¿Qué es un libro auxiliar? Definición, ventajas y ejemplos

El registro de la información financiera de una gran organización requiere más de un archivo. Los contables crean libros auxiliares para gestionar los datos cuando procesan un gran número de transacciones para un solo cliente o función de la empresa. Si tiene que auditar, registrar o informar sobre la información financiera de una empresa, debe conocer cómo se utilizan los libros auxiliares para organizar las cuentas principales de la empresa.

En este artículo, explicamos el propósito de un libro auxiliar, compartimos los beneficios y usos de los libros auxiliares y damos detalles sobre cómo los libros auxiliares se diferencian de los libros generales.

¿Qué es un libro auxiliar?

Un libro auxiliar contiene toda la información de la contabilidad financiera de una empresa, y es un subconjunto del libro mayor. Los flujos de ingresos y deudas se registran en un libro auxiliar, que es un subconjunto del libro mayor. Un libro auxiliar ayuda a organizar el libro mayor de una gran empresa que mantiene múltiples flujos de ingresos y deudas. Los ingresos y deudas totales de un libro auxiliar se reflejan en el libro mayor de una empresa.

Uno de los principales usos de un libro auxiliar es registrar las transacciones de cuentas por cobrar de clientes específicos. Se pueden crear libros auxiliares para cada cliente individual con el que una empresa hace negocios. Estas bases de datos separadas pueden rastrear las transacciones de una empresa específica y el importe del pago esperado de cada cliente. Los libros auxiliares separados de la empresa suelen denominarse cuentas de control.

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¿Qué se incluye en un libro auxiliar?

Un libro auxiliar se compone de cuentas con características comunes que se separan en categorías dentro del libro mayor.

Los libros auxiliares suelen crearse para registrar y organizar la siguiente información financiera:

  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Activos fijos
  • Cuentas bancarias
  • Cuentas de clientes
  • Cuentas de proveedores
  • Inventario
  • Propiedad
  • Equipo
  • Datos del proceso de fabricación

Dentro de cada libro auxiliar, los profesionales de la contabilidad pueden registrar cualquiera de las siguientes informaciones:

  • Saldos pendientes de un cliente
  • Descuentos que recibe un cliente
  • Mercancía devuelta
  • Historial de pagos
  • Ventas a crédito
  • Gastos generales de la propiedad de la empresa
  • Nómina
  • Información sobre el cálculo del coste por encargo

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Beneficios de un suplente

Los libros auxiliares ayudan a organizar la información de la contabilidad financiera de una empresa para que los profesionales de la contabilidad puedan seguir e informar fácilmente de las cantidades monetarias utilizadas para dirigir un negocio.

Éstas son algunas de las formas en que los suplentes benefician a una empresa:

  • Los libros auxiliares facilitan las auditorías. Los libros auxiliares categorizan la información financiera para que, cuando se realice una auditoría, cada flujo de ingresos y forma de deuda sea transparente y se pueda contabilizar fácilmente.
  • Los libros auxiliares pueden hacer un seguimiento de la información de los clientes. Si un cliente tiene una deuda pendiente o necesita que se le devuelva dinero, se puede utilizar un libro auxiliar para verificar rápidamente la información.
  • Los profesores sustitutos crean bases de datos separadas. Las grandes empresas necesitan procesar cantidades inmensas de datos financieros que a menudo son demasiado grandes para una sola base de datos. Los programas informáticos organizan estos datos en archivos aislados que pueden añadirse para calcular la información financiera en el libro mayor de una empresa.
  • Las filiales protegen la información financiera. Un libro auxiliar permite a los supervisores financieros aislar ciertos registros para que sólo partes de la información financiera de la empresa puedan ser vistas por determinados empleados. Este nivel de seguridad adicional es importante para las grandes empresas.
  • Los libros auxiliares permiten un análisis detallado. El uso de libros auxiliares para organizar las cuentas de control centraliza una gran cantidad de información que puede utilizarse para el análisis financiero. Las empresas pueden obtener importantes conocimientos financieros analizando los datos contenidos en cada libro auxiliar.

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Contabilidad general frente a contabilidad auxiliar

Estas son las principales diferencias entre un libro mayor y un libro auxiliar:

Contabilidad general

Estas son las funciones de un libro mayor que se utiliza para informar de los registros financieros de una empresa:

  • Un libro mayor es un conjunto maestro de cuentas.
  • Un libro mayor registra todas las transacciones (incluidas las entradas de crédito y débito) de un cliente.
  • Un libro mayor se clasifica en cinco tipos de cuentas: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
  • Un libro mayor se utiliza para crear un balance de comprobación para los registros contables internos.
  • Un libro mayor contiene la información financiera global de una organización.

Subledgers

Estas son las funciones de los libros auxiliares que se utilizan para informar sobre los registros financieros de una empresa:

  • El importe total de un libro auxiliar se incluye en el libro mayor.
  • Un libro auxiliar informa de los importes resumidos al libro mayor.
  • Un libro auxiliar representa categorías más pequeñas dentro de la información financiera de una empresa.
  • Un libro auxiliar no tiene su propio informe de balance de comprobación.
  • Un libro auxiliar es un subconjunto del libro mayor que organiza las cuentas con un gran número de transacciones individuales.

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¿Cómo se utiliza la información sobre el cálculo del coste de las órdenes de trabajo como libro auxiliar?

Algunas empresas operan con diversos costes de fabricación. La creación de bienes y materiales requiere un proceso de documentación específico que puede ocupar el lugar de un libro auxiliar dentro de los informes financieros de una empresa para mostrar un inventario de trabajo en curso.

Este tipo de sistema, también conocido como «job costing», se utiliza para calcular los costes de fabricación de una unidad. Un sistema de cálculo de costes por trabajo se utiliza cuando los diferentes artículos fabricados por una empresa tienen cada uno un coste distinto asociado a su producción. Los informes generados a partir de la información de fabricación se denominan registros de costes de trabajo.

Ejemplos de anotaciones en el libro mayor

Estos son algunos ejemplos de cómo se utiliza un libro auxiliar con el libro mayor de la contabilidad financiera de una empresa:

Ejemplo 1

Una empresa tiene cuentas con el cliente A y con el cliente B. Cada cuenta de la empresa se registra como un libro auxiliar separado en las cuentas por cobrar. Al calcular el libro mayor, la suma total de los créditos del libro auxiliar del cliente A se combina con el libro auxiliar del cliente B. Esto constituye el total de las cuentas por cobrar en el libro mayor.

Ejemplo 2

Una pequeña empresa que está ampliando su producción ha contratado a un contable para que recoja y comunique su información financiera. Hasta que el contable entró en plantilla, la empresa funcionaba utilizando únicamente un libro mayor para informar de las transacciones de un único cliente y de las deudas de los gastos generales de la empresa. El contable reorganiza el libro mayor para incluir los libros auxiliares de tres nuevos clientes en las cuentas por cobrar y crea un libro auxiliar de cuentas por pagar para las deudas con los proveedores y los gastos generales de la empresa por un nuevo edificio y un almacén.