En lugar de recibir sus nóminas en forma de cheque, algunos empleados las reciben en una tarjeta de nómina. Las tarjetas de nómina son una alternativa de pago que los empresarios ofrecen a sus trabajadores. Los empleados se benefician de recibir su salario inmediatamente, mientras que los empresarios se benefician de la agilización de los procesos de pago de las nóminas.
En este artículo, analizamos qué son las tarjetas de nómina, por qué los empresarios las utilizan, cómo funcionan, sus ventajas e inconvenientes y las preguntas más frecuentes sobre ellas.
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¿Qué es una tarjeta de nómina?
Los empresarios pueden proporcionar a sus empleados tarjetas de nómina en lugar de depósitos directos o cheques en papel. Con cada pago, el empresario añade el sueldo o salario del empleado a la tarjeta. Las tarjetas de nómina se emplean como sustituto del depósito directo o de los cheques en papel en las empresas de procesamiento de pagos. Los empleados reciben las tarjetas de nómina de las empresas de procesamiento de pagos para que puedan utilizarlas en los lugares que las aceptan. Los empleados pueden retirar dinero de sus tarjetas de nómina en un cajero automático o en compras en efectivo.
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¿Por qué se utilizan las tarjetas de nómina?
Los empresarios utilizan tarjetas de nómina para entregarlas a los empleados con bajos ingresos que pueden no tener una cuenta que utilizar para el depósito directo. Las empresas pueden dar tarjetas de nómina a los empleados temporales o estacionales recién contratados para ahorrar dinero en la impresión de cheques, especialmente si tienen que volver a emitirlas en caso de pérdida o robo. Los empleados pueden recibir tarjetas de nómina de sustitución si las pierden.
Es más eficiente para los empleadores, como los propietarios de pequeñas empresas, utilizar tarjetas de nómina para que puedan asignar más tiempo a la ampliación de su negocio en lugar de trabajar en los procesos de nómina. Cuanto más tiempo dediquen los empresarios al crecimiento de su negocio, más posibilidades tendrán de conceder bonificaciones o aumentos a los empleados. Los empresarios podrían utilizar las tarjetas de nómina para que les resulte más fácil entregar los pagos si un empleado está fuera de la oficina o si se produce un desastre natural en su zona.
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¿Cómo funciona una tarjeta de nómina?
Los empleadores tratan las tarjetas de nómina como un depósito directo, donde cargan electrónicamente el pago de un empleado en sus tarjetas cada ciclo de pago. Un empleado es responsable del uso de sus fondos una vez que su empleador deposita el pago en su tarjeta de nómina. Sólo los empresarios pueden cargar la nómina en la tarjeta de un empleado. Los empleados pueden retirar sus fondos una vez en cada periodo de pago sin acumular comisiones, excepto si utilizan un cajero automático fuera de la red de su tarjeta o en el extranjero.
Las tarjetas de nómina están sujetas a regulaciones y tienen protecciones de responsabilidad similares a las de las tarjetas de débito. Cualquier emisor de tarjetas de nómina debe revelar su estructura de tarifas y su proceso de resolución de disputas a cualquier persona que utilice su tarjeta. Los emisores de tarjetas de nómina no pueden modificar las condiciones del contrato de la tarjeta sin avisar con 21 días de antelación.
Ventajas y desventajas de las tarjetas de nómina
Conocer las ventajas e inconvenientes de las tarjetas de nómina puede ayudarle a decidir si es una buena opción de pago para usted.
Algunas de las ventajas de utilizar tarjetas de nómina son:
- Ahorra tiempo en la recepción de la nómina: Los empleados ahorran tiempo cuando reciben sus tarjetas de nómina porque no tienen que cobrar sus cheques. Con la tarjeta de nómina se evitan los gastos de cobro de cheques porque ya no es necesario recurrir a un servicio de cobro de cheques para procesar un pago.
- Evita las comisiones por sobregiro en el cajero automático: Los empleados no tienen que pagar comisiones por sobregiro, ya que no pueden sacar más dinero del que les pagó su empresa. Por ejemplo, si ganó 1.000 dólares en su primera nómina, sólo podría sacar 1.000 dólares y su saldo quedaría en 0 después de retirar todos los fondos.
- Permite a los empresarios ofrecer pagos flexibles: Los pagos flexibles pueden dar a los empleados la opción de aprovechar un anticipo de la nómina o ganar pagos una vez que sus horas registradas sean aprobadas por su gerente. Estos tipos de opciones de pago flexible pueden ofrecer un alivio financiero inmediato a los empleados que podrían vivir de cheque en cheque.
Algunas de las desventajas de utilizar tarjetas de nómina son:
- Aumento del riesgo de comisiones: Una desventaja de tener una tarjeta de nómina es que algunas tarjetas incluyen un cargo por transacción en cada compra. Por ejemplo, puede haber un cargo al hacer la compra de alimentos si le devuelven el dinero de una compra. Pueden cobrarte si sacas dinero de un cajero automático fuera de la red. Algunos estados tienen normas que prohíben que los cajeros automáticos fuera de la red cobren estas comisiones.
- Más trabajo para que los empleados recuperen las tarjetas de crédito perdidas o robadas: Si alguien roba la tarjeta de nómina de un empleado, el empresario tiene que hacer más trabajo para recuperar esos fondos de su empresa de nóminas y el empleado tiene que esperar días para acceder a los fondos si los recupera.
- Los empleados necesitan pasar por pasos adicionales para algunos pagos: Algunos lugares no aceptan las tarjetas de nómina como forma de pago. Es posible que tenga que dar pasos adicionales a la hora de pagar las facturas, ya sea retirando dinero o teniendo que conseguir un cheque de caja.
Preguntas frecuentes sobre las tarjetas de nómina
Aquí tienes las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre las tarjetas de pago para ayudarte a entender si son una buena forma de pago para ti:
¿Necesitan los empleados una tarjeta de nómina si tienen una cuenta bancaria?
Los empleados no necesitan utilizar una tarjeta de nómina para gestionar sus fondos. Pueden optar por el depósito directo si están satisfechos con su banco o pueden mantener su tarjeta de nómina y su banco si quieren separar el dinero que reciben de su nómina. Los empleados pueden optar por utilizar una tarjeta de nómina si quieren evitar las comisiones del banco actual. Por ejemplo, un empleado podría cambiar a una tarjeta de nómina si quiere evitar las comisiones por sobregiro.
¿Los empresarios sólo pueden ofrecer tarjetas de nómina como método de pago?
Los empresarios no pueden exigir que las tarjetas de nómina sean la única forma de pago a los empleados. Deben ofrecer otra opción de pago, que suele ser un depósito directo a través de una cuenta corriente o de ahorro. Algunos estados exigen un cheque en papel como forma de pago ofrecida a los empleados. Los empleadores tienen que permitir a los empleados hacer ajustes en los métodos de pago si avisan con antelación razonable sobre su cambio.
¿Siguen necesitando los empresarios ofrecer talones de pago si ofrecen tarjetas de nómina a los empleados?
Los empleadores deben ofrecer talones de pago a los empleados, pero la mayoría de los programas de tarjetas de nómina ofrecen talones de pago electrónicos para que los empleadores los entreguen a los empleados. Los empleadores deben consultar con su estado para ver si necesitan el consentimiento de los empleados para cambiar de talones de papel a electrónicos.