograr esos objetivos es un paso importante para mantener las mejoras del flujo de trabajo. A través de la visualización y la colaboración, kanban fomenta un sentido de unidad y trabajo en equipo que puede crear mejoras sostenibles dentro de los flujos de trabajo y los sistemas.
Principios kanban
Los cuatro principios básicos del kanban son:
1. Continúe con su flujo de trabajo actual
Kanban es flexible, por lo que puede implementarlo fácilmente sobre su flujo de trabajo existente sin interrumpir los procesos establecidos. Debido a su capacidad para representar el flujo de trabajo de forma visual, puede hacer que se conozcan los problemas o los retrasos. También puede utilizar un software informático que recomiende cambios y mejoras en el sistema tras detectar estos problemas .
2. Permitir el cambio incremental
Kanban permite un cambio incremental para que los nuevos métodos sean fáciles de entender y adoptar por los miembros del equipo en sus flujos de trabajo. Puedes introducir lentamente partes del sistema kanban en el trabajo de tu equipo y permitir que todos se familiaricen con el método paso a paso.
3. Respetar el proceso actual
Kanban respeta y preserva el valor de los procesos actuales, los miembros del equipo y las responsabilidades dentro de un flujo de trabajo. Kanban fomenta el cambio incremental, por lo que no es necesaria una reestructuración completa al implementar este método en sus prácticas actuales.
4. Fomentar el liderazgo en todos los niveles
Kanban valora los actos diarios de liderazgo en todos los niveles de un proceso. Para ver los resultados óptimos de la implementación de kanban, los empleados de todos los rangos asumen la propiedad y la responsabilidad de la excelencia de su trabajo para esforzarse hacia una mentalidad de mejora colaborativa .
Por ejemplo, los miembros del personal que trabajan en la creación del primer borrador de una campaña de marketing por correo electrónico se sienten motivados para completar sus tareas con excelencia y puntualidad, de modo que los empleados responsables de revisar y enviar los correos electrónicos no tengan que solicitar ediciones del material antes de la fecha límite de la campaña.
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Ventajas del sistema Kanban
El uso de kanban tiene varias ventajas, entre ellas:
Revela los retrasos
Al crear una visualización de un flujo de trabajo, Kanban ofrece una visión de los pasos del proceso que podrían causar retrasos. Entender cuándo y dónde su flujo de trabajo experimenta retrasos puede ayudarle a comprender mejor el tamaño y la complejidad adecuados de las tareas individuales para que el trabajo sea más manejable para los equipos.
Permite la flexibilidad
Los principios y prácticas de kanban son compatibles con cualquier sistema o industria. Independientemente de su campo y empresa, puede adaptar el sistema y hacer un método que funcione mejor para el tamaño y las responsabilidades de su equipo.
Mejora la capacidad de respuesta
Kanban traslada los productos al mercado en función de las necesidades de los clientes y la demanda del mercado, lo que permite a las empresas responder adecuadamente. Estos sistemas se adaptan a los cambios en las necesidades de los clientes, las prioridades y las tendencias del mercado de forma rápida y sin detener la producción o el flujo de trabajo, mejorando la capacidad de respuesta y la agilidad.
Aumenta la productividad
Kanban anima a los miembros del equipo a centrarse en una tarea hasta su finalización, limitando el número de trabajos en curso. Limitar el número de elementos en los que los miembros del equipo pueden centrarse a la vez les anima a trabajar juntos para completar las tareas individuales en una secuencia que beneficia al flujo de trabajo, lo que resulta en menos distracciones y una mayor productividad.