Si quiere interpretar mejor la información y hacer deducciones sobre determinados aspectos de su negocio, debe organizar su gran conjunto de datos. Muchas organizaciones utilizan los datos para tomar decisiones empresariales, medir el rendimiento de la empresa y comprender las necesidades de los clientes. Un método popular para hacer esto es utilizar una tabla dinámica con su información.
En este artículo, describimos qué es una tabla dinámica y explicamos los pasos que puede seguir para crear una tabla dinámica en Excel.
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¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica en Microsoft Excel es un método para resumir o analizar los datos de un gran conjunto de datos. Es útil cuando se desea examinar tendencias o comparaciones de un gran conjunto de datos, pero sólo se desea una pequeña parte de ellos. Las tablas pivotantes pueden utilizarse para modificar la forma en que se muestran los datos en una tabla para obtener un nuevo punto de vista. Con una tabla dinámica, puedes reorganizar los datos existentes para entender mejor lo que tienes entre manos.
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Cómo crear una tabla dinámica en Microsoft Excel
Después de abrir el programa Microsoft Excel en su ordenador, siga estos pasos:
1. Cree un conjunto de datos
Tu conjunto de datos es único para la información que estás recopilando. Puede incluir los sueldos de los empleados, las proyecciones de ventas o cualquier otra cosa de la que lleve la cuenta. Llene su tabla de datos con la información apropiada antes de comenzar con su tabla dinámica. Si ya has creado un conjunto de datos, puedes abrirlo haciendo doble clic en el nombre del archivo en tu ordenador o seleccionando «archivo» y «abrir» en el menú de la parte superior de Excel, y luego seleccionando el archivo donde aparece en tu ordenador. Asegúrate de que has organizado tu conjunto de datos y de que estás utilizando columnas y filas.
2. Haga clic en una celda de su conjunto de datos
Tu hoja de cálculo de Excel está formada por rectángulos llamados celdas. Haga clic en una de ellas para comenzar su tabla pivotante. No importa cuál elijas para seleccionar, siempre y cuando forme parte de tu conjunto de datos.
3. Seleccione la opción PivotTable
Cuando tengas seleccionada una celda, haz clic en la pestaña Insertar, situada en la parte superior de la pantalla. Bajo la agrupación Tablas, verás las opciones de «PivotTable», «Recommended PivotTables» y «Tables.» Haz clic en la opción de PivotTable para abrir un cuadro de diálogo. Si elige la opción «Recommended PivotTables», Excel buscará entre todos sus datos y le proporcionará algunas opciones para elegir. Puedes seleccionar la tabla dinámica que más te guste y Excel la creará y te mostrará el cuadro Campos de la tabla dinámica para que puedas personalizarla más.
4. Haga sus selecciones en el cuadro de diálogo
Al seleccionar «PivotTable» se abrirá un cuadro de diálogo con algunas opciones. Puedes elegir los datos que quieres analizar y seleccionar una tabla o rango existente o utilizar una fuente de datos externa, elegir dónde quieres colocar tu tabla dinámica, ya sea en una hoja de cálculo nueva o en una existente, y decidir si quieres analizar varias tablas. Una vez que haya hecho sus selecciones, haga clic en el botón «Aceptar».
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5. Completar el panel de campos de PivotTable
Cuando haya hecho las selecciones en el cuadro de diálogo de la tabla dinámica, aparecerá el panel de campos de la tabla dinámica. Aquí puede elegir los campos que desea añadir a su informe y arrastrar los campos entre las áreas de Filtros, Columnas, Filas y Valores. Una vez que haya terminado, haga clic en el botón «Actualizar» de la parte inferior.
6. Ordene su tabla pivotante
En este punto, Excel debería mostrar tu tabla dinámica. Puedes ordenarla para trabajar con tus datos de la forma que necesites para la elaboración de informes o cualquier otra cosa. Para ordenar, haz clic en cualquier celda que aparezca bajo la columna «Suma de la cantidad». Haga clic con el botón derecho del ratón en esta celda y pase el ratón por encima de la opción de ordenación. Una vez que lo haga, aparecerá un menú desplegable a la derecha que le permitirá ordenar de menor a mayor o de mayor a menor, o puede elegir otras opciones de ordenación si ninguna de esas selecciones le sirve.
7. Filtra tu tabla dinámica
Si en su cuadro de Campos de PivotTable arrastró y soltó alguna de las opciones en el área de «Filtros», notará un icono de filtro en uno de los encabezados de columna. Haga clic en él y seleccione el filtro que desea aplicar. Por ejemplo, si quiere averiguar qué productos y servicios suyos son más populares en un condado concreto de su región de ventas, habrá arrastrado el encabezamiento del condado al campo de filtros. A continuación, utilizaría el desplegable de filtros para seleccionar el condado sobre el que desea obtener detalles.
8. Cambiar el cálculo de su tabla dinámica' s
Excel mostrará automáticamente un resumen de su conjunto de datos proporcionando una suma de sus elementos o una cantidad, pero puede cambiar esto si desea probar un tipo de cálculo diferente. Para ello, haga clic en cualquier celda que aparezca en la columna «Suma de la cantidad», a continuación, haga clic con el botón derecho y haga clic en «Configuración del campo de valor» en el menú emergente. En el cuadro de configuración, puedes escribir un nombre personalizado y seleccionar el tipo de cálculo que deseas, incluyendo suma, recuento, promedio, máximo, mínimo y producto, entre otros. Por último, haz clic en el botón «ok».
9. Cree una tabla pivotante bidimensional
Cuando esté en el panel de Campos de la tabla dinámica, puede arrastrar un campo desde el cuadro principal a las áreas de filas y columnas de abajo para crear una tabla dinámica bidimensional.
10. Borrar la tabla dinámica
Es posible que quieras eliminar una tabla dinámica cuando ya no la necesites. Para ello, asegúrese de seleccionar toda la tabla dinámica y, a continuación, pulse la tecla Suprimir. Si usted está teniendo un tiempo difícil de eliminar o recibir un mensaje de error, haga clic en cualquier celda en su tabla dinámica, a continuación, haga clic en el «analizar» ficha en la parte superior en «herramientas de tabla dinámica.» Haga clic en el «seleccionar» opción que aparece, a continuación, elija el «Entire PivotTable» opción. Esto seleccionará toda la tabla dinámica. Pulsa la tecla de borrar para eliminarla.