5 Tipos de Registros de Empleados a Mantener y Actualizar

Es crucial para los RRHH mantener registros precisos de los datos de los empleados. Como gestor, supervisor o profesional de los recursos humanos, le puede resultar ventajoso conocer los registros necesarios para una documentación conforme. Mantener los registros de los empleados actualizados y conformes a la ley puede ayudar a prevenir futuros litigios, mantener la coherencia en su departamento de RRHH y transmitir información crítica a los nuevos empleados.

En este artículo, analizamos la importancia de mantener todos los registros de los empleados y exploramos cinco tipos de registros de los empleados que debe mantener y actualizar en su departamento de recursos humanos.

Gestión de registros: Definición y beneficios

¿Por qué es importante mantener todos los tipos de registros de los empleados?

El mantenimiento de todos los registros de los empleados puede tener un impacto significativo en el éxito y la eficacia de su departamento de recursos humanos. El mantenimiento de todos los registros de los empleados ofrece varias ventajas importantes, entre ellas:

Cumplir los requisitos legales

Hay algunas leyes que requieren que los empleadores mantengan ciertos registros en el archivo. Los actos que crearon estas leyes incluyen:

  • Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC): La EEOC exige que conserve todos los registros de los empleados durante al menos un año. En caso de despido involuntario, debe conservar los registros del empleado despedido durante un año después de la fecha de su despido.
  • Ley de discriminación por edad en el empleo (ADEA): La ADEA exige que conserve los registros de las nóminas durante un mínimo de tres años. También debe conservar un registro de los planes de beneficios, como los programas de seguros y pensiones, durante al menos un año después de la terminación de un empleado.
  • Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y Ley de Igualdad Salarial (EPA): Según la FLSA y la EPA, es necesario mantener registros del razonamiento de las variaciones salariales de los empleados de géneros opuestos. Debe mantener estos registros durante al menos dos años.

Evitar los litigios

Mantener registros actualizados y precisos es una forma importante para que las organizaciones eviten futuros litigios de empleados anteriores. Por ejemplo, si un empleado anterior emprende acciones legales contra una organización y alega que sus empleadores no le proporcionaron un salario justo, la documentación de las nóminas puede ayudar a refutar estas alegaciones. El mantenimiento adecuado de los registros también evita cualquier problema legal con las organizaciones gubernamentales que supervisan el cumplimiento de las leyes laborales.

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Transmitir información

Cuando los nuevos directivos, ya sean de recursos humanos, de contabilidad o de gestión general, se incorporan a su organización, puede ser beneficioso tener registros de los empleados actuales y anteriores. Esta información puede ser útil a la hora de incorporarse, crear nuevas políticas y familiarizarse con los procesos de mantenimiento de registros. Conocer el historial de empleo de cada miembro de la plantilla puede ayudar a los nuevos directivos a adaptarse más eficazmente a sus puestos.

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5 tipos de registros de empleados

Comprender los principales tipos de registros de empleados puede ayudarle a garantizar que su departamento de recursos humanos documente adecuadamente las operaciones importantes de la organización. Hay cinco tipos principales de registros de empleados que hay que mantener, entre ellos:

1. Registros de asistencia

Los registros de asistencia incluyen información sobre el tiempo de cada empleado en el lugar de trabajo. Los registros de asistencia pueden incluir:

  • Tiempo libre remunerado
  • Tiempo libre no remunerado
  • Vacaciones
  • Vacaciones
  • Tiempo de enfermedad
  • Número de horas trabajadas por semana
  • Tardanzas/ausencias

Llevar un registro preciso de esta información es una parte importante para demostrar que su organización pagó a los empleados la cantidad adecuada de compensación de acuerdo con la cantidad de tiempo que pasaron en el lugar de trabajo. La Ley de Permisos Médicos y Familiares (FMLA) exige a los empleadores que mantengan un registro de todos los permisos, tanto pagados como no pagados, y de los casos de compensación a los trabajadores, además de los puntos anteriores.

2. Registros de beneficios

La Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA) exige a las empresas que mantengan un registro de todas las inscripciones de los empleados en las agencias de seguros, la participación de los empleados y la información de los beneficiarios individuales durante un mínimo de seis años. Los registros de prestaciones suelen incluir las compañías de seguros, los planes disponibles, los periodos de inscripción y una lista de todos los empleados inscritos activamente en las prestaciones de la empresa. La actualización de estos registros después de cada período de inscripción puede ser una forma eficaz de garantizar que sus registros estén actualizados y cumplan con ERISA.

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3. Registros de formación

También es necesario mantener registros de formación precisos por varias razones. En primer lugar, los registros de formación pueden servir de guía educativa para futuros esfuerzos de incorporación. En segundo lugar, la información recopilada durante los periodos de formación puede servir de prueba de que los empleados están preparados para un ascenso o una promoción profesional. Además, existen algunos requisitos exigidos por el gobierno federal para ciertos sectores en cuanto a la forma y frecuencia de la formación. Mantener un registro de los programas de formación y de los participantes puede ayudar a garantizar que su organización se adhiere a las directrices federales.

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4. Retenciones en la nómina

Llevar un registro de las retenciones de las nóminas de los empleados es una parte importante del proceso de declaración de impuestos. Para las organizaciones, llevar un registro de las retenciones de la nómina tiene dos beneficios principales:

  • El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige a los empleadores que mantengan registros de todas las retenciones de las nóminas de los empleados durante al menos tres años después de la fecha de devolución o de la fecha de presentación, la que sea posterior.
  • Si un empleado alega que un empleador anterior le retuvo demasiado en impuestos estatales o federales, los registros precisos pueden ser útiles para refutar estas reclamaciones.

5. Registros de desempleo

Después de despedir a un empleado, éste puede solicitar y recibir prestaciones de desempleo. Es importante documentar cada fase del proceso de desempleo y mantener estos registros mientras el empleado siga recibiendo las prestaciones de desempleo. La información debe incluir:

  • Nombre del empleado
  • Dirección del empleado
  • Número de seguridad social del empleado
  • Fechas de contratación, separación o recontratación
  • Fechas de pago en efectivo y no salarial
  • Fechas trabajadas
  • Horas trabajadas

Si alguno de los empleados de su organización recibe un subsidio de desempleo, mantener un registro cuidadoso de esta información es una parte importante de la validación de sus declaraciones de beneficios semanales. Si hay una discrepancia entre sus registros y la información comunicada por el empleado, éste puede perder el acceso a sus prestaciones. Unos registros de desempleo precisos pueden ayudar a garantizar que sus empleados despedidos reciban las prestaciones a las que tienen derecho.