Solicitud de propuesta frente a solicitud de presupuesto

Redactar una solicitud de propuesta y una solicitud de presupuesto que obtenga respuesta puede aumentar las posibilidades de que su empresa consiga los productos o servicios que necesita. Aunque puedan parecer similares, una petición de oferta y una solicitud de presupuesto tienen definiciones y propósitos diferentes dentro del proceso de adquisición. En este artículo, hablaremos de lo que es una solicitud de propuesta y una solicitud de presupuesto, explicaremos la diferencia entre ambas, hablaremos de cuándo utilizar una solicitud de propuesta frente a una solicitud de presupuesto y daremos algunos consejos para redactarlas.

¿Qué es una solicitud de propuesta?

Una solicitud de propuesta, conocida como RFP, es un documento que una empresa u organización utiliza para esbozar los requisitos de un producto, servicio o proyecto específico que desea. Las empresas utilizan el proceso de RFP para solicitar ofertas a posibles contratistas o proveedores y determinar qué vendedor o proveedor será el más adecuado para completar el proyecto o entregar el producto o servicio. El proceso de solicitud de ofertas puede reducir la lista de vendedores o proveedores de forma eficaz y rentable.

Por ejemplo, cuando una empresa quiere abrir una nueva sucursal, es posible que necesite encontrar un contratista para renovar o construir un edificio que se ajuste al diseño de sus otras sucursales. Para ello, enviarán una solicitud de propuestas a los contratistas de la zona, en la que se especifique:

  • La naturaleza del proyecto
  • Objetivos del proyecto
  • Requisitos de licencia
  • La guía de estilo de la empresa
  • Códigos de construcción que deben cumplir los contratistas

Los contratistas interesados responden con ofertas en las que detallan cómo abordarían el problema o proyecto y cuánto costaría su solución. Una vez que la empresa recibe las ofertas, elige la mejor propuesta para el trabajo.

Relacionado: Preguntas y respuestas: ¿Qué es una RFP?

¿Qué es una solicitud de presupuesto?

Una solicitud de presupuesto (RFQ), a veces también denominada licitación (IFB), es un proceso en el que una empresa u organización elige a contratistas o proveedores para que presenten ofertas de precios y presupuestos para tener la oportunidad de realizar determinados proyectos o tareas. La petición de oferta es especialmente importante para las empresas que necesitan un suministro regular de una cantidad específica de productos.

Puede pensar en una petición de oferta como un formulario de pedido previo⁠ — define las especificaciones del servicio o producto que se necesita, incluyendo el tamaño, el estilo y el diseño. La petición de oferta también especifica la forma en que cada vendedor o proveedor debe proporcionar información sobre los precios. Las respuestas pueden incluir los costes detallados de cada producto o servicio. Este nivel de detalle puede permitir a la empresa hacer comparaciones precisas de proveedores o vendedores.

¿Cuáles son las diferencias entre las solicitudes de empleo y las peticiones de oferta?

RFPs y RFQs son ambos utilizados para adquirir servicios o productos de vendedores o proveedores, sin embargo, hay diferencias entre los dos. Por ejemplo:

  • RFP: Las solicitudes de propuestas reúnen información sobre cómo un proveedor pretende realizar el trabajo en caso de que lo elijas. Puede facilitar la determinación de cómo un posible proveedor satisfará las necesidades de la empresa. La RFP es formal y requiere información práctica de los vendedores o proveedores.
  • 3. PEDIR INFORMACIÓN: Las peticiones de oferta se utilizan para solicitar información sobre el coste de determinados productos o servicios. Crea una vía para tener una mejor idea de lo que se pagará en términos reales. La petición de oferta explica lo que la empresa quiere, lo que facilita que los proveedores ofrezcan presupuestos adecuados.

Determinar si utilizar la RFP o la RFQ

Las empresas suelen utilizar una RFP cuando un proyecto es lo suficientemente complejo, requiere mucha información técnica, conlleva datos duros para comparar y analizar, y requiere una propuesta formal de un vendedor o proveedor. Una RFP puede ser la mejor opción cuando se comparan los vendedores o proveedores y las respuestas de forma objetiva.

Cuando las empresas u organizaciones compran productos muy específicos, como hardware o material de oficina, suelen utilizar una petición de oferta. También pueden utilizar una petición de oferta para comprar un servicio, como un contrato de mantenimiento. Una petición de oferta funciona mejor en situaciones de aprovisionamiento estratégico cuando una empresa sabe exactamente qué quiere y cuántos.

Consejos para redactar una solicitud de oferta

He aquí algunos consejos para crear una solicitud de propuestas que obtenga respuesta de una selección de proveedores o contratistas adecuados:

Defina cuál es su proyecto y sus necesidades

Esboce cuál es su proyecto y qué necesita de los proveedores o contratistas antes de redactar su solicitud de propuestas. Uno de los mejores formatos para este paso de planificación es una lista con viñetas. Especifique lo que quiere que haga su proveedor o contratista, cómo debe hacerlo, cuándo debe completar el proyecto y dónde debe tener lugar. Puede consultar este esquema mientras crea su RFP para asegurarse de que contiene toda la información importante.

Relacionado: Cómo escribir una propuesta de proyecto (con ejemplo)

Hable del objetivo de su solicitud de propuestas

Incluya una introducción que explique por qué está distribuyendo una solicitud de propuestas y qué quiere conseguir con la contratación de un contratista. Asimismo, exponga el problema que quiere que resuelva el proveedor o contratista. Su introducción puede incluir información clave sobre el proyecto, como la fecha de inicio y el plazo previstos.

Explica la historia de tu proyecto y de tu empresa

Proporciona una breve historia de la organización y del proyecto que está llevando a cabo. Esto proporciona a los proveedores o contratistas la información de fondo que necesitan para evaluar la situación de la empresa y determinar si les gustaría trabajar con ella. Es posible que un proveedor o contratista no conozca su empresa, así que incluya toda la información que necesita para tomar una decisión informada. Esto puede incluir lo que hace la empresa, lo que la hace única y cuáles son sus valores.

Describa los requisitos del proyecto

Redacte una explicación exhaustiva de lo que necesita del proveedor o de los contratistas para completar el proyecto y cómo quiere que se haga. Enumerar todos tus requisitos puede ayudar a los proveedores a determinar si son adecuados para tu proyecto. Además, especificar tu presupuesto y tu experiencia preferida puede ayudar a reducir la lista.

Explique cómo deben responder los proveedores

Incluya el formato que espera que sigan sus proveedores al planificar su respuesta a su solicitud de propuestas. Cuando todos los proveedores o contratistas siguen la misma estructura, sus respuestas pueden ser más fáciles de revisar. Dependiendo de la complejidad de su proyecto, esto puede ser sólo una lista de títulos o una lista más completa de títulos con viñetas debajo.

Incluya sus criterios de selección

Comente cómo va a elegir al proveedor o contratista ganador de entre los encuestados. Anote cuáles son las prioridades de la empresa, incluidas las credenciales preferidas y los criterios esenciales. Esto ayuda al proveedor o contratista a crear una respuesta que muestre cómo se ajustaría a los requisitos de la empresa.

Especifique el calendario del proyecto

Explique los plazos que deben conocer los proveedores, incluida la fecha de vencimiento de la respuesta, la fecha en la que usted' anunciará el destinatario del contrato, la fecha de inicio del proyecto' y su plazo final. Especificar estos plazos puede ayudar a los vendedores o contratistas a organizar sus calendarios y saber si tienen tiempo para trabajar con la empresa. Asegúrese de que su plazo de presentación proporciona a los proveedores o contratistas tiempo suficiente para planificar una respuesta. Si necesita una respuesta más detallada de los proveedores, déles más tiempo para que presenten sus solicitudes.

Compruebe que su solicitud de empleo no contenga errores

Corregir su RFP puede ayudarle a identificar y corregir errores ortográficos y gramaticales. También puede ayudarle a determinar las frases que necesitan ser reformuladas para mejorar la fluidez y la claridad. Una vez que haya corregido y revisado su solicitud de propuestas, considere la posibilidad de enviarla a un amigo o compañero de trabajo que participe en el proyecto para que le dé su opinión. Dedicar tiempo a revisar y editar su solicitud de propuestas puede hacer que este documento parezca más profesional.

Relacionado con lo anterior: 7 pasos para definir el alcance de un proyecto

Consejos para escribir una solicitud de presupuesto

Estos son algunos consejos para crear una solicitud de presupuesto eficaz:

Prepare toda la documentación pertinente

Antes de redactar la petición de oferta, prepare toda la documentación pertinente. Determina unos requisitos claros con las aportaciones de las partes interesadas internas para asegurarte de que has incluido todos los requisitos, entre ellos:

  • Definición de los servicios o productos necesarios con especificaciones detalladas
  • Condiciones de pago
  • Condiciones del contrato
  • Cantidades
  • Requisitos de entrega
  • El proceso de revisión y el calendario de decisiones
  • El método de evaluación propuesto
  • Presentar los requisitos

Utilice una plantilla

El formato de la petición de oferta varía en función del producto o servicio que la empresa tenga previsto comprar. Un formato de petición de oferta que funciona bien para la adquisición de material de oficina no será adecuado para un presupuesto de servicios de apoyo informático. Puede utilizar una plantilla de petición de oferta como guía, pero adaptarla a las necesidades de su empresa. Este es un ejemplo de plantilla de petición de oferta de precios:

Descripción de la empresa:
Descripción del proyecto:
Objetivos del producto:
Jefe de proyecto:
Números de teléfono:
Correo electrónico:
Descripción del producto:
Métodos de entrega:
Cantidad de solución:
Condiciones de pago:
Método de evaluación:
Cronología:
Términos y condiciones:
Requisitos de presentación:

Definir la lista de proveedores o contratistas

Crear una lista de posibles proveedores o vendedores. Los mercados cambian y regularmente entran nuevas empresas con productos o servicios innovadores. Para agilizar el proceso, puede realizar una preselección antes de enviar su petición de oferta a una lista cerrada de proveedores aprobados. Este es el momento en el que debe evaluar los riesgos operativos y financieros.

Especifique la fecha de entrega

Incluya instrucciones claras para la realización de la petición de oferta y la fecha límite para su presentación, y dé a los proveedores o contratistas tiempo suficiente para crear su respuesta. Durante el periodo de preparación de la oferta, puede establecer un sistema, como un sistema centralizado de gestión de peticiones de oferta, en el que los posibles proveedores o contratistas puedan hacer preguntas de aclaración y recibir respuestas. De este modo, se asegura de proporcionar a todos los contratistas y proveedores la misma información.

Hay proveedores de servicios con sistemas de contratación electrónica y soluciones alojadas que pueden automatizar algunas partes del proceso de solicitud de ofertas, incluida la parte de preguntas y respuestas y el intercambio de éstas. Los contratistas pueden cargar sus ofertas en el sistema con los documentos de apoyo necesarios y recibir notificaciones.

Analiza las respuestas

Analice cuidadosamente cada una de las respuestas que reciba. Tenga en cuenta la fecha límite y, si establece una fecha de vencimiento para las ofertas, espere hasta que haya llegado a esa fecha y revise todas ellas después. Preste atención a las características importantes del producto, la duración, el precio y cualquier otra información que pueda ayudar o dificultar su relación con el proveedor.

Elija el mejor proveedor para el proyecto

La forma más obvia de tomar una decisión es elegir al proveedor o contratista que ofrece el producto o servicio más valioso al precio más bajo. Aunque esa puede ser una excelente estrategia para elegir la compra a un proveedor, también hay que tener en cuenta otros factores:

  • ¿Cómo fueron sus conversaciones con los representantes de ventas antes de enviar la petición de oferta?
  • ¿El proveedor tenía realmente en cuenta sus intereses?
  • ¿Es fiable el proveedor o vendedor?
  • ¿El proveedor busca una relación comercial mutuamente beneficiosa?

Informar a los vendedores no seleccionados

Otros proveedores podrían esperar una respuesta a su presupuesto si no han recibido el contrato, por lo que es importante notificarles que ha elegido un proveedor y ha adjudicado el contrato. Comunicarles su decisión y el motivo es una cortesía común y puede mantener una relación positiva con los proveedores no seleccionados.

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