Cuando planeas hacer una presentación fantástica, tienes que tomar muchas decisiones. Debes decidir si quieres hacer una presentación, cómo la vas a enfocar, qué tipo de presentación vas a necesitar hacer y si vas a utilizar algún tipo de ayuda.
En este artículo, ofrecemos descripciones de las presentaciones empresariales, estilos de presentación y algunos consejos para hacer una presentación eficaz.
¿Por qué se utilizan las presentaciones en los negocios?
Los profesionales utilizan las presentaciones con cuatro fines básicos:
Informar
Las presentaciones informativas son habituales en el mundo de la empresa, normalmente para informar a los oyentes sobre un evento o proyecto concreto o para dar a la audiencia información básica. Por ejemplo, un agente de bolsa puede utilizar una presentación informativa para informar a sus clientes sobre los cambios previstos en el mercado de valores.
Instruir
Las presentaciones instructivas existen para dar a los miembros de la audiencia direcciones u órdenes específicas, posiblemente para enseñar a los miembros de la audiencia nuevas habilidades o presentar información clave. Este tipo de presentación puede ser más larga que otros tipos, dependiendo de la complejidad del tema. Una presentación instructiva de un contratista de obras, por ejemplo, puede detallar todos los pasos necesarios para planificar la construcción, instalar sistemas de agua y electricidad, etc.
Para persuadir
Las presentaciones persuasivas son aquellas en las que el orador trabaja para convencer a los miembros de la audiencia de que acepten una propuesta o el orador intenta hacer una venta. Por ejemplo, un concejal puede utilizar un discurso persuasivo para instar al resto del consejo a destinar más dinero de los impuestos a un nuevo parque.
Para ayudar a la toma de decisiones
Los profesionales pueden recurrir a las presentaciones para la toma de decisiones cuando su empresa necesita establecer políticas específicas o tomar decisiones sobre la estructura organizativa de la empresa. Este tipo de presentaciones son interactivas porque el presentador introduce una idea o un conjunto de ideas sobre las que todo el grupo asistente deberá trabajar.
Tipos de estilos de presentación
En general, existen seis estilos de presentación:
- Entrenador
- Conector
- Forma libre
- Instructor
- Narración de historias
- Visual
1. Entrenador
Las presentaciones tipo coach funcionan mejor para los presentadores que están entusiasmados con el tema del que hablan. Para que esto funcione para ti, tendrás que encontrar un equilibrio entre hablar y obtener reacciones y comentarios de la audiencia. También tendrás que hablar y compartir la información a un ritmo adecuado.
La presentación tipo coach es popular entre los oradores motivacionales. Es posible que tengas que recurrir a las presentaciones tipo coach si estás en una conferencia o en cualquier situación en la que necesites calmar los miedos de tu audiencia. A veces, los vendedores o representantes de ventas utilizan este estilo.
2. Conector
La presentación de estilo conector es aquella en la que el orador destaca lo que tiene en común con el público. Los oyentes sienten que el orador es “uno de ellos” y, por tanto, son más receptivos al mensaje del presentador’.
Este tipo de presentación también puede incluir una sesión de preguntas y respuestas libres. Los oyentes pueden sentirse cómodos participando porque el orador suele utilizar gestos cuando habla, lo que puede animar a los miembros del público a participar en el debate.
Para utilizar este estilo con eficacia, debes ser organizado y prestar atención a los detalles, pero sentirte cómodo en el escenario y entre el público. Por ejemplo, es posible que tengas que utilizar este estilo si eres un especialista en divulgación comunitaria. Tendrá que hablar con los líderes de la comunidad para dar a conocer su organización y convencer a los miembros de la comunidad de que participen en una acción concreta.
3. Forma libre
Los presentadores de forma libre suelen saber lo que quieren decir sin una gran planificación, reglas o estructura. Si quiere probar este estilo, considere la posibilidad de limitarse a dos o tres puntos clave, utilice algo de humor y comparta algunas historias con su público. Sin embargo, si necesitas algunos recordatorios de lo que tienes que decir, no dudes en tener a mano unas cuantas tarjetas, pero asegúrate de que la información que contienen es concisa.
El estilo libre puede funcionar mejor para usted si es un representante de ventas en situaciones informales. Si conoce a fondo lo que hace su empresa y tiene memorizados sus temas de conversación, puede que no necesite tomar demasiadas notas, ya que tiene práctica para hablar de su producto.
4. Instructor
El estilo de instructor puede ser el mejor para las personas que necesitan transmitir un mensaje complejo para persuadir a la audiencia de que considere o adopte un determinado punto de vista. Para utilizar este estilo con eficacia, considere la posibilidad de utilizar figuras retóricas, metáforas y ayudas visuales para ayudar a la audiencia a conceptualizar lo que está diciendo. Además, encuentre una forma de equilibrar la atención al tema y a su audiencia.
Este enfoque podría ser ideal si eres un educador, ya que los profesores básicamente hacen presentaciones diarias a su clase. Durante tus presentaciones, desglosarías temas detallados para informar a tu audiencia.
5. Narración de historias
El estilo «storytelling» es una gran manera de que los oradores conecten con su público. Este estilo funciona mejor cuando se ofrecen anécdotas que se alinean con los puntos principales y si se pueden utilizar palabras que provoquen emociones en el oyente.
Si trabajas en el campo de la comunicación, el estilo narrativo puede ser el más adecuado para ti. Un ejemplo del estilo narrativo en el trabajo es el de los locutores de radio, especialmente los de deportes. Muchos locutores deportivos no sólo hablan de los aspectos básicos del deporte que cubren, sino que suelen utilizar anécdotas de su pasado para relacionarlas con los acontecimientos actuales.
6. Visual
Los oradores que utilizan este estilo suelen emplear diapositivas grandes y coloridas con poca cantidad de texto. Es un estilo ideal para los oradores que creen que las diapositivas sólo deben complementar su discurso o que tienen poco tiempo para preparar y presentar. Por ejemplo, si eres un ecologista que hace una presentación ante una comisión de urbanismo, podrías tener diapositivas de la fauna local y/o gráficos que describan el impacto medioambiental del nuevo ayuntamiento.
Aspectos a tener en cuenta al elegir el estilo de presentación
Hay otros factores que deberá tener en cuenta antes de decidirse por el tipo de estilo de presentación que utilizará, entre ellos:
La reunión a la que asistirá
Cada uno de los seis tipos de presentaciones comerciales tiene un nivel diferente de interacción con el público. Dependiendo del tipo de interacción que desee de su público, algunos estilos pueden funcionar mejor que otros. Por ejemplo, una presentación de estilo conector puede funcionar mejor para un grupo más pequeño, ya que el orador sólo tiene que centrarse en unas pocas personas.
Dónde va a hacer la presentación
La ubicación de su presentación influye en parte en el tipo de presentación. Si tiene que dirigirse a una multitud en una sala de conferencias, es probable que tenga que dirigirse a un público numeroso, lo que podría llevarle a adoptar un estilo que se adapte bien a los grupos grandes, como el estilo narrativo o visual.
El número de personas que asisten
Dependiendo del tamaño de su audiencia, es posible que pueda tener una cantidad limitada de interacción con los miembros del público, si es que la tiene. También es posible que no esté familiarizado con su público, lo que aumenta el nivel de formalidad.
El nivel de formalidad
Si asiste a una conferencia formal, el instructor o los estilos visuales podrían funcionar mejor. También puedes considerar la posibilidad de repartir información, como documentos que incluyan tus puntos principales, para que los oyentes puedan seguir y permanecer atentos durante tu presentación.
El tipo de información que vas a compartir
Si está compartiendo una cantidad importante de información, el estilo de instructor podría funcionar mejor para su presentación. El estilo libre funcionará mejor si no tienes que recordar demasiado pero estás familiarizado con el tema.
El nivel de experiencia que tiene
Dependiendo de su experiencia en hablar en público, puede necesitar ayudas para ello. Por ejemplo, si estás empezando en tu campo, podrías incluir investigaciones de expertos y citarlas en tu presentación para aumentar tu credibilidad.
Ayudas visuales
Elementos como las presentaciones de diapositivas y los videoclips pueden ayudarte a mantener la atención del público y mejorar tu discurso. Algunos estilos de presentación pueden apoyarse mucho en las ayudas visuales, mientras que otros no las requieren.
Consejos para hacer una presentación eficaz
El éxito de tu presentación’también vendrá determinado por los pasos que des para prepararla. Ten en cuenta estos ocho consejos para asegurarte de hacer una presentación atractiva y exitosa:
- Recopilar notas.
- Conozca a su público.
- Respete a su público.
- Decida el nivel de interacción que desea.
- Conoce tus puntos fuertes y débiles.
- Practicar más de una vez.
- Compruebe el lugar de celebración.
- Prepárate para cualquier escenario.
1. Compilación de notas
Para preparar una presentación, puedes tomar notas y prepararlas para utilizarlas durante la misma. Las notas pueden ser breves, con indicaciones sencillas como “hablar de las ventas del último trimestre” o “preguntar a la audiencia sobre su experiencia con el software de gestión de clientes” Por lo general, es mejor que las notas sean sencillas y en poca cantidad para que pueda interactuar con la audiencia más a fondo.
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2. Conozca a su público
Su público suele ser otras personas que trabajan en el mismo sector. O bien, si trabajas en ventas, puede que te dirijas a los clientes. En cualquier caso, hay que investigar de antemano y comprender las necesidades y expectativas de su público. Comprender los puntos de vista y los intereses de tu audiencia te ayudará a adaptar tu discurso y te guiará a la hora de elaborar tu presentación.
3. Respetar al público
Para que las presentaciones tengan éxito, tendrá que relacionarse con sus oyentes y conseguir que ellos se relacionen con usted a su vez. Respetar a su público implica hablarles en lugar de dirigirse a ellos. También puede hacer preguntas durante su presentación para poder evaluar los conocimientos de su público y así poder ampliar el debate. Esto demuestra que quiere que los miembros de la audiencia hagan sus aportaciones y que también los escucha.
4. Decida el nivel de interacción que desea
Dependiendo de la duración de su presentación, de lo que quiera obtener de ella, de cuánto quiera hablar y del tipo de información que vaya a compartir, puede necesitar mucha interacción con el público. Por ejemplo, si se trata de una presentación para la toma de decisiones, es posible que necesites interacción en todo momento, sobre todo si los demás asistentes están allí para ayudarte a decidir un plan, una dirección, un proveedor o un producto.
Si su presentación es breve, puede esperar hasta el final para hacer preguntas. En cualquier caso, deja tiempo para una sesión de preguntas y respuestas, especialmente si haces una presentación larga. Si vas a tratar un tema complejo, tal vez quieras hacer una pausa para que los miembros del público tengan la oportunidad de hacer preguntas a lo largo de la presentación y procesar lo que acabas de comentar.
5. Conozca sus puntos fuertes y sus retos
Antes de su presentación, considere hasta qué punto se siente cómodo dirigiéndose a un público de un tamaño determinado, compartiendo información con personas con las que puede no estar familiarizado y hasta qué punto es capaz de conectar con una audiencia. Si necesitas ayuda para atraer al público, considera la posibilidad de utilizar ayudas visuales para reforzar tu presentación. Sin embargo, sólo debe utilizar ayudas visuales de forma moderada. En última instancia, su discurso y la interacción humana harán que su presentación sea un éxito.
6. Practicar más de una vez
Independientemente de su nivel de conocimientos, practicar su presentación antes del evento puede ayudarle a ganar confianza e identificar las áreas que puede necesitar desarrollar. Busca la forma de practicar delante de amigos, familiares y colegas para que te den su opinión.
Practica con cualquier ayuda visual que utilices para que puedas conseguir la sincronización correcta. Por ejemplo, si tu presentación incluye que indiques lo que hay en cada diapositiva, asegúrate de que tu discurso y el orden de las diapositivas están sincronizados. También puedes grabarte para ver si tienes algún comportamiento de comunicación no verbal que afecte a tu mensaje.
Practicar también le ayudará a recordar sus argumentos para poder interactuar más con el público.
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7. Comprobar el lugar
Si puede, debería comprobar la sala de presentaciones antes de que comience la conferencia. Llegue con antelación para poder comprobar el tamaño del local y su acústica, de modo que sepa el volumen que necesitará para hablar. También debe hacer pruebas para ver si la tecnología disponible funciona y calibrar el mejor lugar para situarse de modo que su público pueda oírle y ver cualquier ayuda visual que tenga.
8. Prepárate para cualquier escenario
Intenta planificar cualquier evento que pueda afectar a tu presentación. Por ejemplo, puede que se vaya la luz o que el equipo audiovisual deje de funcionar. Te puede beneficiar tener un plan de reserva, que puede incluir un juego de diapositivas impreso, un CD de la presentación, una memoria USB con información o un ordenador portátil con diapositivas.