Cómo Escribir una Solicitud de Baja en una Oficina (Con Ejemplo)

Una carta estándar de solicitud de vacaciones puede ayudarle a redactar una si la necesita en su lugar de trabajo. Debes seguir el procedimiento de solicitud de vacaciones de tu lugar de trabajo para pedir tiempo libre.

En este artículo, exploramos el propósito de una solicitud de permiso en una oficina, las situaciones en las que puede necesitar presentar una solicitud de permiso y cómo redactar una, con un ejemplo para guiarle.

Cómo redactar una carta de baja por enfermedad (con plantilla y ejemplo)

¿Qué es una solicitud de permiso en una oficina?

Su empresa puede pedirle que redacte una carta explicando por qué necesita la baja, cuánto tiempo estará de baja y qué hará para garantizar la continuidad del negocio si tiene que ausentarse. También se puede pedir a los médicos u otros especialistas que verifiquen la necesidad de ciertos tipos de permisos.

Esta carta de solicitud puede adoptar la forma de una carta impresa, un mensaje de correo electrónico o ambos. La forma que elija puede depender de las directrices de su empleador para las solicitudes de licencia y de las tendencias de comunicación de su organización.

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¿Cuándo hay que redactar una solicitud de baja?

Hay algunos tipos de permisos que puede solicitar mediante una solicitud de permiso, entre ellos:

  • Vacaciones anuales: Este permiso es cuando se toma un largo periodo de tiempo libre una vez al año utilizando el tiempo libre pagado que se ha acumulado a lo largo del año.

  • Baja por maternidad o paternidad: Como futura madre o padre, es posible que te tomes una larga licencia para prepararte y adaptarte tras el nacimiento de un bebé o la adopción de un niño.

  • Baja por enfermedad Si te pones enfermo o te lesionas y no puedes trabajar, puedes coger una baja por enfermedad de corta duración.

  • Baja médica y familiar: Si está demasiado enfermo o tiene una lesión que afecta a su capacidad para trabajar durante un largo periodo de tiempo, puede solicitar un permiso según la Ley de Permisos Médicos y Familiares (FMLA). También puede solicitar este permiso si necesita ausentarse durante un largo periodo de tiempo para cuidar a un ser querido enfermo o lesionado, como un padre, un cónyuge o un hijo.

  • Licencia por duelo: Si pierde a un familiar directo o a un amigo cercano, puede solicitar una licencia por duelo para preparar y asistir a un funeral o estar con su familia tras la pérdida.

  • Vacaciones: Cuando planee tomarse unas vacaciones, puede solicitarlas de acuerdo con las directrices de su empleador.

  • Licencia de un día: Este tipo de permiso es para cuando sólo se necesita solicitar un día libre con antelación.

  • Licencia de medio día: Puede solicitar este tipo de permiso si necesita unas pocas horas libres en un día de trabajo.

  • Licencia para eventos personales: Este permiso es para una variedad de eventos para los que puede necesitar tiempo libre, como casarse.

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Cómo redactar una solicitud de baja

Siga estos pasos para redactar su propia carta de solicitud de permiso:

1. Revise las políticas de vacaciones de su organización

Antes de redactar su carta de solicitud de baja, compruebe el manual del empleado o consulte con recursos humanos para determinar qué información necesitan para aprobar su solicitud. Por ejemplo, es posible que exijan la documentación de la FMLA o una nota del médico para una baja médica oficial. También puedes preguntarles si prefieren un correo electrónico, una carta formal impresa y entregada en persona o una carta formal entregada por correo electrónico.

Es posible que tu empresa tenga también normas sobre el tiempo libre remunerado y el tiempo libre no remunerado, como por ejemplo si puedes utilizar el PTO antes de tener que tomar tiempo no remunerado y la cantidad de PTO y tiempo no remunerado que se te concede cada año. Saber todo esto antes de escribir la carta garantiza que incluyas toda la información necesaria para conseguir la aprobación.

2. Dirija la carta a la persona adecuada

Cuando consulte a RRHH o su manual del empleado, compruebe si existe una política sobre quién debe aprobar la solicitud de permiso. Por ejemplo, puede que tengas que presentar la carta sólo a RRHH, a RRHH y a tu jefe o sólo a tu jefe o supervisor. Una vez que sepas quién aprueba tu permiso, dirígete a él con la carta.

3. Utilice un saludo profesional

Al dirigirse a la carta, asegúrese de utilizar un saludo profesional en lugar de un saludo informal, ya que esta carta es una solicitud formal. Pruebe a utilizar un saludo profesional como «Estimado [nombre del destinatario]» en lugar de uno informal como «Hola [nombre del destinatario]» Si conoce bien a la persona, puede utilizar su nombre de pila, pero puede ser mejor referirse a ella como Sr., Sra. o Srta.

4. Introduzca el motivo por el que está escribiendo

En el primer párrafo, mencione el motivo específico por el que escribe la carta, incluyendo que solicita la baja y por qué motivo. Hacerlo en el primer párrafo permite al destinatario entender claramente tu intención y valorar mejor la información que le proporcionas después.

5. Incluye la fecha de inicio y fin de tu baja

Después de informarles de los motivos por los que tienes que pedir la baja, incluye el día en que empieza y el día en que termina. Facilitar estas fechas al principio de la carta permite al destinatario disponer de la información necesaria lo antes posible.

Si no tienes una fecha de finalización o si puedes necesitar ampliar tu licencia en el futuro, también puedes indicarlo. Por ejemplo, si crees que sólo vas a necesitar dos semanas de permiso, pero puede que necesites una semana más, puedes escribir que darás una actualización en caso de que necesites una prórroga.

6. Describe los pasos que vas a dar para preparar tu baja

Ayudar a tu equipo a prepararse para tu ausencia puede garantizar que alguien cubra tus responsabilidades, que tus compañeros se adapten a las nuevas tareas o a los cambios en los plazos y que los clientes puedan esperar estar en contacto con otra persona hasta tu regreso. En el segundo párrafo de tu carta, identifica las distintas tareas que vas a realizar antes de marcharte para ayudar a los demás a adaptarse a tu ausencia. Algunos puntos que podrías cubrir son

  • Completar las tareas antes de los próximos plazos
  • Delegar responsabilidades rutinarias y sensibles al tiempo
  • Formar a los compañeros de trabajo en sus tareas
  • Informar a los clientes de su ausencia y de a quién deben dirigirse

También puedes hacer saber al destinatario que estás dispuesto a ayudarle en la adaptación de cualquier otra forma que necesite, como por ejemplo estando disponible para responder a las preguntas que te surjan al principio de tu baja o comprobando regularmente tu correo electrónico en caso de que surja una emergencia.

7. Ofrézcase a proporcionar la documentación que sea necesaria

Para algunas formas de permiso, su empleador puede requerir documentación oficial, especialmente si se trata de un permiso concedido a través de la FMLA. Algunos tipos de documentación que puede necesitar u ofrecer son los siguientes:

  • Nota del doctor's
  • Formularios FMLA rellenados por su médico
  • Obituario, en caso de baja por duelo

Incluso si tu empleador no te exige que proporciones ninguna documentación para tu baja, ofrecerte a dársela demuestra profesionalidad y fiabilidad.

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8. Agradézcales que haya tenido en cuenta su licencia

Termine su carta de solicitud de permiso agradeciendo al destinatario su tiempo y su comprensión de su situación. Esta cortesía profesional demuestra que respetas su tiempo y tu compromiso con la organización y el equipo.

9. Proporcione su información de contacto personal

También puedes proporcionar tu información de contacto personal para que puedan acceder fácilmente en caso de que necesiten ponerse en contacto contigo durante tu ausencia. La información que puede proporcionar incluye el número de teléfono de su casa, el número de teléfono móvil o la dirección de correo electrónico personal activa.

Ejemplo de solicitud de baja

Utiliza este ejemplo de carta de solicitud de permiso para guiarte en la redacción de la tuya:

Estimada Sra. Stevenson

Escribo esta carta con unos meses de antelación para solicitar un permiso de paternidad, ya que mi pareja y yo vamos a adoptar un niño y nos gustaría pasar tiempo juntos para ayudar a nuestra hija a adaptarse a la vida en casa. Me gustaría tomarme 30 días de permiso de paternidad, empezando el lunes 7 de junio y terminando el viernes 16 de julio. Me reincorporaré al trabajo el lunes 19 de julio.

Antes de tomarme la licencia, tengo previsto repartir mis seis clientes entre otros tres gestores de cuentas y formarles en las tareas diarias que realizo. También dispondré de un calendario de proyectos actualizado para ayudarles a cumplir los plazos exigidos. Además, estoy disponible para responder a cualquier pregunta a lo largo del proceso y en la primera semana de mi baja para ayudar en esta transición temporal.

Aquí están mis datos de contacto personales por si usted o cualquier otra persona necesita ponerse en contacto conmigo durante mi baja:

poconnell@email.com
456-621-2257

Por favor, hágame saber si hay alguna documentación u otra información que pueda proporcionarle, y muchas gracias por su comprensión y consideración.

Lo mejor,
Paul O'Connell