4 tipos de hojas de trabajo de contabilidad para la preparación de las finanzas

Los profesionales de las finanzas utilizan una serie de herramientas que les ayudan a hacer un seguimiento de la información importante. Un documento útil que utilizan los contables y los tenedores de libros es una hoja de cálculo contable o una hoja de cálculo que detalla las diferentes etapas del ciclo contable. Si estás interesado en desarrollar tus habilidades y avanzar en tu carrera de contabilidad, puede ser útil aprender a utilizar las hojas de cálculo de contabilidad para crear estados financieros precisos. En este artículo, exploramos lo que son las hojas de trabajo contables, enumeramos algunos tipos diferentes de hojas de trabajo contables y proporcionamos los pasos para preparar una de manera efectiva.

¿Qué son las hojas de cálculo contables?

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Las hojas de cálculo contables son hojas de cálculo que los contables o tenedores de libros utilizan para preparar los estados financieros de una empresa. Los profesionales financieros utilizan estas herramientas para determinar la exactitud de los estados financieros de una organización al final de un período contable. También conocidas como hojas de trabajo de balance de comprobación, son útiles durante el proceso del ciclo contable cuando los contables ajustan las entradas del diario y los balances de comprobación.

Las hojas de trabajo de contabilidad suelen tener varias columnas que incluyen diferentes cuentas, como ingresos y activos. Cada columna representa una etapa diferente del ciclo contable. Sin embargo, dado que las empresas utilizan estos formularios para fines internos, el formato puede ser personalizable para cada organización. Los profesionales pueden redactarlos a mano o crearlos en línea a través de un software determinado.

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Tipos de hojas de trabajo de contabilidad

Las empresas pueden utilizar una gran variedad de hojas de cálculo contable en función de sus necesidades. Estos son algunos tipos de hojas de trabajo de contabilidad que las empresas suelen utilizar:

Hoja de trabajo general

Una hoja de cálculo general es una hoja de cálculo que los contables utilizan para analizar los saldos de diferentes cuentas. Suelen contener de cuatro a seis columnas, dependiendo de las necesidades de la empresa. Los nombres de las diferentes columnas pueden ser

  • Balance de comprobación no ajustado
  • Ajuste
  • Balance de comprobación ajustado
  • Declaración de la renta
  • Balance de situación

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Hoja de trabajo detallada

Las hojas de trabajo detalladas suelen contener más información que una hoja de trabajo general. También pueden incluir una página de apoyo para explicar ciertos elementos, como los siguientes:

  • Lista de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
  • Lista de gastos de producción
  • Lista de primas de seguros

Hoja de trabajo de auditoría

Una hoja de trabajo de auditoría, también conocida como revisión de hoja de cálculo de auditoría, es una herramienta de preparación de los estados financieros de una empresa para verificar la exactitud de la información contable. El número de columnas varía en función de las exigencias de cada organización.

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Hojas de trabajo de 12 columnas

La hoja de trabajo de 12 columnas, o balance de sumas y saldos ampliado, es útil si se tiene información relacionada con la cuenta de ganancias retenidas o la cuenta de asignación de pérdidas y ganancias. Normalmente, las sociedades anónimas, que es una empresa cuyos accionistas poseen acciones de forma conjunta, utilizan este tipo de hoja de cálculo contable.

4. ¿Por qué son importantes las hojas de trabajo de contabilidad?

Las hojas de cálculo de contabilidad son importantes para organizar los detalles financieros de una empresa y determinar si ese negocio es financieramente saludable. Los profesionales que utilizan estas hojas de cálculo pueden simplificar su proceso de preparación de los estados financieros de una empresa para cada período contable. Algunas de las ventajas de utilizar hojas de cálculo contables son:

  • Mejora de la transferencia de las cuentas t al balance de comprobación ajustado
  • Reducir la posibilidad de errores al preparar los estados financieros
  • Cómo destacar el efecto que tienen los ajustes de los asientos en los estados financieros generales de una empresa
  • Ayudar a seguir los pasos del ciclo contable de una empresa
  • Identificar por qué los estados financieros pueden no cuadrar correctamente
  • Seguimiento de los cambios en una cuenta entre un periodo financiero y otro
  • Garantizar la documentación precisa de todos los detalles de un período contable

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8 pasos para preparar una hoja de contabilidad

A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para preparar eficazmente una hoja de contabilidad:

1. Escribir el nombre de su empresa

El primer paso para completar una hoja de cálculo contable es escribir el nombre de la organización sobre la que se está recopilando información. Suele aparecer en negrita en la parte superior de la hoja de cálculo. Además, considere incluir la fecha en la que está completando la hoja de trabajo.

2. Crear títulos de columnas

A continuación, considera la selección de cuántas columnas necesitas y escribe los títulos de cada una de ellas. Coloca los nombres de cada categoría en la parte superior de tu hoja de trabajo, empezando por "cuenta" y terminando por "balance de situación." Debajo de la columna de cuenta, trata de incluir diferentes tipos de estados, como inventario y efectivo. Todas las demás columnas incluyen una sección de débito y crédito con el importe correspondiente. Esto le ayuda a determinar si el débito y el crédito coinciden y garantiza la exactitud.

3. Colocar el balance de comprobación no ajustado

Una vez que hayas organizado tu hoja de cálculo contable, identifica el balance de comprobación no ajustado de tu empresa para tu segunda columna. Registra el importe correspondiente en las secciones de crédito y débito. El balance de sumas y saldos incluye los siguientes elementos:

  • Activos
  • Gastos
  • Pasivos
  • Cuentas de resultados

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4. Introducir los ajustes

En la tercera columna, sume y registre los ajustes. Los ajustes son datos de transacciones adicionales que son externos al balance de comprobación. La columna de ajustes suele incluir lo siguiente:

  • Cierre de existencias
  • Gastos pendientes
  • Gastos pagados por adelantado
  • Gastos vencidos
  • Ingresos obtenidos
  • Amortización
  • Valorización

5. Identifique su balance de comprobación ajustado

La siguiente columna de una hoja de cálculo de contabilidad efectiva es el balance de comprobación ajustado, que es el registro de los saldos de su empresa para las cuentas separadas. Para encontrarlo, combine los valores del balance de comprobación ajustado y no ajustado. Algunos tipos de balances de prueba ajustados son

  • Aplazamientos
  • Devengos
  • Ajustes fiscales
  • Transacciones que faltan

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6. Registrar la cuenta de resultados

El siguiente paso en la preparación de una hoja de cálculo contable es colocar su cuenta de resultados en la quinta columna de su hoja de cálculo contable. Esto resume los valores relacionados con las cuentas de gastos e ingresos de su empresa. Si los ingresos totales superan a los gastos totales, es probable que la empresa genere un ingreso neto. Sin embargo, cuando los gastos totales superan los ingresos totales, la empresa puede experimentar una pérdida neta. La cuenta de resultados incluye:

  • Cuentas relacionadas con las ventas
  • Gastos de explotación
  • Coste de las ventas

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7. Completar el balance

En la última columna, registre su balance. Al igual que en las demás columnas, comprueba si el total de las columnas de crédito y débito cuadra y es igual a la misma cantidad. El balance suele incluir:

  • Activos
  • Pasivo
  • Capital del propietario

8. Redactar los asientos de cierre

Después de completar su hoja de trabajo de contabilidad, puede preparar sus asientos de cierre utilizando esta hoja de cálculo. Los asientos de cierre implican que las empresas transfieren su saldo a su cuenta de compensación, conocida como resumen de ingresos. Finalmente, trasladan este saldo a su cuenta permanente.

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