Para que un lugar de trabajo sea saludable y eficiente es fundamental poseer excelentes habilidades de comunicación. La comunicación, a menudo considerada una «habilidad blanda» o habilidad interpersonal, se refiere al proceso de transferir información de un individuo a otro o a un grupo. Cada método de comunicación tiene su propia importancia en la transmisión de datos.
En este artículo, analizamos los distintos tipos de comunicación y cómo reforzar tus habilidades en cada uno de ellos.
Importancia de la comunicación
La comunicación es crucial en casi cualquier entorno, especialmente en el lugar de trabajo, para establecer relaciones, compartir ideas, asignar tareas y gestionar equipos, entre otras cosas. Tanto si asentimos ligeramente con la cabeza como si presentamos grandes cantidades de información, comunicar es esencial.
Aprender y desarrollar buenas habilidades de comunicación puede ayudarte a tener éxito en tu carrera, convertirte en un candidato competitivo para un puesto de trabajo y construir tu red de contactos. Aunque se necesita tiempo y práctica, no cabe duda de que las habilidades comunicativas e interpersonales se pueden aumentar y perfeccionar.
Hay cuatro tipos principales de comunicación que utilizamos a diario: verbal, no verbal, escrita y visual. Con todos estos estilos de comunicación, lo más eficaz es saber escuchar activamente, observar y empatizar. El desarrollo de estas habilidades blandas puede ayudarle a comprender mejor un mensaje y a responder de forma reflexiva.
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Tipos de comunicación
Hay varias formas diferentes de compartir información con los demás. Por ejemplo, puedes utilizar la comunicación verbal cuando compartes una presentación con un grupo. Puedes utilizar la comunicación escrita cuando solicitas un trabajo o envías un correo electrónico. A continuación’se analizan con más detalle las cuatro categorías principales de comunicación:
1. Verbigracia
La comunicación verbal es el uso del lenguaje para transferir información mediante el habla o el lenguaje de signos. Es uno de los tipos más comunes y se utiliza a menudo en presentaciones, videoconferencias y llamadas telefónicas, reuniones y conversaciones individuales. La comunicación verbal es importante porque es eficaz. Puede ser útil apoyar la comunicación verbal con la comunicación no verbal y escrita.
A continuación se indican algunos pasos que puedes dar para desarrollar tus habilidades de comunicación verbal:
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Utilice una voz fuerte y segura para hablar. Especialmente cuando presente información a unas pocas personas o a un grupo de ellas, asegúrese de utilizar una voz fuerte para que todos puedan oírle con facilidad. Ten confianza al hablar para que tus ideas sean claras y fáciles de entender para los demás.
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Utilice la escucha activa. La otra cara de la comunicación verbal es escuchar y oír atentamente a los demás. La capacidad de escucha activa es fundamental a la hora de dirigir una reunión, una presentación o incluso al participar en una conversación individual. Hacerlo le ayudará a crecer como comunicador.
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Evita las palabras de relleno Puede resultar tentador, sobre todo durante una presentación, utilizar palabras de relleno como “um,” “como,” “así” o “sí.” Aunque puede resultar natural después de completar una frase o hacer una pausa para ordenar sus pensamientos, también puede distraer a su audiencia. Pruebe a hacer la presentación ante un amigo o colega de confianza que pueda llamarle la atención sobre las veces que utiliza palabras de relleno. Intenta sustituirlas tomando aire cuando tengas la tentación de utilizarlas.
2. No verbal
La comunicación no verbal es el uso del lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales para transmitir información a los demás. Puede utilizarse tanto de forma intencionada como no intencionada. Por ejemplo, uno puede sonreír involuntariamente cuando escucha una idea o información agradable o placentera. La comunicación no verbal es útil cuando se trata de entender los pensamientos y sentimientos de los demás.
Si muestran un lenguaje corporal cerrado, como brazos cruzados u hombros encorvados, es posible que se sientan ansiosos, enfadados o nerviosos. Si muestra un lenguaje corporal abierto, con los pies en el suelo y los brazos a los lados o sobre la mesa, es probable que se sienta positivo y abierto a la información.
A continuación se indican algunos pasos que puedes seguir para desarrollar tus habilidades de comunicación no verbal:
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Observa cómo se sienten tus emociones físicamente. A lo largo del día, cuando experimentes una serie de emociones (desde energía, aburrimiento, felicidad o frustración), intenta identificar dónde sientes esa emoción dentro de tu cuerpo. Por ejemplo, si se siente ansioso, puede notar que su estómago está tenso. Desarrollar la autoconciencia en torno a cómo tus emociones afectan a tu cuerpo puede darte un mayor dominio sobre tu presentación externa.
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Sea intencional en sus comunicaciones no verbales. Esfuérzate por mostrar un lenguaje corporal positivo cuando te sientas alerta, abierto y positivo respecto a tu entorno. También puedes utilizar el lenguaje corporal para apoyar tu comunicación verbal si te sientes confuso o ansioso por la información, como por ejemplo arrugando la frente. Utiliza el lenguaje corporal junto con la comunicación verbal, por ejemplo, haciendo preguntas de seguimiento o apartando al presentador para darle su opinión.
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Imite las comunicaciones no verbales que le resulten eficaces. Si ves que ciertas expresiones faciales o el lenguaje corporal son beneficiosos para un determinado entorno, utilízalo como guía para mejorar tu propia comunicación no verbal. Por ejemplo, si ves que cuando alguien asiente con la cabeza comunica eficazmente la aprobación y los comentarios positivos, úsalo en tu próxima reunión cuando tengas los mismos sentimientos.
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3. Escrito
La comunicación escrita es el acto de escribir, mecanografiar o imprimir símbolos como letras y números para transmitir información. Es útil porque proporciona un registro de información para su consulta. La escritura se utiliza habitualmente para compartir información a través de libros, panfletos, blogs, cartas, memorandos y otros medios. Los correos electrónicos y los chats son una forma común de comunicación escrita en el lugar de trabajo.
He aquí algunos pasos que puede dar para desarrollar sus habilidades de comunicación escrita:
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Esfuércese por la simplicidad. Las comunicaciones escritas deben ser lo más sencillas y claras posible. Aunque puede ser útil incluir muchos detalles en las comunicaciones instructivas, por ejemplo, debes buscar áreas en las que puedas escribir de la forma más clara posible para que tu audiencia lo entienda.
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No confíe en el tono Al no tener los matices de las comunicaciones verbales y no verbales, hay que tener cuidado cuando se intenta comunicar un determinado tono al escribir. Por ejemplo, intentar comunicar un chiste, un sarcasmo o una emoción puede traducirse de forma diferente según la audiencia. En su lugar, intente mantener su escritura lo más simple y sencilla posible y siga con comunicaciones verbales en las que pueda añadir más personalidad.
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Dedique tiempo a revisar sus comunicaciones escritas. Reservar un tiempo para releer tus correos electrónicos, cartas o memorandos puede ayudarte a identificar errores u oportunidades para decir algo diferente. En el caso de comunicaciones importantes o que se envíen a un gran número de personas, puede ser útil que un colega de confianza las revise también.
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Mantenga un archivo de escritos que le resulten eficaces o agradables. Si recibe un determinado folleto, correo electrónico o memorándum que le resulte especialmente útil o interesante, guárdelo como referencia cuando escriba sus propias comunicaciones. Incorporar los métodos o estilos que te gustan puede ayudarte a mejorar con el tiempo.
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4. Visual
La comunicación visual es el acto de utilizar fotografías, arte, dibujos, esquemas, tablas y gráficos para transmitir información. Los elementos visuales se utilizan a menudo como ayuda durante las presentaciones para proporcionar un contexto útil junto con la comunicación escrita y/o verbal. Dado que las personas tienen diferentes estilos de aprendizaje, la comunicación visual puede ser más útil para algunos para consumir ideas e información.
He aquí algunos pasos que puede dar para desarrollar sus habilidades de comunicación visual:
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Pregunte a los demás antes de incluir elementos visuales. Si está pensando en compartir una ayuda visual en su presentación o correo electrónico, considere la posibilidad de pedir la opinión de los demás. A veces, añadir elementos visuales puede hacer que los conceptos sean confusos o se confundan. Obtener el punto de vista de un tercero puede ayudarle a decidir si lo visual añade valor a sus comunicaciones.
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Tenga en cuenta a su público. Asegúrese de incluir elementos visuales que sean fácilmente comprensibles para su público. Por ejemplo, si muestra un gráfico con datos desconocidos, tómese su tiempo y explique lo que ocurre en el visual y cómo se relaciona con lo que está diciendo. Nunca debe utilizar elementos visuales delicados, ofensivos, violentos o gráficos de ningún tipo.
Para mejorar sus habilidades de comunicación, establezca objetivos personales para trabajar en las cosas que quiere lograr paso a paso. Puede ser útil consultar con colegas de confianza, directores o mentores para identificar en qué áreas sería mejor centrarse primero.
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