12 técnicas para la recopilación de requisitos

Los requisitos son la base de cualquier proyecto, integración de tecnología o cambio de producto en las empresas, y saber cuáles son los requisitos específicos de una empresa o cliente puede garantizar el nivel de éxito de un proyecto. Hay varias formas de averiguar los requisitos, conocidas como métodos de recopilación de requisitos, y la mayoría implican a los usuarios del artículo, el software o el producto que se necesita mejorar. Conocer las distintas técnicas de recopilación de requisitos puede ayudarle a desarrollar capacidades profesionales para utilizarlas en cualquier sector o función. En este artículo, exploramos qué es la recopilación de requisitos y analizamos en profundidad 12 formas de recopilar información sobre los requisitos.

¿Qué es la recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos es el acto de generar una lista de requisitos para definir de qué trata un proyecto y su objetivo. Se puede recopilar información de las partes interesadas, ya sean clientes, empleados usuarios, consumidores o proveedores. La recopilación de requisitos suele actuar como los planos de un proyecto. Unos requisitos mal establecidos pueden tener un impacto negativo, mientras que unos correctamente establecidos pueden conducir al éxito.

La mayoría de las veces hay dos tipos de requisitos:

  • Funcional: Estos requisitos son los procesos, la información y las interacciones que el cliente quiere que se construyan e incluyen cómo interactúan el sistema y su entorno.
  • No funcionales: Estos requisitos se refieren a aspectos operativos y técnicos, como la codificación, la seguridad, la recuperación de desastres, el alojamiento y la continuidad del negocio.

La recopilación de requisitos se utiliza con mayor frecuencia en las empresas, especialmente en torno a las tecnologías de la información (TI), y conocer los dos tipos de requisitos puede ayudarle a seleccionar la técnica de recopilación de requisitos adecuada que mejor se adapte al proyecto en el que está trabajando. Por ejemplo, un analista de negocio contratado para actualizar las plataformas de software de una compañía regional de seguros médicos utilizaría la recopilación de requisitos para entender el sistema actual, cómo interactúan sus usuarios con él y qué características o funciones les gustaría tener para determinar qué sistemas son buenas alternativas o cómo construir uno para el equipo.

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12 técnicas de recopilación de requisitos

Cada técnica de recopilación de requisitos tiene sus ventajas. El coste y el tiempo son factores importantes a la hora de elegir qué método utilizar y, en muchas ocasiones, se puede utilizar más de uno para asegurarse de reunir toda la información pertinente necesaria. A continuación se presentan 12 técnicas de recopilación de requisitos que hay que tener en cuenta:

Una entrevista personal

Preséntese y resuma el proyecto, incluyendo su alcance y los plazos. Establezca una relación con la persona a la que va a entrevistar para obtener su aprobación, de modo que sea más probable que le proporcione una buena información. Infórmele de los temas generales que tiene previsto tratar en la sesión de reunión de la entrevista. Considere la posibilidad de preguntar cosas comoCuál es su proceso empresarial más importante " o ";¿Qué sistemas utiliza, cómo funcionan y está satisfecho con ellos? "Prepárate con preguntas predeterminadas. Aquí hay algunos otros consejos a tener en cuenta para la realización de entrevistas productivas:

  • Haga preguntas abiertas: Para aprovechar al máximo el tiempo de la entrevista, haz preguntas que requieran algo más que un sí o un no. Ayuda a obtener respuestas honestas y perspicaces sin guiar al sujeto de la entrevista. Por ejemplo, "¿Cómo se calculan las primas mensuales por ventas cuando hay una recesión económica? "
  • Señale los detalles o reformule para obtener una visión global: Las personas responden a las preguntas de manera diferente y depende de ti adaptarte a ellas. Si se centran en detalles mínimos que no afectan a tu objetivo general, guíalos hacia los temas que sí lo hacen. Por el contrario, si alguien da una información demasiado general, haz más preguntas que le obliguen a pensar en los detalles.
  • Entrevistar a las personas adecuadas: Asegúrese de entrevistar a las partes interesadas adecuadas que puedan proporcionarle información relevante y perspicaz. Por ejemplo, si necesita explorar cómo funciona un sistema de software, entrevistar al gerente que no usa el programa puede no ser la mejor opción, mientras que el equipo de analistas que lo usa a diario sí lo es.
  • Comparte las preguntas con antelación: Este es un gesto respetuoso y también ayuda al entrevistado a preparar mejor sus respuestas, lo que beneficia al equipo y al proyecto a la vez que ahorra tiempo en la entrevista real.

Las preguntas cerradas pueden ser útiles para obtener información en poco tiempo o para obtener detalles para los que las preguntas abiertas son innecesarias, como "Cuántos pedidos online hacen los clientes cada día Por ejemplo.

Entrevista de grupo

Las entrevistas en grupo funcionan mejor con entrevistados del mismo puesto o nivel, ya que están familiarizados con los temas a tratar y con las áreas de oportunidad existentes. Tener una limitación de tiempo también genera un intercambio de información más urgente, como programar la sesión durante sólo una hora en lugar de dos. Dado que las personas justifican sus puntos de vista con pruebas de apoyo delante de los demás, a menudo se pueden obtener conocimientos más profundos que en una entrevista individual. Discutir cada tema en grupo también permite afinar y aclarar el requisito, lo que puede conducir a mejores resultados y a una comprensión útil para el proyecto.

Programar las entrevistas en grupo es un reto, ya que encontrar una hora que funcione bien para muchas personas requiere un esfuerzo.

Lluvia de ideas

La lluvia de ideas es una técnica habitual que se utiliza al principio de un proyecto porque suele servir de punto de partida. Con la lluvia de ideas, se reúnen tantas ideas como sea posible de tantas personas como sea posible para identificar, categorizar y asignar tareas, oportunidades y soluciones potenciales rápidamente. Las sesiones de brainstorming funcionan bien en grupo y es importante tomar notas de las ideas generadas.

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Centrarse en el grupo

Un grupo de discusión es un método de investigación de mercado con un grupo determinado de participantes para recabar opiniones. El grupo de discusión puede ofrecer aportaciones sobre las necesidades, los problemas o las oportunidades para identificar y crear los requisitos del proyecto o pueden validar y perfeccionar los ya planteados. Los participantes del grupo focal pueden ser empleados del cliente o representantes de los usuarios de este trabajo.

Encuesta

Ofrecer una encuesta o un cuestionario le permite recopilar información de muchas personas en un periodo de tiempo relativamente corto, lo que resulta especialmente útil para interactuar con personas de diferentes lugares geográficos y también es bueno para ahorrar presupuesto y tiempo. Cuando prepare su encuesta, tenga en cuenta estos consejos:

  • Hazlas más cortas que largas para que sea más probable que la gente las complete
  • Centrarse en una característica o tema, en lugar de muchos a la vez
  • Utilice las calificaciones para generar respuestas de análisis de datos, como "de acuerdo, " "acordar " o ";no estar de acuerdo "
  • Tener algunas preguntas abiertas para permitir respuestas de forma libre para obtener información detallada
  • Utiliza las seis palabras clave para estructurar tu encuesta: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo, como "¿Cómo se conecta el usuario? " o ";¿Dónde se muestran los resultados en el programa? "

Taller de requisitos

Los talleres de requisitos son una gran manera de reunir información y, como facilitador, es importante estar preparado para que la sesión salga bien. Reúna y prepare los materiales y un orden del día para estructurar el taller—esto le ayudará a asegurarse de que obtiene información de calidad. Conozca a los asistentes al taller para sacarle el máximo partido y planifique mejor sabiendo cuáles son las expectativas de cada persona. Considere la posibilidad de reunirse con algunos de los asistentes con antelación para saber cómo se integrarán sus personalidades y estilos de trabajo y para conocer su opinión sobre hacia dónde ven el proyecto.

Este método suele ser el que requiere más planificación y preparación, y como no siempre se puede tener a las personas adecuadas juntas en la sala, es conveniente organizar algunos talleres para conseguir la mayor recopilación de información posible. También suele ser el más largo, aunque la calidad de la información es alta.

Observación del usuario

La observación del usuario es un poco como la investigación de la sombra del trabajo. Se pasa tiempo con una persona o grupo de personas para ver cómo realizan sus tareas en un entorno laboral real. Puede ayudarte a abordar los requisitos pensando específicamente en las personas que se beneficiarán de ellos. Algunas cosas que hay que tener en cuenta al realizar la observación de usuarios:

  • Construye una imagen del proceso integral que sigue una persona para realizar su trabajo diariamente
  • Tenga en cuenta al hacer preguntas para no interrumpir ver un ambiente de trabajo natural
  • Observe, tome notas, manténgase imparcial y evite hacer juicios
  • Reúne cualquier documentación que te ayude a conocer los procedimientos, como un manual de formación de usuarios
  • Observar lo suficientemente bien como para comprender plenamente lo que es capaz de hacer una plataforma, un software o un dispositivo

La observación de los usuarios también es útil para mejorar una tarea mediante la validación de los datos registrados previamente. Asegúrese de dar las gracias a quienes le permiten pasar tiempo con ellos. Esto ayuda a crear una buena relación y es útil si necesita observar de nuevo o conectar con ellos para hacer preguntas de seguimiento.

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Análisis de interfaz

El análisis de la interfaz ayuda a crear un software utilizable, eficaz y popular para un cliente, grupo o consumidor. Con el análisis de la interfaz, se revisa el aspecto humano y la inteligencia artificial, descubriendo cómo una persona utiliza el sistema y cómo funciona el sistema internamente. Se revisa la forma en que el programa o software interactúa con otros sistemas externos para asegurarse y notar cualquier preocupación que no sea ampliamente visible para los usuarios.

Análisis de documentos

El análisis de documentos incluye la revisión de la documentación del sistema existente, como los manuales de usuario y las instrucciones. Es útil, sobre todo, para mitigar los riesgos del cambio, y se puede obtener información importante que sirva para establecer nuevos requisitos o validar los existentes. Resulta útil que varias personas revisen los documentos y celebren una reunión posterior para recopilar sus ideas y asegurarse de que no se pasa nada por alto.

Ingeniería inversa

La ingeniería inversa es útil para las situaciones en las que se carece de documentación de un sistema existente y no se puede realizar un análisis de documentos. Puedes utilizar la ingeniería inversa para identificar lo que hace un sistema o plataforma de software, aunque no puede mostrarte lo que debería hacer un sistema o dónde están sus áreas de oportunidad, por lo que es útil utilizar esta técnica junto con otras.

Prototipo

La creación de prototipos es una técnica más reciente utilizada en la recopilación de requisitos. Se crea un prototipo basado en los resultados de la recopilación inicial, como la lluvia de ideas o las entrevistas en grupo, para mostrar al cliente una primera versión de una solución viable. A continuación, el cliente puede dar más requisitos o perfeccionar los existentes para avanzar en el proyecto. Este ciclo de creación de prototipos puede durar unos cuantos intercambios hasta que el producto satisfaga las necesidades del cliente.

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Diseño de aplicaciones conjuntas

El diseño conjunto de aplicaciones (JAD) suele acelerar la construcción de sistemas de información combinando la dinámica de grupo y la participación del cliente para llegar a una solución conjunta. A menudo dirigido por un facilitador, cada participante en el JAD desempeña un papel particular en el ejercicio y la sesión requiere una amplia planificación. Las ventajas de una reunión JAD son, entre otras, las siguientes

  • Simplificar el proceso y ahorrar tiempo consolidando las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y otras reuniones
  • Identificación de participantes, usuarios y problemas de forma rápida y colectiva
  • Aclarando los requisitos por unanimidad
  • La transición de una fase de desarrollo a la siguiente sin problemas
  • La satisfacción del cliente porque ayudó a desarrollar el sistema y aprobó las etapas de trabajo

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