Mapeo de procesos: Qué es y cómo puede ayudar a su empresa

El mapeo de procesos proporciona a las empresas un método para mejorar el rendimiento, desde el análisis hasta la producción. Las técnicas de mapeo existen en una variedad de formatos, con diferentes estilos que se adaptan mejor a diferentes tareas. Comprender las ideas centrales del mapeo de procesos, así como los múltiples enfoques del mapeo, puede permitirle ajustar sus técnicas de mapeo de procesos a sus necesidades profesionales. En este artículo, analizamos el mapeo de procesos empresariales, las ventajas de utilizar mapas de procesos y las técnicas para aplicar el mapeo de procesos con éxito en su empresa.

¿Qué es el mapeo de procesos empresariales?

El mapa de procesos de negocio es un método para crear un diagrama visual de un proceso de negocio. Una empresa puede utilizar el mapa de procesos en muchos departamentos como herramienta de planificación y como ayuda de referencia que el personal puede comprobar durante la ejecución de un proyecto para asegurarse de que sigue el plan. Aunque la información incluida en un mapa de procesos difiere según el estilo, las principales categorías de información en un mapa de procesos son:

  • Qué acciones componen los pasos de un plan
  • Cuándo se producen esas acciones durante el proceso
  • Qué miembros del personal son responsables de llevarlos a cabo

Por ejemplo, una empresa de software puede utilizar un mapa de procesos para trazar el desarrollo de una nueva pieza de software. El mapa final puede incluir nodos que muestren los diferentes módulos del software, incluyendo quién es responsable de codificarlos, cuándo debe entregar su código cada codificador y las expectativas de cada módulo.

Relacionado: ¿Qué es un mapa de procesos?

Beneficios de los mapas de procesos

El mapeo de procesos puede ser una herramienta útil para mejorar el rendimiento de una empresa de diversas maneras. Algunas de las razones más beneficiosas para considerar el uso del mapeo de procesos en sus proyectos incluyen:

  • Establecer expectativas: Un mapa de procesos puede permitirle a usted y a su personal examinar cada paso de un proceso y determinar su enfoque preferido en cada sección. Este mapa define claramente las expectativas sobre el proyecto y sus objetivos, de modo que todos los miembros del personal comprendan el proceso que usted ha trazado.

  • Proporcionar materiales de referencia: El mapa también puede ser útil durante la ejecución de un proceso. Si un empleado necesita comprobar cuál es su siguiente tarea, puede consultar el mapa de procesos para identificar lo que requiere el plan, lo que puede reducir la pérdida de tiempo.

  • Establecer normas de trabajo: Un mapa de procesos puede crear expectativas para un proyecto, incluyendo los objetivos que debe alcanzar un empleado o equipo. Esto puede mantener los estándares en el nivel deseado y el proceso general en el plazo propuesto.

  • Reducir los errores: Minimizar los errores en el lugar de trabajo es una de las formas más eficaces de aumentar la calidad de la producción y la rentabilidad de una empresa. Un proceso minuciosamente documentado puede reducir la posibilidad de cometer errores y aumentar los niveles generales de calidad.

  • Evitar el trabajo redundante: Un mapa de procesos puede ayudar a cada miembro del equipo a comprender su función específica. Esto puede permitir que cada empleado contribuya con un trabajo único al proyecto, lo que puede maximizar el rendimiento de su equipo.

  • Mantener el cumplimiento de la normativa: Cuando se opera un negocio, es importante mantenerse dentro de todas las regulaciones y leyes de supervisión. El mapeo de procesos es una herramienta eficaz para mantener el cumplimiento, ya que puede ayudarle a dar cuenta de cualquier especificación requerida y garantizar que su personal siga las directrices de cumplimiento.

  • Aumentar la producción: El mapeo de procesos puede permitir al personal mejorar la calidad de producción de los procesos de su empresa y eliminar las ineficiencias. Las mejoras pueden provocar una finalización más rápida y un mayor recuento de la producción.

  • Mejorar los procesos de revisión: Una vez que haya completado un proceso, considere la posibilidad de celebrar una sesión de revisión para identificar los puntos fuertes y débiles e introducir mejoras para futuros esfuerzos. Un mapa de procesos puede ayudarle a evaluar las fases del proceso, y puede actualizar el mapa para corregir las áreas en las que identifique una mejor forma de operar.

Técnicas de mapeo de procesos

El mapeo de procesos ofrece métodos para visualizar los procesos que abarcan una amplia gama de responsabilidades y acciones. Aunque las tareas específicas asociadas a la creación de un mapa de procesos pueden variar en función de sus necesidades, existen técnicas comunes para la mayoría de los procesos de mapeo de procesos, entre ellas:

Establecer objetivos

Crear objetivos claros es un paso importante para muchos mapas de procesos. Entender cuál es su objetivo con un procedimiento le permite ajustar el mapa de procesos para cumplir mejor sus objetivos. Puede optar por reunirse con las partes interesadas de la empresa o con los altos ejecutivos al establecer los objetivos de la empresa para discutir sus metas para la empresa y sus expectativas para usted.

Relacionado: Cómo establecer objetivos realistas

Evaluar el personal y los recursos

Revisar los recursos y la disponibilidad de personal de su empresa puede mejorar la eficacia de sus esfuerzos de mapeo de procesos. Al planificar un proceso, es posible que tenga que tener en cuenta la disponibilidad de horas de trabajo de los empleados, los recursos físicos y la financiación del proceso. Reunirse con los jefes de departamento de los equipos puede ayudar a mejorar la precisión de las evaluaciones y producir mapas de procesos más valiosos.

Creación de grupos de trabajo

Agrupar al personal en equipos de trabajo puede ser una técnica beneficiosa para elaborar un mapa de procesos. Su mapa de procesos puede dirigirse rápidamente a grupos de personal, lo que le permite asignar nodos a equipos, en lugar de a miembros individuales del personal. Los grupos de trabajo pueden ser intradepartamentales, como un equipo de codificadores que trabajan en un proyecto de desarrollo. También pueden ser interfuncionales, con personal de varios departamentos trabajando en un proceso que requiere una amplia gama de habilidades.

Relacionado: ¿Cuáles son los pros y los contras del trabajo en grupo?

Elegir un estilo de mapeo

Hay muchos enfoques para crear un mapa de procesos, cada uno con sus propias ventajas. Algunas de las opciones más comunes para un mapa de procesos son:

  • Cinco porqués: También conocido como árbol de los porqués, este plan de resolución de problemas consiste en trazar un problema inicial y, a continuación, preguntarse por qué existe ese problema y escribirlo debajo de la primera cuestión. Repita este proceso para el problema de nivel inferior, añadiendo nodos adicionales hasta que identifique el problema inicial que requiere un plan de tratamiento.

  • Mapas de notación de procesos empresariales (BPMN): BPMN utiliza formas de nodos, flechas y etiquetas específicas para crear un mapa de procesos. Como enfoque estandarizado para crear un mapa de procesos de estilo diagrama de flujo, un mapa BPMN es una excelente opción para los planes que requieren coordinación con otras empresas o contratistas.

  • Diagramas de flujo de datos: Un diagrama de flujo de datos traza el flujo de información durante un proceso. Esto puede ayudarle a compartir y distribuir la información, y a garantizar que dispone de las capacidades técnicas necesarias para sus planes.

  • Diagramas de espina de pescado: Este proceso de resolución de problemas implica identificar primero los componentes que contribuyen a un problema. A continuación, puede evaluar cada componente individualmente para identificar los factores que pueden contribuir y crear un plan para solucionar los posibles problemas.

  • Mapa de prioridades de gravedad, urgencia y tendencia (GUT): Un gráfico GUT permite a una empresa con muchos proyectos simultáneos determinar sus prioridades a la hora de asignar recursos. Una evaluación GUT puede determinar los daños potenciales e identificar los problemas que necesitan una asignación inmediata de recursos.

  • Modelo de Entradas-Proceso-Salidas (IPO): Un modelo IPO divide un mapa en tres frases. Las entradas incluyen todos los datos que respaldan un plan, mientras que el proceso implica la ejecución y las salidas enumeran la producción prevista para la ejecución.

  • Diagramas de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC): Como mapa de procesos basado en gráficos, el diagrama SIPOC presenta una columna para cada uno de sus elementos titulares. Cada columna contiene una lista de elementos que corresponden a ese elemento o un diagrama de flujo que representa los componentes de ese sector al ejecutar un plan.

  • Diagramas de lenguaje de modelado unificado (UML): Utilizados principalmente por las empresas que desarrollan software, los diagramas UML son una serie de estilos de gráficos que proporcionan una estructura universal para el mapeo de procesos. Existen 14 tipos de diseño UML, que incluyen opciones de diagramas de comportamiento y estructurales para representar mejor un proceso.

  • Mapeo del flujo de valor (VSM): Un VSM proporciona un gráfico del método actual de realización de un proceso en su empresa. Se trata principalmente de una herramienta analítica, que le permite corregir las ineficiencias de su proceso para aumentar la eficacia.

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Distribuir mapas de procesos

Facilitar el acceso a sus mapas de procesos puede aumentar el beneficio que aportan a la empresa. Después de desarrollar un mapa de procesos para un proyecto, considere la posibilidad de distribuir copias a los equipos para que puedan acceder a los mapas de procesos mientras trabajan en un proyecto. Distribuir copias físicas o poner a disposición un mapa digital puede permitir al personal consultar el mapa de procesos rápidamente, lo que puede orientar su flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.

Revisar el rendimiento del mapa

Cuando termine un proyecto y evalúe sus resultados, examine cómo afectó su mapa de procesos para el proyecto a la ejecución. Identificar los puntos fuertes del mapa de procesos puede ayudarle a determinar qué métodos de trabajo debe repetir en el futuro. También puede identificar los puntos en los que puede mejorar su proceso para aumentar la eficacia de futuros mapas de procesos.

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