Los mapas de procesos pueden ayudar a que una empresa funcione de forma más eficiente, y la comprensión de los diferentes tipos amplía la capacidad de una empresa para crear planes eficaces. Los mapas de procesos siguen estructuras predefinidas, lo que permite que cualquiera pueda confeccionarlos siguiendo las reglas establecidas. También permiten comprender la intención del autor. Si quiere que los procesos de su empresa funcionen de forma más eficiente, puede beneficiarse del uso de mapas de procesos que aclaren las actividades de la empresa.
En este artículo, analizamos qué es un mapa de procesos, los diferentes tipos de mapas de procesos, las ventajas de utilizarlos y cómo crear el suyo propio.
Cómo crear un diagrama de procesos de negocio
¿Qué es un mapa de procesos?
Un mapa de procesos es una representación visual del plan o proceso de toma de decisiones de una empresa. Utilizando símbolos universalmente reconocidos, los mapas de procesos retratan las estructuras de toma de decisiones para que los profesionales familiarizados con el formato puedan reconocerlo y seguirlo en caso necesario. Los mapas de procesos pueden utilizarse en una amplia gama de situaciones, empleando diferentes formatos en función del resultado deseado.
Tipos de mapas de procesos
Los mapas de procesos son una herramienta versátil y resultan útiles en una amplia gama de situaciones profesionales. Hay muchos estilos de mapas de procesos entre los que elegir, lo que le permite escoger el formato que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Los tipos de mapas de procesos más comunes son:
Diagramas de flujo de datos
Un diagrama de flujo de datos proporciona una representación visual de cómo se mueve la información a lo largo de un proceso. Es un formato versátil que puede utilizar tanto para mostrar un proceso básico, como cuando las especificaciones de un proyecto pasan de un cliente a un contratista y sus subcontratistas, como para redes de información complejas en las que la información viaja en diferentes direcciones hacia múltiples partes.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son uno de los formatos más básicos y populares del mapeo de procesos, ya que son una forma eficaz de esbozar procesos con progresiones lineales. Un diagrama de flujo puede ser básico, con sólo una serie de títulos, o incluir detalles para elaborar cada paso del diagrama de flujo.
Relacionado: Preguntas y respuestas: ¿Qué es un diagrama de flujo?
Mapas de procesos de alto nivel
Un mapa de procesos de alto nivel es una forma excelente de ofrecer una visión general de un proyecto de forma rápida y eficaz. Con un mapa de alto nivel, los nodos representan los principales pasos del proceso sin discutir los intrincados detalles de la realización de cada uno. Los mapas de procesos de alto nivel son ideales para resumir el planteamiento de un proyecto o para proporcionar una guía a las personas que quieren seguir el progreso general de un proyecto pero que no son responsables de su ejecución.
Mapas de relaciones
Un mapa de relaciones muestra cómo interactúan las distintas partes de un proceso. En lugar de los nodos utilizados para representar los pasos de un proceso, cada nodo representa a un individuo, departamento o empresa que participa en un proceso, con flechas etiquetadas para destacar la relación de cada parte.
Gráficos SIPOC/SIPOC-R
Un gráfico SIPOC es un mapa de procesos basado en columnas, con columnas etiquetadas como proveedores, entradas, proceso, salidas y clientes. El formato SIPOC-R añade además una sexta columna para los requisitos. Cada columna contiene una lista de elementos que encajan en una categoría concreta o un diagrama de flujo básico de pasos dentro de ese elemento.
Relacionados con el tema: Cómo crear un mapa del recorrido del cliente eficaz
Diagramas de carril de natación
Un diagrama de carriles de natación es un método para asignar a las personas responsables de determinados elementos de un proceso, proporcionando carriles distintos que representan a las diferentes personas o equipos responsables de la realización de una parte. Un diagrama de carril de natación puede facilitar la aclimatación de un nuevo empleado a un proceso, ya que le permite identificar rápidamente las fases de un proceso bajo su responsabilidad.
Mapas de flujo de valor
Un mapa de flujo de valor es un proceso de mapeo detallado que rastrea el flujo tanto de materiales como de información durante un proceso. Los mapas de flujo de valor suelen ser muy detallados y resultan útiles a la hora de evaluar la programación de un proceso para identificar las áreas en las que una empresa puede mejorar y hacer más eficientes sus procesos.
Ventajas del uso de mapas de procesos
Los mapas de procesos son herramientas útiles que pueden hacer que su empresa sea más eficiente y rentable. Algunas de las ventajas más importantes del uso de mapas de procesos son:
-
Claridad: Un mapa de procesos define los elementos o pasos de un proceso de forma que detalla claramente el procedimiento previsto de un proyecto. Esto ayuda a que un proceso complicado sea más fácil de entender, lo que garantiza que usted o su personal cumplan sus responsabilidades con éxito y que el proceso se desarrolle según lo previsto.
-
Mejora del rendimiento: El uso de mapas de procesos permite a una empresa mejorar sus niveles de rendimiento. Al garantizar que todos los miembros del personal conocen sus funciones, se reduce el despilfarro y se aumenta la productividad de las operaciones.
-
Satisfacción del personal: Proporcionar a su personal mapas de procesos claros puede elevar la moral de los empleados. Cuando los miembros del personal entienden sus funciones con claridad, no sólo se facilita su trabajo, sino que también se destacan los resultados de su labor. Esto permite que el personal entienda que el trabajo que hace es importante.
-
Solución de problemas y pruebas eficientes: La creación de un mapa de procesos es una forma excelente de comprobar los procesos de su empresa en busca de áreas de mejora. La creación de mapas alternativos también le permite probar procesos hipotéticos para identificar la ruta que considera más eficaz.
-
Proporciona una referencia visual: Disponer de un mapa de procesos puede facilitar la explicación de un proceso, por ejemplo, al presentar o explicar un proceso a su personal. Un mapa visual ayuda a las personas implicadas a seguir el proceso.
-
Reduce los costes: Trazar un gráfico de sus procesos ayuda a que su operación sea más eficiente, lo que le permite reducir las inversiones en material y la cantidad de horas que el personal dedica a completar un proyecto. Esto reduce el coste global de un proceso, haciéndolo más rentable para su empresa.
-
Mejorar la formación: Los mapas de procesos también son una herramienta útil para la incorporación de nuevos empleados. Incluir un mapa en el paquete de formación de un nuevo empleado o durante una sesión de orientación puede facilitar la aclimatación del nuevo empleado a su nueva empresa y a sus responsabilidades.
Relacionado: Relacionado: 6 metodologías que puede utilizar para mejorar los procesos empresariales
Cómo crear un mapa de procesos
A continuación se indican algunos de ellos para crear un mapa de procesos eficaz:
1. Defina el alcance de su proyecto
Para optimizar su mapa de procesos, es beneficioso tener una comprensión claramente definida de los límites de un proyecto examinando cuáles son sus objetivos. Esto puede incluir un elemento tangible, como un mapa de procesos que dicte cómo crear un producto, o un concepto, como un mapa de procesos que muestre a los miembros del personal cómo realizar un análisis en un proyecto terminado. Establecer claramente el alcance de su mapa de procesos le ayuda a mantener la concentración durante los pasos de redacción.
2. Identificar los elementos de su proceso
El siguiente paso consiste en enumerar todos los componentes que intervienen en el proceso. Esto puede incluir el personal o los departamentos implicados en el proceso, los recursos necesarios y las variables que afectan a las decisiones. Recopilar una relación completa de los elementos que componen su proceso garantiza que el mapa de procesos que cree incluya cada parte clave del proceso.
3. Enumere los pasos de su proceso
Antes de determinar el mejor formato de mapa de procesos, suele ser beneficioso crear un esquema rápido de los pasos y nodos importantes del proceso que se está mapeando. Esto puede ayudarle a identificar la información clave y a que el mapa de procesos sea lo más eficaz y útil posible.
4. Elige un formato y dibuja tu mapa de procesos
Después de considerar tanto los elementos como los pasos del proceso que está mapeando, intente elegir un formato que transmita mejor la información importante que desea mostrar con un mapa de procesos. Cree su mapa dibujando nodos para los distintos pasos o fases del proceso y utilizando líneas y flechas para conectar cada nodo y delinear el flujo del proceso del proyecto.
5. Comprobar la exactitud del mapa
Dado que usted y su personal pueden consultar su mapa de procesos con frecuencia durante la ejecución de un proyecto, es importante asegurarse de que el mapa sea preciso. Una vez terminado el dibujo inicial, considere la posibilidad de comprobar la exactitud de cada elemento del mapa de procesos.
Puede ser útil que otros miembros del personal revisen su trabajo, ya que alguien que no haya trabajado en el documento puede ayudar a detectar cualquier error que haya pasado por alto o áreas en las que el mapa puede ser más claro. Una vez comprobado el mapa de procesos en busca de errores, puede distribuirlo a los miembros del personal que corresponda o archivarlo en los documentos de los empleados para que puedan consultarlo más adelante.
6. Analizar los resultados
Una vez completado su proceso, considere la posibilidad de anotar los resultados de seguir su mapa de procesos. Considere si hay áreas de mejora que puedan requerir modificaciones. Si identifica un método potencial para elevar los niveles de rendimiento, actualice el mapa de procesos para reflejar el cambio de procedimiento, de modo que cualquier persona que haga referencia al mapa comprenda los nuevos procedimientos.