El éxito de las reuniones de negocios en persona comienza con una solicitud de reunión bien elaborada. Las reuniones con compañeros de trabajo son una forma excelente de conectar con nuevos contactos y mentores.
En este artículo, compartimos lo que es una convocatoria de reunión, los componentes de una convocatoria de reunión, una plantilla que puede utilizar y algunos ejemplos de convocatorias de reunión.
¿Qué es una convocatoria de reunión?
Un directivo, empleado, candidato a un puesto de trabajo o colega puede crear una convocatoria de reunión. Una solicitud de reunión es una petición para concertar una cita con otra persona o grupo de personas para tratar un tema específico. Cuando alguien envía una solicitud de reunión, suele sugerir un día, una hora y un lugar, así como el tema. El destinatario de la solicitud de reunión puede aceptarla, rechazarla o sugerir una hora o lugar alternativos, así como invitar a otras personas a unirse a la reunión.
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Componentes de una convocatoria de reunión
Estos son los componentes de una convocatoria de reunión que debe incluir para lograr el mayor impacto en su destinatario:
Introducción
Si se dirige a un nuevo contacto, es conveniente que se presente al principio de su solicitud de reunión. Si ha recibido la información de su contacto a través de un contacto común, asegúrese de mencionar su nombre. Si ha conocido a su contacto pero no lo conoce bien, recuérdele cómo se conocieron. Si ya conoce a su contacto, puede que no sea necesaria una presentación más formal.
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Día y hora propuestos
Una solicitud de reunión también puede incluir una propuesta de día y hora. Tenga en cuenta los días festivos cuando solicite un día, ya que los negocios pueden estar cerrados. También debe proponer una hora que sea menos probable que interfiera con el día de su contacto. Por ejemplo, puede evitar las primeras horas de la mañana de un lunes, el final de la jornada de un viernes o las horas de la comida.
Si tiene disponibilidad, puede comunicar a su contacto que puede reunirse cuando le resulte más conveniente. Sin embargo, aunque esto puede mostrar una importante flexibilidad, también puede hacer que tu contacto tarde un poco más de lo que te gustaría en responderte. Si propones un día y una hora y les viene bien, es más probable que tengas algo concreto en su agenda.
Lugar de reunión sugerido
Asegúrate de sugerir un lugar para la reunión. El lugar puede ser la oficina de tu contacto o puedes sugerir reunirte en un lugar común. Si solicitas una reunión para hablar de una oportunidad de trabajo, considera la posibilidad de utilizar su oficina para que sea más formal. Sin embargo, si quieres preguntar sobre el sector o solicitar asesoramiento, un lugar como una cafetería o un espacio de coworking puede ser un lugar mutuo en el que ambos os sintáis cómodos.
1. Una visión general de tus habilidades
Si te pones en contacto con un responsable de contratación, haz un breve resumen de las aptitudes más relevantes que posees en relación con el sector o el puesto que buscas. Si tu contacto no te conoce o no está familiarizado con tu trabajo, querrá información básica para poder decidir si la reunión solicitada será beneficiosa para todos.
2. Adjunta tu currículum para que el responsable de la contratación tenga la opción de revisarlo si quiere saber más sobre ti.
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Una explicación de su propósito
Haz saber a tu contacto por qué solicitas una reunión y qué esperas obtener de la conversación con él. También, si procede, comparte lo que esperas que obtenga de la reunión. Sé tan específico como puedas.
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Plantilla de solicitud de reunión
Utiliza esta plantilla de solicitud de reunión la próxima vez que quieras mantener una conversación con alguien sobre una oportunidad de trabajo:
Estimado [posible empleador],
Me llamo [su nombre] y he trabajado como [cargo] durante [tiempo]. Tengo experiencia [enumere las aptitudes más valiosas para el lugar de trabajo del contacto], y me encantaría tener la oportunidad de hablar con usted sobre su empresa y sobre cómo puedo ser útil. ¿Estaría disponible para una reunión rápida a [hora] en [día de la semana o fecha concreta]? Puedo reunirme con usted en [lugar].
Gracias por su consideración. Espero tener la oportunidad de hablar con usted pronto.
Atentamente,
[Su nombre]
Ejemplos de convocatorias de reuniones
Estos son algunos ejemplos de solicitudes de reunión que puede utilizar:
Ejemplo 1: Oportunidad de trabajo
«Querida Sandra,
Me llamo David y me dirijo a ustedes porque estoy buscando una nueva oportunidad para aumentar mis habilidades y ganar una valiosa experiencia en SEM y SEO. En este momento, trabajo en Digital Marketing Pros, pero después de ver su oportunidad abierta para un especialista en palabras clave, sé que este es un siguiente paso lógico para mí por la oportunidad que tendré de aprender y los recursos que puedo aportar al equipo.
¿Estaría dispuesto a reunirse conmigo en su oficina de Online Growth, LLC el próximo jueves 16 de marzo a las 10 de la mañana?
Estoy deseando hablar con usted.
Gracias,
David Shaw»
Ejemplo 2: Solicitud de tutoría
«Querida Nancy,
Mi nombre es Michael y me dirijo a ti porque actualmente estoy tomando un curso de Introducción a las Finanzas en la Universidad del Sur de Maine. Me estoy especializando en Finanzas, así que este es uno de mis primeros cursos específicos para mi carrera. Para empezar bien mi camino en esta industria, estoy explorando oportunidades de tutoría para el semestre.
¿Tienes 30 minutos para reunirte conmigo, quizás este viernes para tomar un café a las 9 de la mañana? Me encantaría charlar más sobre lo que busco en una tutoría y lo que puedo aportar a tu organización a cambio.
Gracias
Michael Brown"
Ejemplo 3: Reunión informativa
«Hola Caleb,
Me llamo Jay y soy nuevo en la redacción de textos publicitarios. En esta industria, reconozco que eres un líder y admiro tu arduo trabajo al escribir contenidos de tanta calidad para que otros redactores aprendan y crezcan con ellos. La forma en que has hecho crecer tu negocio también es admirable. Estoy en la búsqueda de convertirme en un redactor publicitario eficaz en varios temas.
Si tiene 30 minutos libres, me encantaría invitarle a comer para que me cuente más sobre su trayectoria y le haga algunas preguntas sobre el sector. ¿Qué te parece el próximo miércoles a las 12:30?
Lo mejor,
Jay Anderson»
Ejemplo 4: Solicitud de promoción
«Hola Brian,
Espero que le vaya bien y que haya pasado un buen fin de semana. ¿Tendrías algo de disponibilidad este viernes a las 14 horas para reunirte conmigo? Me gustaría hablar de cómo han ido los últimos seis meses, de las responsabilidades adicionales que he asumido y de cómo me veo progresando en esta empresa. Tengo algunas ideas sobre una promoción y me gustaría tener la oportunidad de ver lo que piensas. Puedo asegurar la sala de conferencias.
Por favor, hágame saber si esto es algo a lo que está abierto. Espero tener noticias suyas pronto.
Gracias,
Leslie Thomas»
Ejemplo 5: Conocimiento de la empresa
Hola Jessica,
Me llamo Timothy y estoy haciendo crecer mi negocio, Security Labs. Nos conocimos en la conferencia Making Business Better de Seattle la pasada primavera. En ese momento, usted mencionó que estaba abierto a discutir las necesidades de su empresa para que yo pudiera obtener una idea de lo que una empresa como la suya requiere de su equipo de seguridad de la información. ¿Tiene alguna disponibilidad en los próximos días? Podríamos hacer una videollamada, que no debería llevar más de 20 minutos de su tiempo.
Espero tener noticias tuyas pronto.
Sinceramente,
Timothy James»
Ejemplo 6: Oportunidad de trabajo
Estimado Jim,
Soy Jennifer y tenemos un contacto mutuo, Edward, que me ha proporcionado tu información de contacto. Me pongo en contacto con usted porque estoy buscando nuevas oportunidades y he visto que tiene todo un departamento dedicado al desarrollo de aplicaciones para su nueva empresa.
Me encantaría tener la oportunidad de reunirme con usted para ver cómo puedo ser útil para su equipo y ayudar a que el proceso de desarrollo se desarrolle sin problemas para que pueda lanzarlo a tiempo.
Si tiene 20 minutos libres, puedo compartir mis habilidades y experiencia para que vea la gran adición al equipo que puedo ser. ¿Estaría disponible el próximo viernes, 18 de septiembre, a las 10 de la mañana? Podemos reunirnos en el edificio de su oficina o en la cafetería cercana de Main Street.
Gracias, y espero hablar con usted.
Lo mejor,
Jennifer Smith»
Ejemplo 7: Solicitud de tutoría
«Estimado Sr. Howard,
Me llamo Jason y le escribo porque he seguido su carrera desde que supe de usted en mi primer año de universidad, hace siete años. Desde entonces, sintonizo su podcast, leo sus artículos y sigo las actualizaciones de su empresa. Realmente admiro su compromiso con la industria y su voluntad de ayudar a otros a tener éxito.
Actualmente estoy matriculado en un programa de Máster en Periodismo y creo que me beneficiaría mucho tener un mentor mientras termino mis estudios. Me gustaría visitarle, mostrarle mis escritos y la tesis en la que estoy trabajando y ver si podemos establecer una relación de mentor/aprendiz. ¿Estaría disponible para reunirse conmigo el miércoles 6 de junio a las 11 de la mañana? Estaría encantado de reunirme con usted en su oficina o en la tienda de delicatessen de al lado.
Gracias,
Jason Stevens»
Ejemplo 8: Reunión informativa
«Querida Sra. Woods,
Me llamo Brianna Smith. Rachel Elliott, mi actual directora en Newborn Needs, me recomendó que me pusiera en contacto con ustedes para saber más sobre sus servicios de posparto. Actualmente estoy inscrita en un programa de enfermería y espero trabajar en la unidad de cuidados intensivos neonatales de uno de nuestros hospitales locales. Como mi hermana nació prematuramente, vi lo mucho que mis padres se habrían beneficiado de un equipo de apoyo sanitario para ellos y lo que estaban pasando después del parto.
Me gustaría tener la oportunidad de hablar con usted sobre lo que más ve de los padres después de dar a luz a sus bebés. ¿Tiene tiempo para charlar la semana que viene? Puedo reunirme con usted cuando sea más conveniente para usted.
Gracias,
Brianna»
Ejemplo 9: Solicitud de voluntariado
Hola Benjamín,
Fue maravilloso verle en el evento Explore Dallas de la semana pasada. Disfruté hablando contigo y aprendiendo lo que has hecho por tu departamento en el tiempo que llevas como gerente en ABC Lending. Le escribo porque estoy organizando un taller para las personas de nuestra comunidad que quieren aprender más sobre el proceso de compra de vivienda. El taller incluye un panel de discusión con expertos de la industria, y espero que usted esté dispuesto a unirse a nosotros.
¿Tienes tiempo el próximo lunes a las 15:00 horas para hablar del taller y de cómo me imagino tu participación? Podríamos reunirnos en la Hora del Té para tomarnos la tarde.
¡Que tenga un buen día!
Gracias
Angie Richards»
Ejemplo 10: Oportunidad de asociación
«Querida Elizabeth,
Me llamo Matthew, y soy el Director de Desarrollo de la Fundación Pets and People. He visto que tienen algunos puestos disponibles en su empresa, y me encantaría reunirme con usted para hablar de cómo podríamos trabajar juntos en beneficio de nuestras dos organizaciones. ¿Podría reunirse conmigo en el Afternoon Coffee Cafe a las 14 horas del próximo martes?
Estoy deseando saber de ti.
El mejor,
Matthew Scott»