Las empresas suelen tener a mano suministros e inventarios. Aunque ambos son elementos cruciales, sirven para fines distintos que ayudan a la empresa a funcionar o a ganar dinero. Registrar estos datos con fines contables también es vital para entender sus diferencias.
En este artículo, discutiremos los suministros y el inventario y proporcionaremos una comparación de estos dos conceptos.
¿Qué son los suministros?
Los suministros de oficina, como bolígrafos, clips y tinta para impresoras, son necesarios para el funcionamiento diario de una empresa. Estos suministros se utilizan con frecuencia y suelen tener una vida útil limitada, lo que supone un coste para la empresa. Los suministros se registran como activos corrientes en el balance hasta que se utilizan, momento en el que se convierten en gastos. Estos suministros son un ejemplo de los suministros necesarios para las operaciones diarias de la empresa.
¿Qué es el inventario?
El inventario representa los artículos que una empresa vende a los clientes para obtener un beneficio. Por ejemplo, el inventario de una librería consiste en los libros que vende a sus clientes. El inventario incluye los artículos que una empresa ha producido o comprado a proveedores o distribuidores. El inventario también puede referirse a las materias primas que la empresa utiliza para fabricar los productos que vende. Al comprar el inventario, las empresas pueden vender estos artículos tal cual o combinarlos para crear un nuevo producto. Las empresas no suelen querer retener el inventario durante demasiado tiempo, ya que puede acarrear costes de almacenamiento o quedarse obsoleto.
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1. ¿Cuáles son las diferencias entre suministros e inventario?
Tanto los suministros como el inventario representan elementos esenciales que las empresas tienen a mano. Estas son algunas de las principales diferencias entre estos dos conceptos:
Propósito
Como se ha mencionado, los suministros y el inventario tienen diferentes propósitos para las empresas. Las personas compran suministros para apoyar las operaciones de su negocio. Estos suministros pueden ayudar a garantizar el buen funcionamiento de la empresa o permitir a los empleados realizar sus tareas diarias. Por su parte, el inventario representa los artículos que las empresas compran o producen para vender a los clientes y obtener beneficios. Por ejemplo, el inventario de una boutique de ropa incluye las diferentes prendas que vende. Los suministros de la tienda pueden incluir los artículos que los empleados utilizan para limpiar la tienda después de las horas de trabajo y las bolsas en las que colocan las compras de los clientes cuando salen de la tienda.
Contabilidad
Los suministros y las existencias representan dos conceptos distintos en la contabilidad. Como se ha mencionado, los suministros representan activos corrientes hasta que la empresa los utiliza. Por lo tanto, las empresas pueden enumerar el valor en dólares de los suministros no utilizados que tiene a mano como «suministros» en la sección de activos. La empresa también puede enumerar el valor en dólares de los suministros utilizados durante el período contable en la categoría de «gastos de suministros» del estado financiero.
Las empresas también registran las existencias como un activo circulante en sus balances, ya que representan los artículos que tienen y que planean vender dentro del año. Las empresas pueden registrar varios tipos de inventario, como las materias primas, los productos en curso y los productos acabados. En el balance, las empresas enumeran el valor de las existencias en función del precio de compra. Cuando las empresas venden artículos del inventario, eliminan esos costes de la categoría de inventario y los colocan en las categorías «coste de los bienes vendidos» y «ingresos del producto» en las cuentas de resultados.
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Impuesto sobre las ventas
El impuesto sobre las ventas representa una cantidad que los gobiernos imponen a las compras de bienes y servicios. El tipo de impuesto sobre las ventas varía según el estado y los gobiernos locales. Los bienes suelen gravarse una vez, y el usuario final paga el impuesto sobre las ventas. En consecuencia, las empresas tienen que pagar el impuesto sobre las ventas por los suministros, pero no por las existencias. En el caso de los suministros, las empresas representan a la entidad que utiliza los artículos adquiridos, como el material de oficina. Mientras tanto, los artículos del inventario serán gravados cuando se vendan a los clientes porque representan al usuario final.
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Gastos
Las empresas pueden definir sus costes como fijos y variables. Los costes fijos suelen representar gastos fijos que deben pagar, a menudo de forma programada. Ejemplos comunes de costes fijos son los pagos de alquiler, los salarios o los impuestos sobre la propiedad. Sin embargo, estos costes también representan gastos que no están directamente relacionados con la producción de la empresa ni dependen de ella. Por lo tanto, algunos suministros pueden servir como coste fijo. Por ejemplo, si su empresa vende más productos, no significa necesariamente que tenga que comprar más bolígrafos para sus empleados.
Los costes variables representan los gastos que están directamente relacionados con la producción de bienes y servicios de su empresa. Cuanto más produzca, mayores serán sus costes variables. Las materias primas utilizadas para fabricar productos representan un ejemplo común de costes variables. Estas materias primas también pueden representar una forma de inventario para las empresas, ya que las necesitan para producir los artículos que venden a los clientes.
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Ejemplos de suministros
Como se ha mencionado, los suministros representan elementos que las empresas utilizan para apoyar sus operaciones diarias. Dependiendo de las empresas, los suministros que compran y utilizan pueden variar. Estos son algunos ejemplos de suministros:
Material de oficina
Las empresas que trabajan en entornos de oficina compran suministros que permiten a los empleados realizar sus tareas diarias. Estos suministros también pueden ayudar a organizar el trabajo que realizan. Por ejemplo, los empleados que elaboran informes necesitan papel para imprimir y presentar sus resultados, así como grapadoras para mantener unidos los documentos. Otros ejemplos comunes de material de oficina son:
- Bolígrafos
- Rotuladores
- Tijeras
- Carpetas
- Blocs de notas
- Cinta adhesiva
- Clips
- Tinta y tóner para impresoras
- Papel de recibo
- Bandas elásticas
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Envío de suministros
Los artículos de envío representan otro ejemplo común de suministros comprados por las empresas. Algunas empresas necesitan comprar estos suministros para preparar los productos para su envío a los clientes. Otras pueden necesitar enviar documentos y materiales a otras empresas. Algunos ejemplos comunes de suministros de envío incluyen:
- Cajas
- Cinta de embalar
- Envoltura de burbujas
- Etiquetas de envío
- Sellos
- Sobres
- Empaquetar cacahuetes
- Escalas de envío
- Bolsas
- Papel de embalar
Suministros de limpieza
Las empresas deben mantener un entorno limpio y seguro para sus empleados y clientes. Dependiendo de la empresa, un entorno sucio puede crear interrupciones o tener un impacto negativo en el trabajo de los empleados. Por ello, a menudo compran artículos de limpieza para desinfectar las superficies o retirar la basura y los desperdicios que se recogen a lo largo del día. Algunos ejemplos comunes de artículos de limpieza son:
- Cubos de basura y reciclaje
- Bolsas de basura
- Papel de cocina
- Toallitas desinfectantes
- Papel higiénico
- Jabón
- Escobas
- Mops
- Desinfectante de manos
- Limpiador de cristales o superficies
Ejemplos de inventario
El inventario representa los artículos producidos o comprados por una empresa que vende a sus clientes. Las empresas pueden tener varios tipos de inventario, como los siguientes ejemplos:
Materias primas
El inventario de materias primas se refiere a los artículos que una empresa utiliza para crear los productos que vende. Las empresas pueden producir estos materiales ellas mismas o comprarlos a los proveedores. Por ejemplo, una panadería puede comprar las materias primas como la harina, los huevos y el azúcar que necesita para producir sus productos de panadería. También podría cultivar algunas de las hierbas que utiliza para dar sabor a estos productos.
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Productos en curso de fabricación
El inventario de productos en curso se aplica a las empresas que fabrican sus productos. Estos productos representan artículos que todavía están en proceso de terminación o inacabados y que aún no están listos para la venta. Por ejemplo, los productos en curso de un jabonero incluyen jabones que todavía están en sus moldes y necesitan ser cortados y curados. Finalmente, esas pastillas de jabón se envasarán y se venderán a los clientes.
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Productos terminados
Los productos terminados representan productos que una empresa está lista para vender. Estos bienes han completado el proceso de producción o la empresa ha comprado el producto terminado y lo vende tal cual. Por ejemplo, los productos terminados de una panadería se refieren a los pasteles y galletas que tiene a la venta. Los libros en las estanterías que una librería compró a los vendedores también representan productos acabados.