15 tipos de cartas comerciales y cuándo utilizarlas

A lo largo de su carrera profesional, es probable que necesite saber cómo escribir diferentes tipos de cartas y correos electrónicos comerciales. Una carta de presentación convincente al solicitar un puesto, una carta de ventas persuasiva o una carta de renuncia formal, por ejemplo, son ejemplos de cartas comerciales.

En este artículo, analizamos los principales tipos de cartas comerciales, cuándo utilizar cada uno de ellos y consejos para redactar los tuyos de forma eficaz.

Tipos de cartas comerciales

A continuación se indican los tipos de cartas comerciales más comunes y cuándo utilizarlas:

Cartas de presentación
Cartas de recomendación
Cartas de seguimiento de entrevistas
Cartas de oferta
Cartas de ventas
Cartas de recomendación
Cartas de renuncia
Cartas de agradecimiento
Cartas de reclamación
Cartas de disculpa
Memorándum de oficina
Cartas de bienvenida
Cartas de solicitud
Cartas de presentación
Cartas de fin de contrato

1. Cartas de presentación

Una carta de presentación es una carta comercial que se suele enviar junto con el currículum cuando se solicita un empleo. Aunque no todos los empleadores exigen una carta de presentación, es una gran oportunidad para explicar tu experiencia profesional, tus cualificaciones y tu interés por la empresa y el puesto de trabajo.

La carta de presentación debe incluir los siguientes apartados

Información de contacto

En la parte superior de su carta de presentación, incluya su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico para que el lector sepa cómo ponerse en contacto con usted después de revisar su solicitud.

Saludo

Comience la carta dirigiéndose a la persona a la que está escribiendo la carta. Esta persona puede ser el director de contratación, el jefe de departamento u otro representante de la empresa identificado en el anuncio de empleo. Utilice un saludo neutro desde el punto de vista del género, como “Estimado Charlie Washington.”

Si no está seguro de su nombre, utilice el cargo más relevante, por ejemplo, Estimado Director de Contratación,”“Querido reclutador,” o “Querido jefe de equipo de XYZ.” Evitar el uso de A quien corresponda ya que puede parecer anticuada o impersonal.

Objetivo

En tu introducción, explica por qué estás escribiendo mencionando el título del puesto, el nombre de la empresa y dónde has encontrado la oferta de trabajo. Muestra tu investigación sobre el puesto y la empresa expresando tu interés en ambos, explicando por qué te atrajo el anuncio de trabajo y qué te interesa de su organización.

Habilidades de cualificación

En el cuerpo de la carta, destaque las aptitudes específicas que le convierten en un buen candidato para el puesto vacante. Su carta de presentación debe complementar su currículum, por lo que debe basarse en la información de su currículum para proporcionar detalles más específicos de su experiencia profesional. Si es posible, incluya una breve anécdota que represente sus habilidades, experiencia y cualidades relevantes de la descripción del puesto del empleador.

Conclusión

Termine la carta de presentación con una declaración memorable sobre por qué es usted un buen candidato para el puesto vacante. Incluya una llamada a la acción que anime al lector a hacer un seguimiento de su solicitud en caso de que quiera entrevistarle y saber más sobre cómo podría encajar en su empresa.

Otros tipos de cartas de presentación son:

Solicitudes
Cartas de intención
Cartas de interés
Cartas de solicitud
Cartas de consulta
Cartas de motivación
Cartas de transmisión

Relacionado: Cómo formatear una carta de presentación (con ejemplos)

2. Cartas de recomendación

Una carta de recomendación se escribe en nombre de otro profesional para verificar sus cualificaciones y su ética de trabajo. Una carta de recomendación puede reforzar una solicitud de empleo, de educación superior o de otra oportunidad profesional.

Una carta de recomendación debe incluir las siguientes secciones:

Relación de la recomendación

La carta debe indicar la relación de la persona que hace la recomendación para garantizar que el lector sepa qué califica al escritor para hablar en nombre del solicitante. Las cartas de recomendación suelen ser escritas por compañeros de trabajo, supervisores, mentores o profesores.

Evaluación de las cualificaciones del candidato

La recomendación suele ser el cuerpo de la carta y habla directamente de las habilidades del candidato, sus rasgos de carácter, sus objetivos profesionales y su potencial en el programa o el puesto. Las calificaciones en esta sección deben ser relevantes para el programa o trabajo para el que el escritor está recomendando al profesional.

Ejemplos

El redactor debe incluir ejemplos concretos de cómo el candidato ha demostrado sus habilidades durante el tiempo que han trabajado juntos. Esta información puede ayudar a los posibles empleadores a entender cómo exactamente el candidato influye positivamente en sus compañeros y empleadores.

Declaración de clausura

La carta de recomendación debe concluir con una confirmación final de las cualificaciones del candidato, con los datos de contacto del escritor por si el lector quiere saber más.

Otros tipos de cartas de recomendación empresarial son:

Cartas de referencia
Cartas de referencia de carácter
Cartas de recomendación para empresas
Cartas de recomendación para un compañero de trabajo
Cartas de recomendación para un empleado
Cartas de recomendación para un jefe

Relacionado: Cómo escribir una carta de recomendación (con ejemplos)

3. Cartas de seguimiento de entrevistas

Puede enviar una carta de seguimiento después de la entrevista para un puesto vacante para agradecer al entrevistador su tiempo y demostrar su interés en el trabajo.

Una carta de seguimiento debe incluir las siguientes secciones:

Resumen de la entrevista: Incluya los temas clave tratados durante la entrevista, como las tareas específicas del puesto o un tema de conversación que le haya interesado. Asegúrese de mencionar el título del puesto. Estos detalles demuestran una escucha activa a la vez que expresan su continuo interés en el puesto vacante.

Habilidades relacionadas con el puesto: La carta de seguimiento es un buen momento para reiterar las aptitudes que ofrece en relación con el puesto vacante.

Gratitud: También puede utilizar la carta de seguimiento para agradecer al director de contratación que se haya tomado la molestia de reunirse con usted. Este paso muestra una cortesía profesional que puede dejar una buena impresión en su posible empleador.

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4. Cartas de oferta

Una carta de oferta es una oferta oficial de empleo que describe las condiciones específicas del puesto. Si está de acuerdo con las condiciones que ofrece la carta, entonces firmará la carta de oferta y aceptará el trabajo.

Una carta de oferta debe incluir lo siguiente

Descripción del trabajo: En este punto se describen las tareas y requisitos específicos del puesto.
Título del trabajo: Una carta en la que se indique el nombre oficial del puesto puede garantizar que se le contrate para la función correcta.
Fecha de inicio solicitada: Esta es la fecha en la que comenzará a trabajar. Puede consultar con su empleador si necesita ajustar la fecha.
Salario y beneficios: Esta información incluye el salario ofrecido, las bonificaciones y los beneficios que conlleva el puesto. Algunos empleadores pueden especificar cuándo distribuyen las bonificaciones y cuándo comienzan los beneficios, como la asistencia sanitaria.
Cronograma de aceptación: Esta es la fecha en la que debe responder a la carta de oferta.

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5. Cartas de venta

El propósito de una carta de ventas es presentar un servicio o producto a un cliente. Los profesionales de las ventas suelen utilizar estas cartas cuando establecen nuevos contactos con posibles compradores o refuerzan las relaciones con clientes antiguos.

Una carta de ventas suele incluir lo siguiente

Descripción del producto o servicio

Incluya detalles específicos sobre el artículo o servicio que está ofreciendo. Considere la posibilidad de identificar una posible solución que este producto o servicio proporcione al destinatario para demostrar mejor su valor.

Costo

Algunas cartas incluyen información sobre el precio del producto o servicio, especialmente si el comprador es un cliente actual. También puede incluirse si ya se habló del coste en una reunión anterior.

Llamada a la acción

Incluya indicaciones para el lector explicando cómo debe actuar si quiere comprar. Puede incluir su información de contacto, las mejores horas para ponerse en contacto con usted y una fecha en la que deben responder para aprovechar su oferta.

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6. Cartas de recomendación

Las cartas de reconocimiento son una forma de agradecimiento a los empleados, y las empresas las envían a toda la plantilla para felicitar a un empleado por un trabajo bien hecho. Pueden incluir lo siguiente:

Propósito: Comience con una carta de felicitación en la que se identifique a quién se felicita y por qué motivo.
Detalles de la mención: Incluya detalles sobre las tareas específicas, los logros o los premios por los que se reconoce al miembro del equipo.
Llamada a la acción: Esta carta puede incluir una llamada a la acción que anime a los compañeros a felicitar al miembro del equipo por su éxito.

Otros tipos de cartas de recomendación son:

Cartas de agradecimiento
Cartas de agradecimiento a los empleados
Cartas de agradecimiento por la jubilación

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7. Cartas de renuncia

Una carta de dimisión informa a su empleador de su intención de dimitir. Aunque puede notificar verbalmente a sus compañeros de trabajo y a su empleador sus planes de abandonar la empresa, muchas organizaciones prefieren tener una carta oficial a efectos de documentación.

Una carta de renuncia suele incluir lo siguiente:

Declaración de renuncia

Comience esta carta con la declaración oficial de que renuncia a la empresa.

Motivo de la salida

Dependiendo de tu situación, puedes considerar mencionar por qué te vas para que tu empleador entienda tu decisión. Esto puede incluir la aceptación de una oportunidad en otro lugar, la búsqueda de una educación superior o la reubicación.

Fechas

Incluya la fecha en la que va a entregar la carta y la fecha de su último día oficial de trabajo. Este paso puede asegurar que su empleador pueda prepararse de la mejor manera posible para su salida y cubrir su puesto.

Gracias

Considera la posibilidad de agradecer a tu empleador la oportunidad y las habilidades que has adquirido mientras trabajabas para él. Este paso es una cortesía profesional que puede reforzar tu relación profesional con tu empleador si necesitas su recomendación en el futuro.

Otros tipos de cartas de dimisión son:

Cartas de jubilación
Correos electrónicos de despedida
Carta de agradecimiento tras la dimisión
Cartas de dimisión para trabajos que no son adecuados
Cartas de renuncia con poca antelación
Cartas de dimisión sin preaviso
Cartas de renuncia de emergencia
Cartas de renuncia forzada
Cartas formales de dimisión
Cartas de renuncia por enfermedad
Cartas de dimisión por traslado
Cartas de renuncia por embarazo
Cartas de renuncia por motivos familiares
Cartas de dimisión por cambio de carrera

Relacionado: Cartas de dimisión: Consejos, plantillas y ejemplos

8. Cartas de agradecimiento

Una carta de agradecimiento profesional es una forma importante de hacer saber a colegas, empleadores, proveedores u otros contactos comerciales que valoras su tiempo o sus esfuerzos. Enviar una carta de agradecimiento profesional creará una relación con el destinatario y le comunicará sus intenciones para el futuro. Puede ser apropiado enviar una carta de agradecimiento después de que alguien le ayude en la búsqueda de empleo, cuando un cliente hace una compra o si una empresa le adjudica un contrato. También puede enviar una carta de agradecimiento formal para expresar simplemente su aprecio general por alguien.

Una carta de agradecimiento empresarial suele incluir lo siguiente:

Un saludo: Empieza tu carta con un saludo sencillo pero profesional. Ten en cuenta tu relación con el destinatario.

Motivo de agradecimiento con ejemplos concretos: En uno o dos párrafos breves, exprese claramente su gratitud al destinatario, especificando lo que le agradece.

Detalles de su conversación: Compartir detalles adicionales de su encuentro puede ayudar a personalizar la carta y mostrar la profundidad de su gratitud.

Un cierre cortés: Concluya su correo electrónico con una frase de cierre como «Mis saludos,»Gracias de nuevo; o cualquier otro cierre personal, pero profesional.

Otros tipos de cartas de agradecimiento son

Cartas de agradecimiento por recomendaciones
Cartas de agradecimiento para un jefe
Cartas de agradecimiento para un mentor
Cartas de agradecimiento por un aumento de sueldo
Cartas de agradecimiento a los clientes
Cartas de agradecimiento al equipo
Notas de agradecimiento a los compañeros de trabajo
Cartas de agradecimiento para después de una entrevista
Cartas de agradecimiento a nivel ejecutivo después de una entrevista
Cartas de agradecimiento
Cartas de agradecimiento para entrevistas en grupo o en panel

Relacionado: Cómo escribir una carta de agradecimiento profesional (con ejemplos)

9. Cartas de reclamación

Los consumidores suelen enviar cartas de reclamación a las empresas cuando no están satisfechos con un servicio o producto. Las empresas también pueden necesitar ocasionalmente escribir una carta de reclamación. Por ejemplo, se puede pedir a un empleado que escriba una carta de reclamación en nombre de una empresa que no está satisfecha con un producto.

Los componentes de una carta de queja incluyen

Un saludo formal: Cuando escriba a una empresa, es aceptable utilizar “A quien corresponda” ya que puede no estar claro quién leerá y actuará sobre su queja.

Una descripción de la compra: Incluya todos los detalles pertinentes, como el número de cuenta o el número de pedido, qué producto o servicio se compró y en qué cantidad, y cuándo se produjo la transacción.

Explicación del problema: Exponga claramente el problema que ha encontrado con el producto o servicio. Por ejemplo, que el producto no funcione bien, que el servicio no se haya prestado correctamente, que se le haya facturado una cantidad errónea, que algo no se haya divulgado claramente o que se haya tergiversado.

Petición específica o resolución necesaria: Proponga una solución satisfactoria, como un reembolso o un descuento en los servicios prestados, una reparación o un cambio.

10. Cartas de disculpa

Una carta de disculpa es una herramienta importante en el lugar de trabajo que reconoce un error, expresa su arrepentimiento y pide el perdón o la paciencia del destinatario de la carta. Las cartas de disculpa dejan constancia formal de que se admite y se intenta rectificar un error o un fallo.

Una carta de disculpa debe incluir lo siguiente:

Un reconocimiento del error

Begin by explaining what you have done wrong and acknowledge the consequences of your mistake. Owning up to your mistake from the very beginning of your letter shows sincerity and will help ensure your recipient hears about your mistake from you instead of someone else. Confronting your mistake and reaching out to the affected party directly will help you resolve the issue as quickly as possible.

A sincere apology

A sincere apology will involve saying you are sorry without any caveats or attempts to shift blame to anyone else. Expressing a genuine regret for the consequences you caused may be sufficient in earning your recipient's forgiveness.

Your plan to fix the problem

Assure your recipient you will do everything in your power to correct the matter, and share the specific steps you will take to do so. Be willing to make whatever personal sacrifices are necessary to make things right with your reader.

Read more: How to Write an Apology Letter (With Examples)

11. Office memorandum

An office memorandum or business memo is a short yet formal document used for communication between the business and its employees. Effective memos are brief and easy to navigate. The document is primarily for internal use, such as an announcement regarding changes to personnel within an organization or updates on company gatherings.

Office memos should include:

A clear and straightforward subject: If you are issuing an email, communicate the message of the memo in the subject line. If the memo will be distributed to employees on paper, you can still include a brief subject line at the top of the letter.

The intent of the memo: List the purpose of the memo in the introductory paragraph. Be concise and keep the language positive throughout.

A breakdown of the information: Use the body paragraph and conclusion to outline the information you are sharing. Include details of how employees can act on this memo or reach out to a specific point person with any follow-up questions.

Read more: How To Write a Business Memo (With Template and Examples)

12. Welcome letters

A welcome letter is a formal way of introducing a company or employee and provides basic information to the recipient. For example, while a new employee welcome letter provides employees with the information to help them better prepare for their first day of work, a new customer welcome letter thanks the customer for their business and provides them with an overview of the company. Overall, these letters use a welcoming tone to help establish a greater working relationship.

A welcome letter usually includes the following:

A warm greeting

The first few lines of your letter may differ depending on your intention. For example, if you're writing a new employee welcome letter, emphasize your enthusiasm about them joining your team. For a new customer or client welcome letter, start by expressing your appreciation for their business.

Personalized information

Personalize your letter by referencing prior conversations you've had. If you're writing a welcome letter for a new employee, explain why you're excited to have them by mentioning something that was discussed during their interview. If you're writing a new customer letter, reassure them about the value of the product or services they purchased. In a new client welcome letter, reassure them of how you can meet or exceed their expectations.

Important details to know about your business

Ensure the recipient knows everything they need to know at the start of this new partnership. For example, in a new employee welcome letter, explain the orientation process, give them an idea of what their first day will look like and where they should go. You can also make a list of required documents they need to bring on their first day and outline any company dress codes.

Other types of welcome letters include:

Letters of introduction

Read more: How To Write a Welcome Letter

13. Request letters

A request letter is a way to formally ask for something in the workplace. You can use this letter to request a raise, a training class, a recommendation or even a meeting to ask for a promotion. Letters of request can also be a beneficial way to acquire specific information.

Request letters should include:

An explanation of the request

Start your letter with a clear and succinct explanation of your request. The overall tone of your request letter should be polite yet convincing.

Supporting documentation

If applicable, include evidence or other documentation related to your request. For example, if you are requesting a recommendation, it could be helpful to attach your resume so they can quickly refresh their memory with your qualifications. If you are requesting a raise, you can include a paragraph explaining the value you bring to the role or attach a document with more concrete evidence of goals you’ve exceeded or average industry salaries for your job skills and experience level.

A deadline for response

For many request letters, it can also be important to give a timeline. For example, if you are requesting a recommendation letter, you may need to submit it by a specific date. Sharing that deadline and asking them to let you know if they are unable to provide a letter by that time allows you the opportunity to send your request to someone else.

Other types of request letters include:

Promotion request letters
Demotion request letters
Request for approval letters
Training request letters
Leave of absence request letters
Raise request letters
Transfer request letter

14. Announcement letters

A business announcement letter is a letter sent out to employees, vendors, customers or the press to declare something of note for the company, such as a change of policy, an employee or management change, a merger, a takeover, a product release or an event. The letter is typically short and written in a formal note.

Announcement letters should include:

An introductory paragraph with the announcement

Don’t bury the lede—present the news you are announcing in the first or second paragraph. This statement should be concise and to the point.

Additional details

Next, your letter should explain your announcement in more detail. If you are hosting an event, share the event’s purpose here. If you are announcing the opening of your business, share details like how long you’ve been working behind the scenes to open your doors or a special promotion you are offering to celebrate your opening.

The specifics

Most importantly, your announcement will need to include specific details pertinent to your announcement. This might include store hours, or contact information like a physical address, phone number or website. If you are announcing something internally to employees, such as a merger, you can offer a point person for employees to direct their questions.

Other types of announcement letters include:

Employee departure announcement letters
Employee promotion announcement letters

15. Termination letters

A termination letter is a respectful yet effective way to dismiss an employee from their current job. Termination letters are also called a «letter of separation,» «a notice of termination of employment» or «contract termination letter.»

Termination letters should include:

Notification of termination date

First, inform the employee that their employment is terminated and specify the date it will effectively end. This eliminates any potential confusion and allows the employee to prepare for their dismissal.

The reasons for termination

Your explanation for the employee’s involuntary termination should remain clear and accurate to avoid misinterpretation. If applicable, include evidence to support your reasoning.

Compensation and benefits going forward

Next, explain any benefits or compensation they will receive once their employment ends. This can include severance pay, payment for unused leave days and any other salary owed. Also, let them know what will happen to their healthcare, life insurance and retirement funds. Remind them of any signed agreements, like a non-disclosure agreement or other documents from the onboarding process, that might impact their compensation and benefit payout.

Next steps

Finally, list the next steps for the employee to take. Notify the employee of any company property they must return, such as a company cell phone, laptop, keys, ID badges and parking passes. Then include contact details for their HR representative to direct any questions regarding compensation, benefits and other details in the letter.

Read more: 3 Example Termination Letters (With Template)

The seven parts of a business letter

Though many types of letters have certain formatting requirements and include a variety of information, there are a few components that are consistent across most business letters, including:

1. Contact information

This step is essential, especially when ending a physical copy of a business letter. Your contact information should include your name, phone number, and business address or email address.

2. Subject line

A subject line is used when sending a business letter via email. This brief line often includes a few-word summary of the purpose of your letter.

3. Greeting

The formality of the greeting will depend on the type of business relationship you have with the reader. If you are looking for a new job, your greeting should be formal. If you are sending a quick follow-up to a customer that you have already created a relationship with, then you might choose to use their first name.

4. Introduction

The introduction describes the purpose of the letter and what you are hoping to achieve with it. This is your chance to grab the reader’s attention with information such as a discount on a product you sell or that you’re inquiring about an open position.

5. Detailed information

The body of your business letter includes specific details about your purpose, including asking or answering questions and providing additional information.

6. Conclusion

Your conclusion should leave the reader with a call to action, such as how the reader can order a product or reach out to you for more information.

7. Signature

A signature can be as simple as writing your name or as complex as including your credentials and certifications. How you sign a business letter will also depend on your current relationship with the reader.

Read more: The 7 Parts of a Business Letter

Business letter tips

Here are a few guidelines to keep in mind when writing a business letter:

Customize your letter. All business letters should be written explicitly for their intended recipient. For example, a cover letter should state why you want to work for that particular company.
Be punctual with delivery. Timely business letters can demonstrate your time management skills to a prospective employer or let your recipient know that you value their time.
Consider the method of delivery. Your relationship with the recipient, the type of letter and the level of urgency may influence whether you send it via email or traditional mail.
Choose the appropriate level of formality. The majority of business letters you write will be worded professionally. Your relationship with the recipient, the type of letter and your intent may dictate the formality of the language in your letter.
Limit your letter to one page. Concise business letters that quickly get to the point are more likely to be read in full. Evaluate each paragraph for relevancy, and only include information the reader needs to know.