6 Técnicas de programación de proyectos para mejorar la eficiencia

El objetivo principal de un proyecto suele ser terminar a tiempo. Los gestores de proyectos establecen plazos y programan las tareas del proyecto para conseguirlo. El método de gestión y programación de un proyecto depende de una serie de variables y particularidades.

En este artículo, hablaremos de lo que hay que incluir en el calendario de un proyecto y de las diferentes técnicas de programación de proyectos.

¿Qué es la programación de un proyecto?

La programación de un proyecto consiste en organizar las actividades del mismo para que se ajusten a un plazo. Debe tener una estrategia para la forma más eficiente de terminar las tareas en el momento oportuno para evitar solapamientos o requisitos previos. Puede determinar la forma más eficiente de completar un proyecto y, al mismo tiempo, dar cabida a cualquier cambio que pueda surgir durante el proceso mediante su programación.

Por ejemplo, una empresa de videojuegos puede querer crear una campaña publicitaria antes de que llegue la temporada de vacaciones. Para lanzar esta campaña, podrían realizar un estudio de mercado, probar sus últimos productos y desarrollar planes para diferentes canales de comercialización. Cada una de estas tareas tiene su propio calendario y sus propios pasos. Al crear un calendario del proyecto, la empresa se asegura de que los empleados terminen cada tarea en el momento oportuno y de que pueda cumplir el plazo de las vacaciones.

Qué incluir en un calendario de proyecto

Los calendarios de los proyectos suelen tener al menos los siguientes elementos:

Tareas

Las tareas son una lista de deberes que se asignan a lo largo del proyecto. Incluyen tanto los objetivos más amplios del proyecto como las tareas más pequeñas que conducen a ellos. Al añadir tareas a un calendario de proyecto, es mejor ser lo más específico posible. Por ejemplo, incluya el nombre de la tarea, el objetivo de la misma, quién es el responsable de la tarea y quiénes trabajan en ella.

Plazos

Otro detalle que hay que añadir a las tareas son los plazos, que son las fechas de finalización previstas para cada tarea en función del tiempo que se espera que dure la tarea. Puede determinar esta estimación a través de varios métodos, como consultar con el responsable de la tarea. Además, anota el plazo final de todo el proyecto. A medida que avanza el proyecto, es posible que tenga que cambiar este plazo, pero tener esta estimación puede ayudarle a planificar los demás plazos.

Partes interesadas

Las partes interesadas son todos aquellos que tienen un interés en el resultado del proyecto o que necesitan estar al tanto de su progreso. Algunas partes interesadas son:

  • Gestor de proyectos
  • Líderes de equipo
  • Miembros del equipo
  • Directores ejecutivos de empresas
  • Inversores de la empresa
  • Vendedores o proveedores
  • Los socios publicitarios

Cree el calendario del proyecto de forma que todas las partes interesadas que necesiten acceder a él puedan verlo fácilmente. Por ejemplo, puedes almacenar todos los archivos en una carpeta en la nube y luego dar acceso a cada parte interesada.

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Lista de técnicas de programación de proyectos

A continuación se presentan algunas técnicas que puede utilizar para programar mejor los proyectos:

1. Método del camino crítico

El propósito del MPC es ayudarle a determinar el tiempo más largo y el más corto posible que le llevará completar un proyecto. El MPC contiene tres elementos esenciales, que son:

  • Las tareas necesarias para completar el proyecto
  • Qué tareas dependen de la realización de otras
  • Una estimación de tiempo para cada actividad

Por ejemplo, una organización quiere organizar una conferencia para empresas de software. Dos de las tareas de este proyecto son invitar a los invitados y planificar dónde tendrá cada uno su mesa de exposición. En este ejemplo, esta última tarea depende de la realización de la primera. Utilizando esta información, junto con todas las demás tareas implicadas, la organización determina qué tareas deben ser las primeras y el orden para realizar todas sus tareas. A continuación, pueden utilizar la estimación de tiempo de cada actividad para determinar la estimación de tiempo total del proyecto.

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Técnica de evaluación y revisión del programa

La técnica de evaluación y revisión del programa es similar al CPM en el sentido de que ambos crean un flujo de tareas y un calendario estimado. Sin embargo, en lugar de una única estimación del plazo posible como en CPM, PERT utiliza una duración media ponderada. Con el PERT, se asigna a cada actividad una estimación de tiempo y se tiene en cuenta la incertidumbre. Esto se puede hacer de la siguiente manera

  • Estimar el tiempo que llevará una tarea
  • Estimación del tiempo en el mejor y peor de los casos
  • Promediarlos para determinar la estimación del tiempo del proyecto

El método PERT también ayuda a los gestores de proyectos a generar una estimación realista de sus plazos. Este método requiere más trabajo e información inicial para su puesta en marcha, pero puede proporcionarle plazos más fiables para sus proyectos.

Relacionado: Cómo utilizar un diagrama PERT para la planificación de proyectos (con ejemplos)

Acelerar el proceso

La aceleración consiste en encontrar tareas que puedan realizarse simultáneamente o con cierto solapamiento. Esto le permite empezar antes algunas tareas y reducir el tiempo total del proyecto. Por ejemplo, en el ejemplo de la planificación de la conferencia, el organizador puede no tener que esperar a tener una lista completa de invitados para asignar los stands. En su lugar, podría asignar las cabinas a medida que los invitados respondan, y luego hacer los ajustes finales después de recibir todas las respuestas.

Aplastar

Se habla de «crash» cuando se añaden más recursos para ayudar a terminar un proyecto más rápidamente. Por ejemplo, puede asignar más empleados a un proyecto, reduciendo la cantidad de trabajo que debe hacer cada persona. También puede hacer que los empleados trabajen más horas y gasten más dinero en horas extras si necesita cumplir un plazo rápidamente.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras que los gestores de proyectos utilizan para planificar y programar. Se pueden utilizar para simplificar proyectos más complejos. Los diagramas de Gantt representan cada tarea horizontalmente en un gráfico de barras, que muestra las fechas de inicio y finalización. Los diagramas de Gantt suelen incluir también los plazos, las dependencias y los propietarios de las tareas. A través de un diagrama de Gantt, es más fácil visualizar el progreso de un proyecto y ver cómo las diferentes tareas interactúan entre sí.

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Simulación

Una simulación consiste en introducir diferentes conjuntos de actividades en un programa informático y permitirle determinar posibles plazos. Con una simulación, puedes tener en cuenta diferentes incertidumbres y variables, de modo que si se producen durante el proyecto, ya tienes un plan para ello.

Las empresas suelen utilizar una técnica de simulación denominada simulación de Montecarlo, o análisis de Montecarlo. Con esta técnica, se introducen los escenarios de duración del mejor y peor caso para cada tarea. La simulación de Montecarlo analiza todas las combinaciones e incertidumbres y, a continuación, proporciona probabilidades. Por ejemplo, puede decir que tiene un 10% de posibilidades de terminar el proyecto en seis meses, basándose en sus simulaciones. Utilizando un análisis de Montecarlo, puede obtener una indicación temprana de cuánto tiempo puede durar un proyecto y crear un calendario más realista.