Cuadro RACI: Consejos y buenas prácticas

Cuando trabajas en la gestión de proyectos, puedes utilizar una serie de herramientas para asegurarte de que tu equipo completa las tareas correctamente y a tiempo. Una matriz RACI (responsable, rendición de cuentas, consultado e informado) le permite aclarar quién es el responsable de cada tarea o hito de su proyecto. Como resultado, esta herramienta le permite establecer las expectativas adecuadas y trabajar de forma más eficiente. En este artículo, explicamos cómo funciona un gráfico RACI y ofrecemos consejos para crear uno para su proyecto.

¿Cómo funciona un gráfico RACI?

Un gráfico RACI define las responsabilidades asignadas a cada participante en el proyecto. El eje X del gráfico enumera las funciones de los participantes, que pueden incluir:

  • Los miembros del equipo, como el director del proyecto y el experto en la materia (SME).
  • Líderes, como patrocinadores y asesores.
  • Sub-equipos, como desarrolladores y analistas de negocio.
  • Recursos externos, como consultores.

El eje Y de la matriz enumera las tareas, resultados o actividades del proyecto. Estas actividades pueden incluir cualquier cosa, desde la creación de un calendario del proyecto y el desarrollo de una guía de estilo hasta la finalización de la investigación y la presentación de un informe final. En el caso de proyectos complejos con numerosos entregables, un gráfico RACI puede organizar las tareas por fases, empezando por la etapa inicial y terminando con la etapa de cierre.

Las celdas de un gráfico RACI incluyen una de las siguientes designaciones:

  • R: Indica que la función asume la responsabilidad de realizar el trabajo necesario para completar la tarea. En la mayoría de los casos, una persona debe ser responsable del objetivo.
  • A: Denota el papel que asigna el trabajo y aprueba el entregable antes de que se marque como completo. Esta persona se considera el propietario de la tarea o actividad.
  • C: Se refiere a cualquier persona que deba proporcionar información o que deba ser consultada sobre la actividad. Estas personas pueden servir como expertos en el campo, o el proyecto puede afectar a su propio trabajo o equipos.
  • I: Especifica las funciones que deben ser informadas sobre determinadas actividades o hitos del proyecto. Estas personas suelen ser partes interesadas que pueden ser responsables de compartir los informes de progreso con sus propios equipos.

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Cuándo utilizar un gráfico RACI

Dado que los gestores de proyectos pueden elaborar gráficos RACI con relativa rapidez y facilidad, estas matrices pueden establecer expectativas claras para casi cualquier proyecto. Sin embargo, debe priorizar el uso de un gráfico RACI para lograr los siguientes objetivos

Asegúrese de que los participantes entienden su papel

Cuando asignas a los participantes a las tareas del proyecto, puede surgir la confusión sobre las funciones específicas. Cuando se utiliza un gráfico RACI, los participantes entienden exactamente lo que tienen que hacer, tanto si son responsables de hacer el trabajo, como si firman la tarea o dan su opinión.

Evitar retrasos innecesarios en los proyectos

Cuando los participantes no entienden sus funciones y responsabilidades, pueden producirse retrasos involuntarios. Una matriz RACI aclara las funciones y las responsabilidades, por lo que puede garantizar que las decisiones y aprobaciones importantes se produzcan a tiempo.

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Agilizar la comunicación de los proyectos

A medida que los proyectos se vuelven más complejos, una matriz RACI puede evitar errores de comunicación y ahorrar tiempo. Con un diagrama RACI, puede asegurarse de consultar a las partes interesadas correctas o a las PYMES clave para cada etapa del proyecto. También puede ayudarle a evitar invertir tiempo en comunicaciones innecesarias o en proporcionar actualizaciones a personas que no son parte interesada.

Evite pasar por alto tareas y procesos clave

La creación de un gráfico RACI ofrece a los gestores de proyectos la oportunidad de considerar cómo las tareas se afectan entre sí y a otros objetivos empresariales. Este proceso también le anima a pensar en qué partes interesadas son esenciales para cada entrega. De este modo, se garantiza que el proceso de planificación incluya a todas las personas y tareas esenciales.

Abordar los conflictos de forma preventiva

Cuando los gestores de proyectos y las partes interesadas asignan las tareas o los recursos caso por caso, puede producirse una toma de decisiones subjetiva. Con un gráfico RACI, puede adoptar un enfoque objetivo de la gestión del proyecto, lo que puede prevenir cualquier conflicto o sentimiento de descontento antes de que surjan.

Distribuir uniformemente la carga de trabajo del proyecto

Si asignas responsabilidades a medida que se acerca cada etapa o hito del proyecto, podrías sobrecargar a ciertos participantes o departamentos. Como resultado, algunas personas podrían tener que asumir una carga de trabajo injustamente grande. Si utilizas una matriz RACI para trazar las funciones con antelación, puedes identificar las sobrecargas de inmediato y distribuir la carga de trabajo de forma más uniforme.

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Gestionar la rotación de proyectos

En los proyectos a largo plazo, la rotación de personal es inevitable. Un gráfico RACI puede ayudar a las personas a comprender rápidamente sus responsabilidades para que puedan empezar a contribuir y desempeñar sus funciones de inmediato.

Consejos para crear un gráfico RACI

Para crear una matriz RACI fiable de forma eficiente, ten en cuenta estas buenas prácticas:

1. Aclarar el significado de cada función

Facilite al máximo a los participantes la comprensión de lo que implica su función. Cuando distribuya un gráfico RACI, incluya las definiciones de las funciones de responsable, responsable, informado y consultado para que las partes interesadas sepan exactamente qué esperar.

2. Incluir sólo las tareas o hitos principales

Una matriz RACI está diseñada para los hitos clave del proyecto, no para las tareas diarias o rutinarias. Racionalice la suya eliminando actividades genéricas como las reuniones semanales.

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3. Repite la redacción de tu plan de proyecto

Siempre que sea posible, utiliza el mismo lenguaje en el plan del proyecto y en el gráfico RACI. Si repite los mismos nombres para los hitos y las tareas, permitirá a las partes interesadas identificar los plazos y reunir los detalles pertinentes de forma eficaz.

4. Evite asignar demasiadas partes interesadas

En algunos casos, puede ser necesario asignar la misma responsabilidad a varias personas para asegurarse de recibir la información esencial. En otros casos, esperar a que haya varias partes interesadas puede provocar largos retrasos. Asegúrese de asignar responsabilidades sólo cuando sea necesario.

5. Analizar patrones

Para evitar sobrecargar a los participantes, asegúrese de que la matriz refleja al menos algunos espacios vacíos para cada función. Si algunos roles tienen amplias responsabilidades de alto nivel, considere si puede informar en lugar de consultar a las partes interesadas en algunos casos. Si algunas funciones son responsables de la mayoría de las tareas, piense si otros departamentos deberían asumir más de esta responsabilidad de alto nivel.

6. Asegurarse de que las responsabilidades se corresponden con las cualificaciones

Antes de responsabilizar a un participante de una tarea, compruebe que tiene la cualificación y la experiencia adecuadas para realizar el trabajo con éxito. En la misma línea, evite asignar a varios participantes de alto nivel la realización de una única tarea de nivel inferior.

7. Actualice el gráfico según sea necesario

Los proyectos y las partes interesadas pueden evolucionar con el tiempo, y un gráfico RACI debe permitir esta flexibilidad. Si haces cambios en las funciones y responsabilidades, informa a los participantes y proporciona una matriz actualizada de inmediato.

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