La utilización de técnicas de gestión de proyectos es crucial para completar con éxito los proyectos y alcanzar los objetivos. Hay varios métodos de gestión de proyectos que pueden ayudarle a maximizar la eficiencia, organizar sus esfuerzos y aumentar la productividad como gestor de proyectos. Puede determinar qué técnica es la más adecuada para las necesidades de su proyecto conociendo los diferentes tipos de métodos de gestión de proyectos.
En este artículo, definimos las técnicas de gestión de proyectos, analizamos la importancia de utilizarlas y ofrecemos una lista de 10 técnicas eficaces que le ayudarán a gestionar con éxito sus proyectos.
Gestión de proyectos: Los diferentes niveles y responsabilidades de las funciones de los gestores de proyectos
¿Qué son las técnicas de gestión de proyectos?
Los procesos de gestión de proyectos pueden organizarse, programarse y gestionarse utilizando una serie de estrategias y métodos para garantizar el éxito del proyecto. Los gestores de proyectos pueden aplicar una serie de tácticas de gestión de proyectos para organizar, planificar y gestionar sus equipos a lo largo de las fases de entrega del proyecto, entre ellas
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Conclusión
Las técnicas de gestión de proyectos son una excelente manera de que los gestores de proyectos maximicen los resultados de sus esfuerzos.
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Importancia de las técnicas de gestión de proyectos
Las técnicas de gestión de proyectos son una parte importante de la finalización con éxito del proyecto, ya que pueden ayudarle a realizar eficazmente lo siguiente
Crear objetivos claros
Las técnicas de gestión de proyectos pueden ayudarle a crear y priorizar objetivos claros para que su equipo trabaje. Esto puede ayudar a mejorar el enfoque de su equipo y podría ayudarles a controlar con mayor precisión el presupuesto, cumplir los plazos, completar sus tareas y comunicar su progreso de manera que se alinee con un objetivo común.
Comprender plenamente el objetivo de un proyecto también puede ayudarle a identificar y reducir los riesgos que podrían comprometer los resultados. La creación de objetivos integrales y de colaboración es un gran ejemplo de la importancia de las técnicas de gestión de proyectos.
Alinear estrategias
Las técnicas de gestión de proyectos pueden ayudar a los gestores de proyectos a alinear con más éxito sus estrategias con las estrategias de sus organizaciones. Esto puede ayudar a mejorar la coherencia entre los departamentos y puede ayudar a coordinar los esfuerzos de su equipo. La coherencia de la estrategia puede ayudar a mejorar la colaboración asegurando que cada departamento, equipo e individuo comprenda los objetivos de su organización y cumpla con sus responsabilidades de la manera que mejor sirva a sus objetivos.
3. Mantener el control de calidad
Las técnicas de gestión de proyectos pueden ayudar a los gestores de proyectos a supervisar más fácilmente la calidad de la realización de las tareas y a garantizar que su equipo cumpla los plazos importantes. Estas técnicas permiten este seguimiento organizando y representando visualmente los proyectos de forma fácilmente observable. Esto puede contribuir a un control de calidad más exhaustivo y podría dar lugar a resultados más satisfactorios del proyecto.
Gestione sus procesos
Las técnicas de gestión de proyectos pueden ayudar a su equipo a trabajar de forma más proactiva, en lugar de reaccionar a los obstáculos y retrasos que surjan. Esto puede ayudar a los gestores de proyectos a gestionar más eficazmente sus procesos, aumentar la eficiencia y garantizar que los resultados de un proyecto se mantengan en el plazo previsto y cumplan los requisitos de calidad.
Reducir los costes
Las técnicas de gestión de proyectos pueden permitir a los gestores de proyectos controlar y mitigar los riesgos con éxito y optimizar los recursos, lo que puede reducir los costes operativos. Pueden hacerlo revelando las tareas y fases del proyecto con retrasos o barreras comunes e identificando sus causas. Esto puede ayudar a los gestores de proyectos a trabajar de forma proactiva en la búsqueda de soluciones a estos problemas y podría mejorar el éxito de sus proyectos.
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10 tipos de técnicas de gestión de proyectos
A continuación se presentan 10 tipos de técnicas de gestión de proyectos que pueden contribuir al éxito de la finalización de su proyecto:
1. Tradicional
La gestión tradicional de proyectos es un método estándar para identificar las tareas necesarias para completar el proyecto y proporcionar un proceso para supervisar la realización de las tareas. Durante la gestión tradicional de proyectos, su papel como gestor de proyectos suele consistir en supervisar los esfuerzos de su equipo, asegurándose de que completan las tareas a tiempo, proporcionando entrenamiento y asistencia cuando es necesario y proporcionando informes de progreso a la dirección de alto nivel. Todo ello contribuye a que el proyecto alcance los resultados deseados.
La gestión de proyectos tradicional suele funcionar mejor en organizaciones con equipos más pequeños, de modo que los gestores de proyectos puedan supervisar con éxito sus esfuerzos.
2. Agile
El método ágil implica la categorización de una serie de hitos a corto plazo en entregables que su equipo puede entregar rápidamente. La gestión ágil de proyectos es una gran técnica para proyectos que requieren velocidad y flexibilidad. El uso de un método ágil permite a su equipo autogestionar sus tareas, tomar decisiones independientes que creen que contribuyen mejor al objetivo de colaboración y ajustar rápidamente sus prioridades según sea necesario.
3. Scrum
Scrum es una técnica de gestión de proyectos derivada de los métodos ágiles. Puede utilizar Scrum para implementar sesiones, a veces llamadas «sprints», que generalmente duran 30 días. Estas sesiones le permiten centrarse en las tareas de alta prioridad y asegurar su finalización durante este tiempo. Puede agrupar su equipo de proyecto en equipos más pequeños para centrarse en más de una tarea de alta prioridad por sesión.
4. Cascada
En un método en cascada, se puede suponer que los miembros del equipo se basan en la finalización de las tareas anteriores antes de completar las nuevas. Es importante que su equipo complete las tareas en una secuencia específica y cronológica para que el método en cascada tenga éxito. La comunicación eficaz entre los miembros del equipo es también una parte esencial de la gestión en cascada. Cada miembro del equipo contribuye al resultado deseado del proyecto completando sus tareas individuales para que los demás puedan hacer lo mismo.
5. Ruta crítica ;
La gestión de la ruta crítica define las tareas que son críticas y no críticas para la finalización del proyecto, determinando qué actividades tardarán menos y más tiempo en completarse. Los equipos pueden entonces realizar primero las tareas críticas, lo que puede acortar el tiempo necesario para completar las tareas que requieren mucho tiempo y esfuerzo. Medir y priorizar las tareas en función de su necesidad y del esfuerzo requerido puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre la secuencia de finalización de las tareas y podría contribuir a la eficiencia de su equipo.
6. PERT
Puede utilizar la técnica de evaluación y revisión de proyectos (PERT) en combinación con la gestión del camino crítico para diferenciar las actividades del proyecto analizando y evaluando detenidamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para cada una de ellas y creando plazos y presupuestos realistas basados en sus conclusiones. Las empresas de desarrollo y fabricación suelen utilizar el PERT para predecir con exactitud los costes y plazos del proyecto.
7. Adaptable
La gestión adaptativa de proyectos le permite ajustar el alcance de su proyecto según sea necesario para lograr sus objetivos con mayor éxito. El presupuesto y el calendario de los proyectos que utilizan métodos adaptativos pueden permanecer constantes, pero las estrategias y tareas del proceso pueden cambiar para cumplir los requisitos de finalización del proyecto. La gestión adaptativa de proyectos es una forma excelente de explorar nuevas ideas o de aprovechar al máximo oportunidades inesperadas a lo largo de un proyecto.
8. Racionalidad unificada
El Proceso Racional Unificado (RUP) es una gran técnica de gestión de proyectos para empresas de software y desarrolladores. Cuando se utiliza RUP, el equipo de desarrollo puede probar versiones beta del software y analizar su rendimiento para tomar decisiones sobre las modificaciones y la priorización de tareas para cumplir mejor los requisitos del proyecto. RUP hace hincapié en la realización de cambios hacia el final del proyecto para optimizar el rendimiento del software y evaluar con mayor precisión la experiencia del usuario.
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9. Kanban
La gestión de proyectos Kanban implementa una representación visual de las distintas tareas de un proyecto y las clasifica en función de su nivel de prioridad. Los métodos Kanban sólo permiten añadir más tareas al proceso cuando hay tiempo y recursos suficientes para su realización. Puede utilizar un tablero Kanban, que muestra las tareas de su proyecto, los miembros del equipo asignados y sus estados, para organizar los esfuerzos de su equipo, alinear sus expectativas e identificar áreas de retraso o barreras en su proyecto.
10. Extremo
La gestión extrema de proyectos se centra en la programación del proyecto y en el aumento de la eficiencia. Puede utilizar la gestión extrema de proyectos para reducir el tiempo de los ciclos de tareas repetidas dentro de un proyecto. Para ello, puede designar un tiempo diario, semanal o mensual para que se completen las tareas repetitivas o el ciclo.
Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede utilizar la gestión extrema de proyectos para programar una actualización nocturna del software con el fin de recoger y organizar las solicitudes de los clientes presentadas durante el día. A continuación, pueden considerar estas peticiones para incluirlas en futuras versiones del software.