Una organización o empresa debe ser capaz de comunicarse con eficacia y eficiencia para funcionar correctamente. Si trabajas en un equipo o diriges personas, debes trabajar para mejorar estas habilidades.
En este artículo, describimos 22 importantes técnicas de comunicación y damos consejos para utilizarlas en el trabajo.
¿Por qué son importantes las técnicas de comunicación en el lugar de trabajo?
Un intercambio de información eficaz depende de una buena comunicación verbal, no verbal y escrita. Los empleados también pueden desarrollar una mejor cultura de trabajo y un sentido de confianza y respeto mejorando estas áreas. Estas mejoras pueden dar lugar a una menor rotación de personal y a un aumento de la productividad general.
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Las 22 mejores técnicas de comunicación para el trabajo
Aquí tienes 22 técnicas que puedes utilizar para mejorar tu comunicación en el trabajo:
1. Dirigirse a los demás por su nombre
Cuando te comuniques con una persona, utiliza su nombre. Algo tan pequeño como esto puede dar grandes resultados. Muestra personalización y atención a los detalles. También ayuda a las personas a sentir que son importantes y valiosas para usted. Decir el nombre de alguien mientras se conversa con él también tiene el potencial de fomentar la apertura y la honestidad en la conversación.
2. Preparar las notas
Tanto si tienes que dar un discurso ante un grupo numeroso como si necesitas hablar con un individuo o un equipo pequeño, es útil preparar primero las notas. Tómate un momento para pensar en lo que te gustaría conseguir al comunicarte. Anote los puntos clave que debe abordar. Repasar estos puntos le ayudará a clarificar su objetivo y a que su comunicación sea más eficaz. Deberás hacer referencia a estas notas cuando escribas un memorándum, un correo electrónico o una presentación. Recuerda que también está bien echar un vistazo a tus notas de vez en cuando cuando hables con alguien cara a cara.
3. Practicar un tiempo de espera adecuado
El tiempo de espera es la cantidad de tiempo que le das a alguien para que responda a una pregunta, idea o actividad que le haga pensar. Un tiempo de espera eficaz depende de la situación, y debe permitir a la persona con la que se comunica el tiempo suficiente para expresarse plenamente.
Los comunicadores hábiles en este ámbito esperan unos instantes después de ofrecer un comentario, hacer una pregunta o dar un consejo. Esto da al receptor tiempo para procesar lo que has dicho y muestra respeto por sus sentimientos y pensamientos en relación con tus palabras. Un tiempo de espera adecuado suele dar lugar a relaciones más sólidas y a una comprensión más profunda de los comentarios o las instrucciones. Además, dejar que alguien piense antes de responderte hace que la conversación esté centrada en el crecimiento y la colaboración.
4. Estar disponible
Para que la comunicación funcione, la gente debe saber que puede comunicarse con usted. Puede ser en persona, por teléfono, por correo electrónico o a través de una herramienta de colaboración digital. Todas tus técnicas de comunicación necesitan una plataforma de uso para ser eficaces. Haz que la gente sepa cuál es tu preferencia para ponerte en contacto anunciándolo verbalmente, colocando un cartel cerca de tu lugar de trabajo, dejando un mensaje en un sitio de comunicación profesional o añadiendo las preferencias de contacto a tu firma de correo electrónico.
5. Ser accesible
Ser accesible es un tipo de disponibilidad emocional. Las personas accesibles son amables y es fácil hablar con ellas. Controle su comportamiento en el lugar de trabajo e intente actuar de forma que resulte atractiva e invitante, lo que facilitará la conversación.
6. Haga preguntas abiertas
Una pregunta es abierta si se necesitan más de una o dos palabras para responderla. Las preguntas de tipo «sí» o «no» son directas y útiles para la claridad, y está bien hacerlas cuando se comunica con otros. Pero asegúrate de hacer también preguntas que permitan a la otra persona hablar de cosas como su opinión o sus sentimientos sobre un tema. Este tipo de interacción es colaborativa y permite que la gente participe en la conversación. Cuando las personas se sienten participantes activos en una conversación, es probable que sean receptivas y abiertas.
7. Dar feedback regularmente
La retroalimentación da información a las personas. Permite a los demás saber cuándo están haciendo algo bien o cómo pueden mejorar en el futuro. Déle retroalimentación formal e informal tan a menudo como sea posible. Puede tratarse de un simple elogio o consejo, o de una charla individual o una evaluación escrita. La retroalimentación regular aclara las expectativas, y los elogios frecuentes pueden ayudar a aumentar la confianza y la eficiencia del receptor.
8. Practique la escucha activa
La escucha activa es una técnica de conversación en la que se está totalmente atento a alguien cuando le habla. Esto es crucial para una comunicación sólida, ya que ayuda a crear un ambiente de respeto y comprensión. Cuando ofrezcas una opinión o hagas una pregunta a alguien, escucha todo lo que tenga que decir. Espera a procesar sus ideas para pensar en tu respuesta.
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9. Aceptar la retroalimentación
Para aceptar la retroalimentación de forma eficaz, tienes que estar abierto a lo que otra persona tiene que decir sobre tu estilo, enfoque o rendimiento. Si aceptas los comentarios, podrás ver su valor y adaptarte en consecuencia. La forma de responder a los comentarios es una parte importante de la comunicación, la colaboración y el crecimiento personal. También puede ayudarte a aprender a ser empático con los demás cuando ofrezcas tus propios comentarios.
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10. Tomar notas
Utilice un bloc de notas o un diario de comunicación para documentar las conversaciones importantes que mantenga. Hacerlo le ayudará a hacer un seguimiento de sus niveles de frecuencia y eficacia. Tener un registro también te da la oportunidad de reflexionar sobre cómo han crecido tus habilidades con el tiempo.
11. Reconocer otros puntos de vista
Cada persona tiene una formación y una perspectiva únicas desde las que ve el mundo. Es probable que este punto de vista influya en su forma de abordar los proyectos y las tareas en el trabajo. Al colaborar con un colega o dirigir un equipo, puede haber ocasiones en las que sus ideas no se alineen perfectamente. Es importante que escuches respetuosamente otras opiniones antes de sugerir una idea contraria. Esto demuestra respeto por la persona con la que trabajas y probablemente hará que la conversación sea más abierta.
12. Sea empático
La empatía es la capacidad de entender los sentimientos de otra persona como si fueran los propios. Aunque puede ser difícil saber exactamente cómo se siente otra persona, es importante tratar de imaginar la situación desde la perspectiva de otra persona. Puedes hacerlo prestando atención a lo que te dicen las personas y a cómo se comportan cuando te comunicas con ellas. Intenta interactuar con la gente de la misma manera que te gustaría que te trataran a ti.
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13. Desescalar situaciones emocionales
Cuando se desestabiliza una situación, se reduce el estrés de todos los implicados. La gente suele sentir que su trabajo o sus ideas son un reflejo de sí misma. Por este motivo, dar o recibir comentarios puede resultar a veces emotivo. Aquí tienes algunos consejos para rebajar la intensidad y mantener la calma en las comunicaciones:
- Asegúrese de estar a la altura de los ojos y no de pie sobre la otra persona
- Relaje su respiración y reduzca su ritmo de habla
- 9. Controlar su propio volumen
- Si nota frustración en otra persona, pregúntele cómo se siente
- Asegura a tu interlocutor que tus intenciones son positivas y están centradas en el crecimiento
- Pregunte a la persona si desea un momento de privacidad o tiempo para recogerse
14. Utilizar un lenguaje considerado
El lenguaje considerado se elige cuidadosamente y sugiere que se siente respeto e igualdad con la otra persona. Aquí tienes cuatro cosas que puedes hacer para ser considerado cuando te comuniques con los demás:
- Utiliza la jerga del sector sólo si crees que la otra persona sabe lo que significa.
- Utiliza las palabras nosotros o nosotros cuando intentes ser colaborativo
- Utilice palabras de afirmación cuando sea posible
15. Estudiar la psicología del lenguaje corporal
El lenguaje corporal es una parte importante de la comunicación con los demás. Aprender a interpretar correctamente el lenguaje corporal puede ayudarle a ser un comunicador más eficaz en general. He aquí seis consejos para utilizar el lenguaje corporal para que las conversaciones sean seguras, abiertas y cómodas:
- Mantener el contacto visual
- No cruzar los brazos
- Utilizar gestos abiertos con las manos
- Colocarse a la altura de los ojos o cerca de ellos
- Mirar de frente a la persona con la que se está hablando
- Reflejar sutilmente su postura
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16. Sea conciso
Ser conciso es ser breve e informativo. La comunicación en el trabajo debe ser clara. Muchas palabras e ideas a la vez pueden resultar difíciles de descifrar y priorizar para la otra persona. Utiliza anécdotas personales con moderación y céntrate principalmente en la información que quieres compartir.
17. Utilice la precisión en la comunicación escrita
La comunicación escrita es precisa cuando es clara y exigente. Si escribes un memorándum o un correo electrónico, indica directamente el objetivo de la comunicación en el asunto o en el encabezamiento. También es aconsejable incluir un objetivo o directiva en la parte superior del documento. Si pides que alguien realice una tarea o quieres que algo se haga en una fecha determinada, utiliza saltos de página o letras en negrita para indicar tu deseo. Utiliza un saludo amistoso y un mensaje de despedida para ser amable, y mantén el cuerpo de tu correo electrónico preciso y al grano.
18. Actúa con coherencia
Actuar con coherencia es mantener una disposición constante y tratar a las personas por igual. Mantener la coherencia en el uso de técnicas de comunicación positivas reforzará tu reputación de ser colaborador, informativo y fácil de hablar. Mantener la coherencia en las interacciones con los demás aumenta tu accesibilidad general.
19. Establezca recordatorios
Establece recordatorios en tu calendario para ponerte en contacto con la gente del trabajo. Compartir información con los demás contribuye a crear un entorno de colaboración. También mejora el conocimiento colectivo y el conjunto de habilidades que tiene un grupo de personas.
20. Consulta a un mentor
Piensa en alguien que conozcas y que destaque en la comunicación. Esta persona puede ser tu guía o mentor si se lo pides. Cuando intentes reforzar tus habilidades, pídele ideas a esa persona. Hable con ella sobre cómo suele orientar, informar y comentar a otras personas. Es probable que tengan consejos o sugerencias que puedan ayudarte a mejorar tu propio estilo.
21. Practicar fuera del trabajo
Practica tus habilidades de comunicación fuera del trabajo realizando ejercicios de simulación. Puedes ensayar cómo hablar en público, cómo mantener conversaciones individuales y cómo ofrecer feedback. También puedes repasar la redacción de correos electrónicos profesionales. Intenta hacerlo con un amigo de confianza, alguien con experiencia en el sector o un orientador profesional.
22. Encuentre a los profesionales
Puede obtener información de los profesionales leyendo libros y artículos o asistiendo a seminarios sobre la comunicación en el lugar de trabajo. Los expertos en la materia siguen actualizando las mejores prácticas para reflejar los cambios en la etiqueta del lugar de trabajo.
Consejos para reforzar las habilidades de comunicación
Reflexionar sobre tus palabras y acciones es una parte importante para mantener afiladas tus habilidades de comunicación. Aquí hay tres preguntas que debes hacerte para asegurarte de que te estás comunicando bien:
- Pregúntese si podría haberlo hecho mejor. Hacer esta pregunta permite la autorreflexión y el autoconocimiento. La autorreflexión es un poco como la retroalimentación, salvo que eres tú quien tiene que darla. Si crees que podrías haberlo hecho mejor, imagina cómo. Luego, intenta utilizar esas estrategias en el futuro.
- Piense en un escenario desde una perspectiva diferente. Intenta siempre imaginar cómo te sentirías si los papeles se invirtieran. Piensa si estarías bien en un escenario si alguien te hablara de la misma manera que tú le hablas.
- Céntrate en hacer que tus mentores se sientan orgullosos. Piensa en una persona positiva en tu vida que te haya orientado. Puede ser un padre, un abuelo, un entrenador, un profesor o cualquier otro mentor. Si esa persona estuviera allí y pudiera ver cómo te comunicas, piensa si tus palabras y acciones les harían sentirse orgullosos.