Cualquier proyecto puede experimentar una solicitud de cambio. Estas solicitudes pueden incluir mejoras, alteraciones, defectos o nuevas características que deben añadirse al proyecto. Un proyecto puede integrarse fácilmente en el proceso de producción si existe un procedimiento adecuado.
En este artículo, veremos los diferentes componentes de una solicitud de cambio y daremos detalles sobre el proceso de solicitud de cambio.
¿Qué es una solicitud de cambio?
Para facilitar el proceso de solicitud se utiliza un documento que detalla todo el proceso desde el principio hasta el final. El documento tiene las siguientes características para facilitar el seguimiento:
Nombre del proyecto
Esta sección consiste en el nombre y otros detalles del proyecto específico. Debido a que a menudo la solicitud de cambio está relacionada con el proceso de producción, se incluye un identificador único relacionado con el proyecto para ayudar a identificar las producciones posteriores y aclarar el proyecto específico después de múltiples cambios.
Solicitud de cambio
Esta sección le ayudará a identificar el origen de la solicitud de cambio. Puede ser un miembro del equipo o un cliente, ya que ambos pueden denominarse partes interesadas.
Número de solicitud o identificación del cliente
El número de solicitud hace que cada solicitud sea única. Esto hace que sea más fácil hacer referencia a una solicitud concreta. Si existe un sistema en el que se registran las solicitudes, se facilita el acceso a la información relativa a cada una de ellas.
Descripción/ resumen del cambio
En esta sección de la solicitud de cambio se describe el problema exacto de la solicitud. Debe asegurarse de que esta sección quede claramente plasmada. Es la parte más importante de una solicitud de cambio, ya que contiene la información exacta sobre lo que hay que cambiar.
El interesado debe poder elegir las partes más importantes de la solicitud mediante la descripción o el resumen del cambio. En esta sección, el solicitante debe indicar los aspectos concretos del proyecto que deben cambiarse. Puede ser el alcance del proyecto, el proceso, los plazos o los resultados.
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Motivo de la solicitud de cambio
En este apartado se explica claramente el motivo por el que se realiza la solicitud. Un ejemplo podría ser un motor que se sobrecalienta después de una corta distancia. En circunstancias normales, este no debería ser el caso. La solicitud debe explicar claramente el problema principal y cualquier observación que haga referencia a por qué es necesario el cambio.
Cambios propuestos
Esta sección destaca claramente las distintas acciones necesarias para lograr el cambio requerido. Esta sección debe centrarse en la funcionalidad o los módulos que pueden necesitar ser alterados en un producto. Lo mismo ocurre con las actualizaciones relativas a las especificaciones de un determinado producto. Una solicitud de cambio también puede requerir la modificación de un requisito empresarial y, en algunos casos, la documentación relacionada con un elemento. Los especialistas en proyectos deben participar en esta fase, ya que conocen los cambios exactos que hay que realizar.
2. Plazo de solicitud del cambio
Esto debe indicarse, si procede. Ayuda al equipo que se ocupa de la solicitud a determinar la urgencia de un cambio. En el caso de una máquina costosa que debía completar un proyecto importante, el equipo puede verse obligado a priorizar la solicitud sobre otras. Un buen ejemplo sería una amoladora comprada para asfaltar una carretera con un plazo determinado. Si la amoladora se detiene, la carretera no puede hacerse, lo que significa que todo el proyecto de construcción no puede seguir adelante. Una solicitud de este tipo puede marcarse como urgente con un plazo previsto.
Estado de aprobación
Esta sección es clave, ya que ayuda a determinar la fase en la que se está procesando la solicitud. Si el cliente hace una llamada preguntando por el estado de su solicitud, se le puede aconsejar en consecuencia. El estado de aprobación también puede indicar si la solicitud de cambio ha sido aprobada o rechazada en función de aspectos como los costes asociados a la solicitud o las circunstancias relacionadas con el cambio.
El estado de la solicitud puede ser nuevo para un nuevo proyecto o en revisión para una solicitud que está siendo considerada o rechazada. También puede ser aprobada o aprobada con condiciones. El gestor de proyectos también podría solicitar más información sobre la solicitud si algunos aspectos no están claros.
Cierre de la solicitud de cambio
Debe haber una sección que indique el veredicto final sobre cada solicitud de cambio. Una vez aprobada, la información debe comunicarse al equipo para su aplicación. A continuación, el entregable de la solicitud de cambio debe actualizarse en el registro específico. Esto señala el cierre de la solicitud especificada.
¿Cuáles son algunas de las fuentes de solicitudes de cambio?
Las solicitudes de cambio proceden principalmente de los usuarios o las partes interesadas. Si el usuario no está satisfecho con un determinado sistema o encuentra dificultades, está obligado a presentar una solicitud de cambio. Sin embargo, hay muchas otras fuentes de este tipo de solicitudes:
- Informes de errores: ayuda a identificar los problemas que deben solucionarse. Se identifican varios errores y se informa de ellos cuando hay un fallo en el sistema y no se consiguen los resultados previstos. Esta es una de las fuentes habituales de solicitudes de cambio.
- Gestión: Si la dirección encuentra fallos en un sistema o cree que podría mejorarse para convertirlo en un producto mejor, podría hacer una solicitud de cambio.
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Cambios estructurales: En caso de que las normas o las estructuras de un proyecto concreto cambien, hay que presentar una solicitud de cambio. Esto ocurre cuando hay nuevas actualizaciones o nuevos desarrollos en un proyecto concreto.
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¿Por qué es importante un proceso de solicitud de cambio?
Las solicitudes de cambio ayudan a las empresas a mantener la responsabilidad dentro del proceso de producción. Un registro detallado puede eliminar la posibilidad de que se pierdan artículos, se retrasen los envíos o se produzcan errores de producción. Las solicitudes de cambio pueden ayudar a facilitar lo siguiente:
Tomar las riendas del proceso
El proceso de solicitud de cambio es esencial porque ayuda al gestor del proyecto a hacerse cargo del proceso de solicitud. El proceso se ve facilitado por los formularios de solicitud de cambio, que ayudan a seguir todo el proceso desde el principio hasta el final.
5. Las futuras mejoras
Cuando el proceso de solicitud de cambio está documentado, los miembros del equipo pueden identificar las áreas críticas que pueden ser recurrentes en las solicitudes posteriores. Los responsables de la empresa pueden considerar cómo afectan las solicitudes a los distintos aspectos de un proyecto. Los efectos sobre el presupuesto podrían ser los más significativos, pero también hay otros factores, como la pérdida de negocio resultante de los cambios en la calidad del producto. El proceso de una solicitud de cambio pone de manifiesto todas estas cuestiones para futuras mejoras, ya que el equipo puede ver todo el alcance y el impacto del proceso de cambio.
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Difusión de la información y apropiación del proceso
El proceso de solicitud mantiene a todos los implicados al corriente de los cambios necesarios. Esto garantiza que todos, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas, no sólo sean conscientes del cambio, sino que se sientan implicados en el proceso. El proceso de solicitud también puede ayudar a los líderes empresariales a entender el impacto de dichos cambios, lo que podría ayudar a eliminar futuros errores.
Cómo gestionar una solicitud de cambio
Los cambios son inevitables en cualquier proyecto y el gestor de proyectos debe estar preparado para contrarrestar los ajustes de un proyecto. Cuando se gestionan bien, las solicitudes de cambio mejoran la comunicación entre los miembros del equipo, mejoran la eficiencia y pueden utilizarse como punto de aprendizaje. A continuación veremos cómo gestionar las solicitudes de cambio:
1. Averiguar el alcance del cambio
Las solicitudes de cambio son variadas. Pueden estar relacionadas con un proyecto, un producto o una función específica. Al principio del proceso, es crucial involucrar a todas las partes interesadas relacionadas con la solicitud. Hay que deliberar sobre el cambio, lo que se necesita y si la solicitud es válida o no. Las solicitudes de cambio pueden ser rechazadas. También es importante entender lo que implica el cambio para determinar si es viable y si vale la pena las implicaciones financieras que pueden acompañar a algunas de las solicitudes.
2. Planificar la implementación del cambio
Si el cambio es viable, el equipo del proyecto debe planificar su aplicación. Este proceso debe documentarse en el formulario de solicitud de cambio. En este punto, es importante determinar si las solicitudes de cambio tienen un impacto imprevisto en el alcance, el calendario, el proceso de implementación y el presupuesto del proyecto. Deben destacarse todos los posibles resultados, ya que esto puede influir en la toma de decisiones.
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3. Aprobación o rechazo de la solicitud de cambio
Dependiendo de las recomendaciones del segundo paso anterior, la solicitud puede ser aprobada o rechazada. Una organización debe contar con un proceso en el que se defina quién aprueba qué solicitud en función de la urgencia y la enormidad del proyecto.
4. Implementación de la solicitud de cambio
Tras la aprobación, los equipos afectados deben ser notificados y se les debe proporcionar un calendario. Los miembros del equipo también deben ser informados de los nuevos resultados. En este punto, se aplica la solicitud de cambio y se elabora un informe sobre el mismo.
5. Cierre
Una vez aplicada la solicitud de cambio, hay que cerrar el proyecto. Debe realizarse una autopsia para determinar si hubo un cambio significativo en el proyecto y cómo puede mitigarse en el futuro. Hay que prestar especial atención al presupuesto y al impacto potencial en las partes interesadas.