Los tableros kanban son herramientas de gestión de proyectos ágiles que le ayudan a supervisar su trabajo. Con un tablero kanban, puedes seguir el progreso, aumentar la eficiencia y mantener la organización. Si diriges un equipo o desarrollas un proyecto, puedes beneficiarte de entender qué es un tablero kanban y cómo utilizarlo.
En este artículo, discutimos por qué el uso de tableros kanban puede ser beneficioso, compartimos los términos clave que puede necesitar entender antes de iniciar su primer tablero kanban y le enseñamos a crear uno.
¿Qué es un tablero kanban?
Un tablero kanban es una herramienta de gestión de proyectos que utiliza componentes visuales y puntos de entrega para ayudar a planificar el trabajo, seguir el progreso y maximizar la eficiencia. El término «kanban» se traduce como «señal visual» en japonés. Un tablero kanban puede ser utilizado por equipos o individuos para organizar y ordenar sus tareas diarias de trabajo. Si lo desea, puede crear un tablero kanban físico o digital. A la hora de elegir qué tipo de tablero kanban utilizar, ten en cuenta lo siguiente:
Tablas kanban físicas
Puede crear un tablero kanban físico dividiendo una pizarra blanca o negra en columnas verticales. Etiquete la fase del proyecto que representa cada columna y pida a los miembros del equipo que utilicen notas adhesivas codificadas por colores para representar las diferentes tareas que deben realizarse. Estas notas adhesivas pueden ser las señales visuales que componen el flujo de trabajo y permiten seguir el progreso. El uso de un tablero kanban físico puede funcionar bien para equipos más pequeños o para uso personal.
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Tablas kanban digitales
Para los equipos más grandes o que operan a distancia, un tablero kanban digital puede ser una mejor opción. Los tableros kanban digitales permiten a todos los miembros del equipo acceder desde cualquier lugar, lo que puede crear un flujo de trabajo más fluido. Los tableros kanban digitales son fáciles de crear y pueden ser más rápidos de actualizar que los tableros físicos. También pueden proporcionarle datos adicionales sobre el rendimiento general de su equipo, como la posibilidad de analizar los límites del trabajo en curso (WIP), los diagramas de flujo acumulado y los tiempos de ciclo. Esto puede ayudarle a tomar decisiones más informadas sobre el flujo de trabajo de su equipo.
Hay muchas herramientas de software disponibles para crear tableros kanban digitales. Puedes utilizar un motor de búsqueda para explorar tus opciones y ayudarte a encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.
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Términos clave del tablero kanban que hay que entender
Antes de aprender a crear un tablero kanban, hay algunos términos clave que puede ser útil entender:
- Señales visuales: Los equipos Kanban utilizan señales visuales, como tarjetas, notas adhesivas o tickets, para anotar todas sus tareas. Normalmente, los miembros del equipo asignan una tarea por señal visual.
- Columnas: Las columnas son listas de tareas verticales que mantienen organizadas las tareas en las que todo el mundo está trabajando agrupando las señales visuales en función de la actividad o etapa del proyecto a la que pertenecen.
- El flujo de trabajo: Un flujo de trabajo se crea combinando varias columnas, cada una de las cuales contiene las tareas o señales visuales adecuadas para esa fase del proyecto. Puedes etiquetar cada columna de tu flujo de trabajo con términos sencillos, como «por hacer», «en curso» y «completo» para ayudar a mantener a tu equipo organizado.
- Backlog: Un backlog es una lista de nuevas tareas desarrolladas por los miembros del equipo que cualquiera de ellos puede elegir para añadir a su lista de tareas.
- Punto de compromiso: El punto de compromiso hace referencia al momento en que un miembro del equipo selecciona una nueva tarea del backlog, la añade a su lista de tareas pendientes y comienza a trabajar en ella.
- Punto de entrega: El punto de entrega significa el final del flujo de trabajo de un equipo kanban. Para la mayoría de los equipos, es cuando el producto o servicio se entrega al cliente o cuando el proyecto está terminado.
- Tiempo de espera: Es el tiempo que se tarda en llegar desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega. Los equipos kanban siempre trabajan para reducir el tiempo de entrega, de modo que puedan terminar los proyectos más rápida y eficazmente.
- Límites de WIP: También conocidos como límites de trabajo en curso, los límites WIP son mecanismos simples diseñados para limitar el número de tareas en una sola columna en un momento dado. Los límites WIP pueden ayudar a los equipos kanban a identificar si un miembro del equipo está asumiendo demasiadas tareas y a trabajar juntos para mejorar el flujo de trabajo.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar un tablero kanban?
Algunas de las ventajas de utilizar un tablero kanban son:
- Facilita el seguimiento y la medición del progreso: Los tableros kanban digitales ofrecen una variedad de herramientas para ayudarte a analizar tu rendimiento e identificar las áreas que puedes mejorar.
- Asignación de tareas a diferentes miembros del equipo: Los tableros kanban permiten asignar rápidamente tareas a los distintos miembros del equipo y hacer un seguimiento de quién es responsable de cada elemento. Los miembros del equipo también pueden optar por añadir nuevas tareas a su lista de tareas pendientes seleccionando elementos del backlog.
- Organizar proyectos complejos: Los tableros kanban facilitan la organización de proyectos complejos al dividirlos en pequeñas tareas, proporcionando señales visuales codificadas por colores y agrupando las tareas en columnas para indicar a qué fase del proyecto pertenecen.
- Fomentar la conversación: Puedes utilizar los tableros kanban como herramienta para fomentar la conversación sobre el flujo de trabajo, los procesos y las áreas de mejora. Esto puede ayudarte a entender cómo trabaja tu equipo y a desarrollar sistemas que maximicen la productividad.
- Mantener a todos alineados: Los tableros kanban permiten a todos ver en qué tareas se está trabajando actualmente, quién es el responsable de cada tarea y qué tareas son las siguientes. Esto puede ayudar a los equipos a evitar que se duplique el trabajo, a mejorar la comunicación y a mantener el rumbo para cumplir con los plazos.
- Adaptación rápida: Los tableros kanban son flexibles y permiten a los miembros del equipo añadir nuevas tareas, reasignarlas o moverlas a diferentes columnas según sea necesario. Esta flexibilidad puede ayudar a los equipos kanban a desarrollar un flujo de trabajo más eficiente y a realizar rápidamente ajustes para alcanzar sus objetivos.
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Consejos para crear su primer tablero kanban
Puede personalizar los tableros kanban para que se adapten a sus necesidades únicas, lo que significa que hay pocas reglas para crearlos. Estas son algunas sugerencias que pueden ayudarle a crear un tablero kanban eficiente y eficaz:
Hazlo visual
Una de las razones por las que los tableros kanban son tan beneficiosos es que representan ideas complejas o intangibles de forma visual. Haz que tu tablero kanban sea visual utilizando señales como tarjetas o notas adhesivas. También puede optar por codificar por colores su tablero kanban para que sea más fácil de leer de un vistazo.
Limitar cada señal visual a una tarea
Crear una nueva señal visual para cada tarea puede ayudar a los miembros del equipo, a los directores de proyecto y a las partes interesadas a identificar rápidamente en qué está trabajando cada persona. Esto también puede ayudarle a identificar si un miembro del equipo está asumiendo demasiadas tareas y ayudarle a establecer límites de WIP para crear un flujo de trabajo más eficiente.
Limitar el trabajo en curso
Supervisar el trabajo en curso de cada miembro del equipo para asegurarse de que todos son responsables de un número adecuado de tareas. Limitar el número de tareas en las que puede trabajar cada individuo en un periodo de tiempo determinado puede ayudarle a aumentar la eficiencia y promover el trabajo en equipo.
Respetar a los miembros del equipo
Los equipos kanban se autoorganizan, lo que significa que cada miembro del equipo debe asumir un papel de liderazgo para que el grupo tenga éxito. Respete a los demás miembros del equipo escuchando activamente sus ideas y sugerencias de mejora.
Centrarse en la mejora continua
Comprueba periódicamente tu estado de ánimo y el de otros miembros del equipo para identificar áreas de mejora en tu flujo de trabajo. Estar abierto a las críticas y a los comentarios puede ayudarle a reducir el tiempo de entrega y a desarrollar procesos más eficaces.
Comunicarse con los miembros del equipo
Incluso si está utilizando un tablero digital para gestionar un equipo remoto, convierta en un hábito la comunicación regular con los miembros del equipo. Esto puede ayudarle a entender cómo cada miembro del equipo está completando sus tareas, desarrollar una comprensión más profunda de su equipo's proceso y nutrir una dinámica de equipo más fuerte.
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Ejemplo de tablero kanban
Este es un ejemplo de cómo puede ser un tablero kanban:
Prepare
Crear
Revisar
Publicar
Reunirse con el cliente para discutir la campaña de marketing.
Captura de fotos y vídeos para la campaña de marketing.
Revisar todos los activos de marketing con el equipo interno.
Publica la página de inicio.
Desarrollar un plan para la campaña de marketing.
Crear públicos objetivos en todas las plataformas de medios sociales.
Desarrollar una propuesta que perfile la campaña final.
Publique la campaña publicitaria en los medios sociales.
Compartir el proyecto con el cliente para que lo apruebe.
Construir una página de aterrizaje.
Comparte la propuesta con el cliente para que la apruebe.
Envíe el anuncio a las emisoras de televisión locales.
Escriba el texto de los anuncios y de la página de destino.