Las bases de datos son parte integrante de los sistemas de información de gestión y constituyen un medio eficaz de recopilar y compartir información. Los sistemas de información de gestión ayudan a gestionar los datos de las bases de datos para que su disponibilidad y adecuación al personal sean máximas. Disponer rápidamente de información clave es una de las ventajas de utilizar bases de datos informatizadas. Podemos conocer el funcionamiento de los departamentos de varias empresas estudiando cómo gestionan sus bases de datos.
En este artículo, analizamos qué es un sistema de gestión de la información y los distintos tipos de sistemas de gestión de la información que operan en los diferentes departamentos empresariales.
¿Qué es un sistema de información de gestión?
Un sistema de información de gestión gestiona la información, ayuda a los directivos con los resultados de cuestiones importantes o realiza otras tareas específicas. Por ejemplo, un sistema de RRHH puede clasificar los nombres de los empleados, sus fotos y la información de la empresa. Los directivos pueden utilizar estos sistemas de información para supervisar las actividades de sus departamentos o compararlas con los resultados anteriores para medir el progreso. Algunos sistemas de información de gestión recogen la información de forma regular a lo largo del día. Los usuarios pueden generar informes a su antojo una vez recopilada y almacenada la información.
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12 tipos de sistemas de información de gestión
Hay muchos sistemas de información de gestión, entre ellos:
1. Control del proceso
Para las empresas que tienen líneas de producción, algunos sistemas de información de gestión supervisan los numerosos procesos que crean productos. Un sistema de control de procesos supervisa procesos como la producción de acero, el procesamiento del petróleo o la construcción de automóviles. A lo largo del proceso de creación del producto, el sistema de control de procesos recopila datos continuamente para crear informes basados en el rendimiento del sistema. Si una parte del proceso es más lenta o más rápida de lo habitual, el sistema de control de procesos puede ilustrar la irregularidad. Dado que las empresas de fabricación albergan varios procesos simultáneamente, el software de control de procesos puede ser muy importante para la regulación del producto y del rendimiento.
Los sistemas de control de procesos también pueden mostrar a los gestores cuándo se producen determinados acontecimientos importantes dentro de un proceso. Por ejemplo, en una línea de procesamiento de acero, un sistema de control de procesos puede crear un informe si hay un defecto en el acero durante las pruebas automatizadas. El sistema de control de procesos puede ser muy importante para evaluar tanto la regularidad de un producto como su calidad.
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2. Sistema de información de gestión
El sistema de informes de gestión produce informes para las operaciones de la empresa. Estos pueden incluir informes financieros, operativos, de asistencia, de accidentes y de eficiencia. Aunque un sistema de informes de gestión no gestiona todos los procesos de un sistema, ayuda a gestionar informes seleccionados de otros sistemas para agilizar la información al personal de gestión. Por ejemplo, varios sistemas evalúan las líneas, la asistencia y los informes de errores de una empresa de producción. Un sistema de informes de gestión reúne todos los informes de los tres sistemas y los traduce en información para que el personal de gestión los examine.
Con los sistemas de informes de gestión, los directivos pueden supervisar las operaciones de una empresa sin necesidad de recopilar datos de cada departamento. Algunas empresas pueden incluso orquestar un sistema, además del sistema de informes de gestión, que crea un informe detallado y singular para que los directivos lo comprueben. Con los sistemas de informes de gestión, los directivos pueden evaluar los resultados financieros, la eficiencia de las operaciones y la capacidad de alcanzar los objetivos de la empresa.
3. Control de inventario
El control de inventarios ayuda a los gestores a hacer un seguimiento del estado actual del inventario de un departamento o empresa. Los gerentes pueden utilizar el control de inventario para comprender el impacto de cualquier posible deterioro, robo o venta de inventario a través de un informe singular. Esto puede ayudar a los directores de compras a entender cuándo es el momento de reponer ciertos artículos de venta al público. El control de inventario también puede ayudar a realizar un seguimiento de los movimientos del inventario dentro del almacén, informando a los responsables de si todos los artículos llegan a los centros de forma segura.
Si los clientes devuelven artículos por cualquier motivo, un sistema de control de inventario puede ayudar a mostrar estas devoluciones y la frecuencia con la que se producen. Dado que una empresa que produce bienes para la venta directa debe hacer un inventario para ayudar a mantener el negocio, un sistema de información de gestión para el control de inventarios puede ser importante para la eficiencia y el progreso continuo.
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4. Sistemas de ventas y marketing
Los sistemas de ventas y marketing ayudan a los directivos a hacer un seguimiento de las ventas y la eficacia publicitaria de una empresa. Los sistemas de marketing pueden crear informes que ayuden a los directivos a mejorar la calidad de los productos a través de las opiniones y comentarios de los clientes. También pueden ayudar a los directivos a entender mejor las redes de distribución mediante informes, ayudándoles a saber cuáles generan respuestas de los clientes. Con los sistemas de ventas, los directores de marketing pueden utilizar los informes para conocer mejor las ventas previstas y compararlas con los beneficios actuales. Esto puede ayudarles a entender los patrones y derivar soluciones para la mejora futura.
Los sistemas de ventas y marketing también pueden ayudar a los gestores a hacer un seguimiento de la eficacia de las campañas publicitarias en las tiendas y de dónde se encuentran las campañas en la rotación del calendario. Estos sistemas pueden hacer un seguimiento de las diferencias de precios que existen dentro de un sistema de productos, así como de los descuentos y la publicidad que las tiendas utilizan actualmente para determinados productos. Esto puede ayudar a los gerentes a supervisar las ventas de un producto y dirigir más descuentos o publicidad.
5. Sistemas de recursos humanos
Los sistemas de recursos humanos permiten a los responsables de RRHH controlar la información que circula por la empresa. Los dispositivos electrónicos, como los ordenadores de la empresa, los teléfonos y otras máquinas, forman parte del sistema de la empresa. Con un sistema de gestión de la información de recursos humanos, los responsables de RRHH pueden supervisar las actividades de los supervisores, los empleados e incluso los contratistas para ayudar a mejorar la administración diaria. Tras la contratación, el departamento de RRHH hace un seguimiento de la actividad para garantizar que todos los empleados cumplen con las normas de la empresa.
Un sistema de recursos humanos también puede hacer un seguimiento de elementos como las nóminas, las prestaciones de los empleados y los fondos de jubilación. Puede ayudar a gestionar las necesidades de comunicación, como las notificaciones de cumplimiento legal, la formación, las reuniones dirigidas por RRHH y las actualizaciones de políticas. Otros elementos rastreables son la asistencia al trabajo, las hojas de asistencia y las vacaciones o bajas por enfermedad de los empleados. Los gestores también pueden utilizar este sistema para ayudar a automatizar la contratación, ayudando a escanear los currículos potenciales en busca de detalles clave y notificando al equipo si cumplen ciertos requisitos.
6. Sistemas de contabilidad y finanzas
Los sistemas de contabilidad y finanzas ayudan a los directivos a hacer un seguimiento de las inversiones o los activos de una empresa. Los gestores pueden utilizar los sistemas de contabilidad o finanzas para realizar funciones como las nóminas, el cumplimiento de las leyes federales, los impuestos locales, los fondos de pensiones y las acciones de adhesión a las leyes estatales. Los auditores pueden utilizar estos sistemas para generar informes para sus auditorías y generar informes anuales para la dirección. Un sistema de contabilidad y finanzas también puede ayudar a las empresas a gestionar las transacciones diarias, como los depósitos bancarios, las transferencias, los ingresos y las devoluciones.
Cuando el sistema gestiona estas actividades financieras, los gestores pueden comprender mejor la actividad financiera y planificar la entrada o el receso de fondos. El sistema también elabora todas las cuentas de resultados e informes en forma de balances. Dado que los balances muestran el estado financiero de la empresa, los sistemas de contabilidad pueden ser importantes para el seguimiento de la salud financiera de un negocio. Con estos registros, un gerente puede ayudar a promover el crecimiento de los beneficios y de los departamentos o nuevas estrategias financieras.
7. Sistemas de apoyo a la decisión
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones reúnen información de recursos tanto internos como externos para ayudar a los directivos a tomar decisiones para una empresa. Las fuentes internas incluyen datos de otros departamentos, como los datos financieros, los datos de inventario o los márgenes de ventas actuales durante un trimestre. Los datos externos incluyen fuentes como las tendencias del sector, los tipos de interés o los costes con otras empresas o proveedores. Un directivo puede utilizar un sistema de ayuda a la decisión para tomar decisiones relativas a la ampliación del edificio, la fijación de cuotas de trabajo anuales o la creación de nuevas políticas.
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8. Sistemas expertos
Los sistemas expertos son algoritmos que ayudan a los nuevos empleados a trabajar y diseñar conceptos en una materia concreta. Los profesionales de una industria pueden crear sistemas expertos para ayudar a los nuevos empleados, a los contratistas o a otros directivos. Incluso pueden utilizar la inteligencia artificial para ayudar a los diferentes empleados basándose en sus acciones anteriores. Por ejemplo, si un sistema experto para configurar el correo electrónico de un nuevo empleado detecta inactividad durante un largo periodo de tiempo, la inteligencia artificial del sistema puede indicar un botón de ayuda u otro consejo de asistencia.
9. Sistema de información ejecutiva
Los sistemas de información para ejecutivos comunican los datos de la empresa directamente a los directivos. Pueden tomar los registros de procesamiento, la información financiera y los resúmenes de las acciones correctivas y reunirlos en un informe fácil de leer. Estos sistemas de información para ejecutivos pueden mostrar los datos de varias formas, como resúmenes, gráficos, tablas y hojas de cálculo. Los empleados que reciben estos informes pueden utilizarlos para realizar investigaciones comparativas entre departamentos con el fin de descubrir nuevas formas de mejorar la eficiencia en la empresa.
10. Sistema de transacciones
Los sistemas de procesos transaccionales recogen datos durante las actividades transaccionales diarias de una organización. Los sistemas de transacciones pueden automatizar los procesos empresariales que implican depósitos, como las nóminas. También pueden controlar otras actividades rutinarias, como los productos en cola o las reservas de diferentes materiales. Los sistemas transaccionales, a diferencia de los sistemas financieros, son automáticos. Los gestores orquestan los sistemas de transacciones para los procesos que se mantienen constantes, como el material que un departamento utiliza siempre o los fondos que se transfieren entre cuentas cada mes.
11. Sistemas de gestión de la información escolar
Los sistemas de gestión de la información escolar ayudan a las escuelas y universidades a gestionar las actividades diarias de forma eficiente. Estos sistemas gestionan muchos procesos potencialmente automáticos, como la asistencia, las nóminas y los horarios de los empleados. Con los sistemas de información escolar, los profesores y el personal administrativo pueden centrarse en otras actividades productivas mientras el sistema de gestión se encarga de las tareas automatizadas. Aunque los programadores diseñan los sistemas de gestión de la información escolar para el ámbito académico, comparten muchos atributos con los sistemas de gestión financiera y de recursos humanos.
12. Bases de datos locales
Las bases de datos locales son sistemas gestionados por la comunidad que proporcionan información a los residentes de una zona. Pueden contener información sobre listados de empresas, ofertas de servicios públicos, encuestas sociales y datos públicos. Las bases de datos locales pueden ser algunas de las más personalizadas de todos los tipos de sistemas de información de gestión, ya que los gestores, alcaldes o concejales pueden crear un sistema local con múltiples fines. Los gestores pueden crear sistemas de bases de datos locales para ayudar a los empleados a gestionar la información de la base de datos, como los perfiles de los empleados, los datos de formación, los informes de procesos y la gestión general de los empleados.