Tipos de gastos empresariales y cómo registrarlos y presupuestarlos

La elaboración de un presupuesto y la planificación de imprevistos que requieran fondos adicionales pueden verse favorecidas por la comprensión de los diferentes tipos de gastos empresariales.

En este artículo, exploramos qué son los gastos empresariales, cómo registrarlos y enumeramos los tipos de gastos más comunes en los estados financieros de su empresa.

¿Qué es un gasto?

Los gastos de una empresa son el dinero gastado o los costes incurridos para generar ingresos. Simplificando, los gastos son los costes de funcionamiento de una empresa.

Entre los tipos de gastos más comunes en los que incurre una empresa se encuentran:

  • El salario de los empleados
  • Compra de equipos
  • Amortización de equipos
  • Pago a proveedores y fabricantes

Los gastos utilizan esencialmente el efectivo que una empresa tiene disponible. Además, una empresa puede utilizar una línea de crédito para pagar los gastos, como una tarjeta de crédito o una hipoteca. Cuando una empresa incurre en gastos, éstos se incluyen en una cuenta de resultados como deducciones de los ingresos totales.

Una cuenta de gastos se denomina a veces «cuenta de contravalor», lo que significa simplemente que el patrimonio neto de la empresa disminuye a medida que se producen los gastos. El patrimonio neto es esencialmente la cantidad de dinero de que dispone la empresa. Cuantos más gastos haya, menor será el patrimonio neto hasta que se reponga a través de los ingresos.

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Cómo se registran los gastos

Un resumen de los gastos se incluye en la cuenta de resultados de una empresa como deducciones de los ingresos totales. La ecuación es: Ingresos – gastos = beneficio neto.

Los gastos pueden registrarse mediante dos métodos: el de caja o el de devengo.

Con la contabilidad de caja, los gastos se registran cuando se pagan. Con el método del devengo, los gastos se registran cuando se producen. Por ejemplo, una empresa recibió una factura de electricidad en junio por la cantidad de electricidad utilizada en mayo. Con el método de caja, el gasto se contabilizaría en junio cuando se pagara la factura. Con el método del devengo, se contabilizaría en mayo, cuando se utilizó realmente la electricidad.

Categorías de gastos

Los distintos tipos de gastos se suelen clasificar en una de las dos grandes categorías: Gastos operativos y no operativos.

Gastos de explotación

Los gastos operativos son aquellos en los que incurre una empresa a través de las operaciones normales del negocio en el día a día. Suelen dividirse en gastos fijos y variables. Los gastos fijos son los que no cambian, como los gastos generales y los equipos, y deben pagarse independientemente de las ventas o la productividad. Los costes variables varían en función de la producción, como la cantidad de materias primas o los costes de producción.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) permite a las empresas deducir gastos de funcionamiento específicos a efectos fiscales si la empresa obtiene beneficios.

Los gastos de funcionamiento más comunes son:

  • Gastos contables y legales
  • Gastos bancarios
  • Costes de las mercancías vendidas (COGS)
  • Equipo
  • Pagos de seguros
  • Gastos de marketing y promoción
  • Gastos de suministros de oficina
  • Pagos de alquiler
  • Costes de reparación y mantenimiento
  • Gastos de investigación y desarrollo
  • Gastos de sueldos y salarios
  • Gastos de viaje
  • Gastos de utilidad

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Gastos no operativos

Un gasto no operativo se produce por actividades no relacionadas con las operaciones diarias normales. Los tipos más comunes de gastos no operativos son los cargos por intereses y las pérdidas por venta de activos.

Los gastos no operativos más comunes son los siguientes:

  • Gastos de reubicación de la empresa
  • Daños causados por el clima
  • Gastos por daños de incendio
  • Pagos de intereses
  • Cancelación del inventario
  • Pérdidas por inversión
  • Gastos de liquidación de la demanda
  • Gastos de inventario obsoleto
  • Costes de reorganización
  • Gastos de reestructuración
  • Venta de un edificio con pérdidas

Tipos de gastos

Existen varios tipos de gastos en los que puede incurrir una empresa, dependiendo de lo que se necesite para producir bienes o servicios y mantener las operaciones de la organización. Estos son algunos de los gastos empresariales más comunes:

Coste de los bienes vendidos (COGS)

El gasto de COGS se refiere al dinero que se necesita para adquirir materias primas y convertirlas en un producto acabado que pueda venderse para obtener ingresos. Este gasto excluye los gastos administrativos o de venta que están asociados a toda la empresa. También excluye las pérdidas o los gastos por intereses.

El coste de las mercancías vendidas tiene diferentes nombres según el tipo de organización. Por ejemplo, una empresa que sólo ofrece servicios se referiría al COGS como coste de los servicios, mientras que una empresa que ofrece tanto servicios como bienes llamaría al COGS coste de las ventas. Una organización de fabricación se refiere a gastos como el coste de los materiales directos y la mano de obra directa como el coste de los bienes vendidos.

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Depreciación

La depreciación es un gasto que muestra cómo ciertos activos pierden valor con el tiempo. Por ejemplo, la maquinaria y los equipos se desgastan a medida que se utilizan.

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Gastos financieros

Un gasto financiero se refiere a un coste adquirido a partir de los ingresos obtenidos de las inversiones financieras o del préstamo de dinero. Por ejemplo, los intereses sobre el dinero prestado se consideran un gasto financiero, al igual que la comisión de apertura de un préstamo. Este tipo de gasto se considera normalmente un gasto que está fuera de las actividades principales de una organización.

Gastos fijos

Un gasto fijo es un gasto que no cambia de un mes a otro y es predecible. Por ejemplo, el alquiler mensual es un gasto fijo porque es el mismo todos los meses y debe pagarse para que una organización siga funcionando. Aunque el importe exacto puede variar ligeramente en función de ciertos factores, como en el caso de la factura de la luz, los gastos fijos deben pagarse regularmente y no suelen ser negociables.

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Gastos irregulares

Un gasto irregular no siempre es previsible. Este tipo de gasto debe presupuestarse con antelación en caso de tener que pagarlo en algún momento.

Gastos de investigación y desarrollo (I+D)

Un gasto de investigación y desarrollo está relacionado con la investigación y el desarrollo de los servicios o productos de una organización. También se refiere a la propiedad intelectual de la empresa generada durante el proceso de creación de estos bienes y servicios.

Este tipo de gasto se produce con mayor frecuencia cuando una organización está desarrollando y creando nuevos productos y a menudo se incluye en la categoría de gastos de funcionamiento. Entre los sectores más comunes que incurren en gastos de I+D se encuentran las empresas farmacéuticas, las empresas tecnológicas y las empresas sanitarias.

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Impuestos

Se trata de un gasto no operativo que incluye cualquier impuesto pagado por hacer negocios. Algunos impuestos son el impuesto sobre las ventas, los impuestos sobre el empleo y los impuestos empresariales estatales y federales.

Gastos variables

Un gasto variable puede cambiar de un mes a otro o de un año a otro. Estos gastos aumentan cuando aumenta la producción de bienes o servicios y disminuyen si la producción disminuye, a diferencia de los gastos fijos, que permanecen igual independientemente de la producción. Las empresas suelen hacer un seguimiento de los gastos variables para asegurarse de que no están gastando más de la cuenta en ningún área ni subestimando sus bienes o servicios.

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Preguntas frecuentes

Estas son algunas de las preguntas más comunes sobre los gastos de la empresa:

¿Por qué son importantes los gastos?

He aquí algunas razones por las que los gastos son una parte importante de la actividad empresarial:

  • Puedes hacer un seguimiento de los costes Dado que los gastos están directamente relacionados con los ingresos que generan, puede ver cuánto gasta mientras hace negocios. Esto le ayuda a reducir costes, asignar recursos y comparar el coste de la actividad empresarial a lo largo del tiempo.
  • Puede ver los gastos separados por categoría. Como cada gasto se registra en una categoría, puedes ver cuánto se gasta en cada categoría y cómo cambian esos costes con el tiempo. Esto le permite prepararse para un aumento de los salarios durante los periodos de mayor actividad o para un incremento de los costes de los servicios públicos durante el invierno o el verano.
  • Puede registrar los gastos para los impuestos. Muchos gastos son deducibles de impuestos. El seguimiento de los gastos le permite encontrarlos y declararlos fácilmente durante la temporada de impuestos.
  • Puede controlar los gastos. Puede ver qué gastos son innecesarios o pueden reducirse, lo que ayuda a mejorar la rentabilidad.
  • Puedes determinar rápidamente la rentabilidad de una empresa. La rentabilidad es la diferencia entre los ingresos y los gastos. Tener los gastos registrados de forma clara y coherente permite ver fácilmente la rentabilidad de una empresa.

¿Son deducibles los gastos?

La mayoría de los gastos, aunque no todos, son deducibles de los ingresos de una empresa para obtener su renta imponible. Los gastos deducibles más comunes son la depreciación y la amortización, el alquiler, los sueldos, las prestaciones y los salarios, el marketing, la publicidad y la promoción. Las partidas que no son deducibles varían según la región y el país. Consulte a un asesor fiscal profesional para conocer los gastos deducibles de su empresa.

¿Cuál es la diferencia entre gastos y costes?

La mejor manera de describir un gasto es como una cantidad pagada regularmente para las operaciones empresariales en curso. Un coste es una cantidad pagada para adquirir un activo. Suele referirse a un pago único por la compra de un activo fijo o un activo adquirido para su uso a largo plazo que no se convierte rápidamente en efectivo, como terrenos, edificios y equipos.

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¿Cuál es la diferencia entre gastos y gastos de capital?

Un gasto se refleja como tal en una cuenta de resultados. Un gasto de capital va directamente al balance como un activo y luego puede ser cargado como depreciación y amortización, que fluye a través de la cuenta de resultados. Los gastos de capital incluyen el gasto que una empresa realiza para aumentar el valor de sus activos fijos o para adquirir activos adicionales con el objetivo de generar ingresos en el futuro.

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