Cuando los gastos generales de una empresa se miden al final de un periodo contable, se convierten en gastos generales infrautilizados o sobreutilizados. Los gastos generales son el total de los gastos de explotación de una empresa que no están directamente relacionados con la producción de un producto o servicio. Es fundamental contabilizar los gastos generales aplicados en ambas situaciones para evaluar indicadores clave como la rentabilidad.
En este artículo, analizamos qué son los gastos generales infrautilizados, por qué son importantes para la elaboración de presupuestos, cómo contabilizarlos en los estados financieros y en qué se diferencian de los gastos generales sobreutilizados.
¿Qué es el bajo rendimiento?
Se dice que se ha producido un exceso de gastos generales cuando el importe de los mismos no es suficiente para mantener las operaciones de la empresa. En el balance, este importe se registra como un gasto anticipado y se imputa al coste de las mercancías vendidas (COGS) al final del año. Aunque esta diferencia suele verse como un hecho negativo, no es infrecuente que los gastos generales sean insuficientes.
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Importancia de los gastos generales infrautilizados para la elaboración de presupuestos
Una razón importante para evaluar los gastos generales infrautilizados es la visión que se puede obtener. Comprender la variación entre las actividades presupuestadas y el gasto real puede ayudar a los contables a introducir mejoras en los planes financieros. Comparar los gastos generales infrautilizados con las cifras del pasado también ayuda a las empresas a elaborar mejores estrategias para la asignación de ingresos y las empresas rentables. Otras razones por las que los gastos generales infrautilizados son importantes para la elaboración de presupuestos son
Contabilidad en el balance
Los gastos generales infrautilizados son muy importantes para la contabilidad del balance. En general, los gastos generales no afectan al flujo de caja de una empresa, pero sí aparecen como parte de los ingresos netos. Si los gastos generales están infrautilizados, esto puede restarle valor al resultado final, o a los ingresos totales. Por lo tanto, es esencial que usted contabilice los gastos generales sub-aplicados como un gasto prepagado para que el crédito final al COGS sea preciso.
Asignación de la tesorería
Si su organización termina el período contable con gastos generales infrautilizados, puede evaluar la mejor manera de asignar el flujo de caja entrante para cubrir el gasto adicional. Dado que los gastos generales infrautilizados no afectan al flujo de caja, esta métrica es eficaz para calcular la cantidad de ingresos que hay que reservar para presupuestar los gastos generales. Esta estimación de la asignación del flujo de caja es crucial para entender cómo los gastos generales infrautilizados afectan a los ingresos netos.
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Proyección de gastos futuros
La evaluación de los gastos generales también es importante para determinar cuánto hay que presupuestar para las operaciones del negocio. Establecer un presupuesto predeterminado para cada periodo requiere evaluar tanto los gastos generales aplicados en exceso como los no aplicados para entender cuál es la mejor manera de ajustar los presupuestos futuros. Por ejemplo, si una empresa termina un periodo contable con 45.000 dólares de gastos generales no aplicados pero el presupuesto era de 30.000 dólares, los contables pueden utilizar estos datos para establecer futuros presupuestos que puedan cubrir los gastos generales reales.
La evaluación de los gastos generales infrautilizados para establecer presupuestos predeterminados también es útil porque muestra a las empresas qué procesos administrativos están costando más. Esto puede conducir a mejoras en la eficiencia y a enfoques para reducir los costes generales totales.
Evaluar la rentabilidad
Aunque los gastos generales infravalorados no afecten al flujo de caja, éste sigue siendo necesario para cubrir los gastos de la empresa, incluidos los costes de producción y los gastos generales. Este flujo de caja es el ingreso bruto de la empresa y no deduce los gastos generales. Sin embargo, una vez que se determina el ingreso neto, los gastos generales infrautilizados adquieren importancia porque se restan de este valor. Las disminuciones en los ingresos netos pueden afectar en última instancia a la rentabilidad, por lo que entender cuánto necesita su empresa para cubrir los gastos generales infrautilizados puede darle una mejor idea de los beneficios totales durante un período contable.
Fijación de precios
Los gastos generales infrautilizados también son esenciales para evaluar los precios de los productos y servicios. Dado que los ingresos netos suelen cubrir los gastos generales no aplicados, las empresas utilizan esta métrica para determinar cuánto cobrar por los productos y servicios. Sin embargo, si una empresa tiene que seguir aumentando los precios para cubrir los elevados gastos generales no aplicados, los clientes pueden dejar de utilizar los productos de la empresa. La solución para situaciones como ésta puede consistir en analizar qué áreas tienen más gastos e integrar estrategias para reducirlos. De este modo, los precios pueden competir con las medias del mercado y generar suficiente flujo de caja para cubrir los gastos futuros.
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Contabilización de los gastos generales infrautilizados en los estados financieros
Los gastos generales infrautilizados son una partida de débito en el balance de una empresa. Sin embargo, para contabilizar este valor, los contables realizan algunos cálculos para equilibrar los valores de los gastos generales en el estado financiero:
Cómo determinar la sobrecarga real
Al final de un periodo contable, las empresas calculan los gastos generales reales con respecto a un presupuesto predeterminado. Si el valor de los gastos generales reales supera o queda por debajo del presupuesto, el valor resultante se convierte en los gastos generales aplicados. Por ejemplo, si una empresa establece un presupuesto de 10.000 dólares cada mes durante un trimestre, los gastos generales reales de esos tres meses deberían coincidir con el presupuesto trimestral de 30.000 dólares. Sin embargo, si la empresa gasta 38.000 dólares en gastos generales durante el trimestre, este valor aparece en el balance como gastos generales reales.
Comparación de los gastos generales presupuestados
La comparación de los gastos generales reales con el presupuesto, o gastos generales presupuestados, le muestra si los gastos generales aplicados están por debajo o por encima. Por ejemplo, supongamos que una empresa establece un presupuesto de 5.000 dólares para cada mes durante un trimestre. Al final del período, los gastos generales reales son de 6.000 dólares. Al comparar el presupuesto real con los gastos generales presupuestados se obtiene una diferencia de 1.000 dólares.
Como los gastos generales reales son 1.000 dólares más que el presupuesto, la empresa carga los gastos generales aplicados como infrautilizados en el balance. Sin embargo, si los gastos generales reales de la empresa para el mismo trimestre son de 4.500 dólares, la diferencia de 500 dólares en gastos generales aplicados aparece como un crédito en el balance por gastos generales sobreaplicados.
Acreditar los gastos generales no aplicados
Una vez que se determina que hay gastos generales infrautilizados, el débito de los gastos pagados por adelantado debe equilibrarse. Por lo tanto, las empresas abonan los gastos generales infrautilizados al coste de los bienes vendidos en el balance al final de un período. Contabilizar los gastos generales infrautilizados de este modo puede ayudar a las empresas a reducir el importe de los gastos, aunque los costes adicionales pueden salir de los ingresos totales. Por el contrario, si una empresa se da cuenta de un exceso de gastos generales aplicados, este valor puede aparecer como un crédito al inventario de trabajos en curso en lugar del COGS.
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Sobreaplicación frente a infraaplicación de la sobrecarga
Los gastos generales aplicados se producen cuando los gastos generales reales superan o quedan por debajo del presupuesto. Cuando los gastos generales aplicados están por debajo del presupuesto, se convierten en gastos generales sobreaplicados. Los fondos adicionales que sobran al pagar los gastos generales pueden ser beneficiosos, ya que significa que las empresas gastan menos que el presupuesto estimado. Esto difiere de los gastos generales infrautilizados, que pueden restarle valor al resultado final. Además, el exceso de gastos generales se registra como un crédito en el balance y se resta este valor del COGS. Sin embargo, los gastos generales infrautilizados se cargan en el COGS, lo que da lugar a importes de gastos más elevados.